8 conseils pour optimiser une réunion de travail

8 conseils pour optimiser une réunion

Les réunions ont parfois mauvaise presse. Certains disent qu’elles ne servent à rien, d’autres les utilisent pour remplir leur agenda quotidien et échapper à des tâches plus productives mais qui leur semblent fastidieuses.

Ces exemples de réunionite aigüe ne doivent pas faire oublier que les (bonnes) réunions sont très utiles voire indispensables pour communiquer, trouver des solutions, ou mettre en place des plans d’action.

Pourtant, il nous est probablement arrivé à toutes et tous d’en sortir avec le sentiment de n’avoir pas été assez efficace ou d’avoir oublié des sujets importants. Certains peuvent être restés silencieux, à réfléchir en détail à la problématique exposée, tandis que d’autres, par souci extrême de proactivité, prenaient rapidement des décisions sans attendre les résultats des cogitations internes des autres parties prenantes.

En adoptant une bonne approche méthodologique, il est heureusement  possible de favoriser les contributions à forte valeur ajoutée aux réunions et d’en tirer le meilleur parti.

Voici huit manières d’apporter une contribution efficace à chaque réunion à laquelle vous participez.

1. Sélectionner vos réunions

Nous sommes souvent invités à des tas de réunions, sans être informés de leurs objectifs, ni même de ce qui sera attendu de nous. En sélectionnant les réunions auxquelles vous décidez d’assister, vous concentrez votre temps et votre énergie sur celles qui ont vraiment besoin de votre contribution active, et celles auxquelles vous devez assister en raison de leur impact potentiel sur votre travail.

Vous êtes invité à une réunion à laquelle vous pensez sincèrement ne pas avoir l’expertise ou les connaissances nécessaires ? Demandez poliment à l’animateur pourquoi vous avez été invité. Si vous n’êtes pas la personne la plus pertinente, vous serez potentiellement à même de suggérer un remplaçant plus approprié, et l’organisateur vous en sera reconnaissant.

Si votre problème est le manque de temps, demandez si vous pouvez assister uniquement à la partie de la réunion qui vous concerne. Et s’il vous est vraiment impossible d’assister à la réunion, demandez si vous pouvez envoyer vos réflexions à l’organisateur par courriel, afin de pouvoir tout de même y contribuer.

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2. Envisagez des lieux et des horaires alternatifs

Si vous organisez des réunions récurrentes, sachez que le cerveau humain a besoin de nouveauté pour se ressourcer en énergie et en créativité. Se réunir toujours dans la même pièce ou à la même heure chaque semaine peut, à la longue, miner l’énergie des personnes les plus enthousiastes.

Lorsque vous avez l’impression que votre équipe ou vos contributeurs se « ramollissent », n’hésitez pas à changer de salle et d’heure. Un nouvel environnement encourage souvent à voir les choses sous de nouvelles perspectives et dans une orientation plus positive. J’ai même lu que certaines entreprises s’ouvraient à la marche créative (on fait une réunion en marchant), ou échangent  une salle de réunion peu inspirante contre un café pris en salle de pause ou à l’extérieur.

Demandez-vous réellement si vous avez besoin d’une réunion formelle. Le cas échéant, vous pouvez suggérer de la remplacer par une réunion « debout » plus courte, ce qui se fait d’ailleurs fréquemment dans le cadre de projets agiles, où les stand-up meetings permettent d’impulser un rythme et une créativité à toute l’équipe.

Remarque

Certains sujets sont confidentiels ou soumis à des notions de sécurité. N’oubliez donc pas d’en tenir compte si vous organisez des réunions en dehors de votre lieu ou de vos locaux habituels. Les aspects pratiques sont également importants : se balader en consultant son ordinateur portable n’est guère agréable…

Un autre paramètre à prendre en compte est l’heure de la réunion. Par exemple, il a été souvent constaté que la première heure du lundi matin ou la dernière heure du vendredi n’est pas le meilleur moment pour des sessions devant conduire à des prises de décision. Et n’oubliez pas de prendre en compte les différents fuseaux horaires si vous avez une équipe dispersée dans différents pays (du vécu !).

3. Préparez votre contribution

Avant de commencer la réunion à laquelle vous avez été convié(e), assurez-vous d’avoir reçu son ordre du jour. N’arrivez pas en touriste, vous feriez perdre du temps aux autres et compromettriez l’efficacité de la séance.

Je sais, je sais, dans les faits… c’est souvent ainsi que cela se passe. Mais ce sont des bonnes pratiques à garder en mémoire car elles peuvent considérablement changer la donne.

Effectuez des recherches sur les sujets pour lesquels vous devrez apporter votre contribution, notez  les questions clés que vous aimeriez poser et les points que vous voulez souligner. Si vous pensez avoir à convaincre d’autres parties prenantes de votre point de vue, préparez vos arguments avec des faits, ou toutes autres informations pertinentes.

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Identifiez aussi quels sont les autres participants, cela vous aidera à mieux percevoir les objectifs de la réunion.

 

4. Identifiez votre rôle

Normalement, si vous avez correctement appliqué le point n°1, vous devez savoir pourquoi vous avez été conviée à la réunion. Êtes-vous là pour soutenir vos collègues, donner votre avis critique sur une proposition ou pour présenter quelque chose ? Si vous n’êtes pas sûr, demandez à l’organisateur ce qu’il attend précisément de vous.

Et si vous ne semblez pas avoir de rôle précis, mais que votre présence est obligatoire, cela ne signifie pas que vous pouvez y aller les mains dans les poches. Là encore, tout est question de priorisation de votre énergie et de votre temps. Autant que votre présence conduise à des « outputs » de valeur, n’est-ce-pas ? Préparez-vous donc à écouter en pleine conscience et à exploiter tout ce qui se dira pendant la séance. S’impliquer proactivement nous permet d’une part d’être plus satisfait(e) à l’issue de la réunion, et d’autre part d’y contribuer plus efficacement.

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5. Utilisez vos points forts

Chaque personne a ses forces et ses faiblesses, et la réussite d’un groupe de travail vient de la synergie de ses membres.

Quelles sont vos points forts, et comment pouvez-vous les utiliser pour optimiser le déroulement de la réunion ?

Certains ont une forte capacité analytique, ou de gestion du temps, d’autres excellent en prise de notes, ou encore en créativité, tandis que votre collègue Steph est une oratrice hors pair et que Louis sait détendre l’atmosphère et favoriser le consensus comme personne.

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En jouant sur vos forces individuelles, vous pouvez réellement maximiser la valeur ajoutée de vos réunions.

 

6. Aidez les autres à se faire entendre (le facilitateur)

En tant que Business Analysts, nous devons constamment être attentifs à la communication non verbale des parties prenantes. Si nous nous focalisons sur les plus extravertis, nous risquons de passer à côté d’informations importantes, et de ne voir la situation que sous une seule perspective étroite.

Vous constatez qu’un collègue écoute mais ne parle pas ? Qu’un autre répond à ses mails sans participer ? Que d’autres coupent la parole et que la personne interrompue ne poursuit pas son explication après cette coupure ?

Ramener l’attention peut être aussi simple que dire « Excuse-moi, Louis, qu’allais-tu dire ? ».

De même, exprimer son accord à haute voix a une importance, cela permet de valider et de mettre en confiance, puis de développer des (vos) idées.

Enfin, inviter vos collègues et les autres parties prenantes à rebondir et à faire des commentaires peut les aider à se sentir soutenus et créera une atmosphère inclusive. Pour inciter les personnes plus réservées à s’exprimer, donnez-leur la parole en les encourageant, par exemple : « Tariq, tu as déjà travaillé sur ce type de projet. Comment résolvez-vous habituellement ce problème ? ».

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7. Utilisez un langage corporel positif

80% de la communication est non verbale, et le langage corporel en dit souvent plus long que n’importe quel discours.

Si vous vous adressez à vos collègues en étant assis(e) droit(e) sur votre chaise, souriant(e), les bras non croisés, vous leur montrez implicitement que vous êtes ouvert(e) aux nouvelles idées et prêt(e) à écouter.

Ce « body language » positif sera inconsciemment imité par les autres participants, ce qui contribuera à créer une atmosphère positive, énergique et constructive.

En revanche, le fait de s’asseoir sur une chaise et de tripoter sa tablette ou son téléphone portable peut donner l’impression que vous préféreriez être ailleurs. Cela pourrait faire baisser le niveau d’énergie dans la pièce et encourager les autres à se désengager.

 

8. Prenez des notes

La prise de notes est extrêmement importante dans les réunions, mais si personne n’est explicitement désigné pour le faire, il peut être difficile par la suite de restituer le plus objectivement et exhaustivement ce qui a été discuté.

Si vous constatez que personne n’est « officiellement » nommé pour écrire le compte-rendu, pourquoi ne pas proposer votre aide dès le début ? Le cas échéant, en fin de réunion (ou même après), n’hésitez pas à partager vos notes aux participants. Vous pouvez leur proposer de les utiliser comme point de départ et inciter ainsi le reste du groupe à les compléter.

 

Points clés à retenir

Ajouter de la valeur aux réunions, c’est contribuer à créer une atmosphère de groupe positive, productive et constructive, dans laquelle des décisions pertinentes et partagées peuvent être prises.

Pour cela, vous pouvez suivre ces huit conseils :

  • Sélectionnez vos réunions
  • Une réunion récurrente ? Envisagez d’autres lieux et horaires
  • Préparez votre contribution avant la réunion
  • Identifiez votre rôle
  • Jouez sur vos points forts
  • Aidez les autres à se faire entendre (le rôle de facilitateur).
  • Utilisez un langage corporel positif
  • Prenez des notes

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste
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