La collecte de l’information

collecte info Business Analysis
(image: © thebalance.com)

(temps de lecture moyen: 2 m 30 s)

Définition de la stratégie de collecte d’information
Préparation de la collecte d’information
Une collecte d’information exhaustive, fiable et validée
La gestion de la base de documentation de Business Analysis

La collecte d’une information exhaustive, fiable et vérifiée est la base du travail de Business Analyst.  On doit donc la considérer comme une étape à part entière, et y consacrer le temps nécessaire.

Une information de qualité est le gage d’une analyse des besoins complète et détaillée. D’autre part, cela permet de mettre en exergue les risques liés à certaines fonctionnalités de la solution cible, dus à un manque de données en amont pour sécuriser les résultats.

Voici les grandes étapes de la collecte d’information :

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Définition de la stratégie de collecte d’information

  • Définition des objectifs de la collecte : quels sujets, collecte initiale, clarification, validation…
  • Identification des sources de l’information : personnes, documents, obligations réglementaires, outils, applications…
  • Définition de la stratégie de collecte : choix des techniques, estimation de la charge, planning, moyens de communication.

Préparation de la collecte d’information

  • Pour les interviews et ateliers de travail en face à face : envoyer les invitations aux contributeurs ainsi que les supports de discussion, en précisant les attentes que l’on a. Réserver les salles de réunion, s’occuper de la logistique / du voyage si la collecte d’information nécessite un déplacement.
  • Mettre en place l’accès aux outils et applications sources.
  • Mettre en place les supports d’échange et de communication des résultats de la collecte d’information.

Une collecte d’information exhaustive, fiable et validée

  • Les face-à-face : voir techniques de Business Analysis pour la collecte de l’information.
    • interviews : face à face avec une seule personne, dans le but d’effectuer un transfert de connaissances de l’interlocuteur vers le Business Analyst.
    • workshops, brainstorming et jeux collaboratifs : sessions de travail avec plusieurs personnes. Le workshop a comme objectif de collecter une information existante provenant de plusieurs sources, ou de valider la compréhension du Business Analyst. Le brainstorming cherche à trouver des solutions à une problématique. Les jeux collaboratifs permettent de mettre en valeur les relations entre acteurs et systèmes.
  • La lecture de la documentation : elle doit produire un résultat. Autrement dit, une prise de notes, un enrichissement de document (glossaire, règles métier, spécifications fonctionnelles détaillées, documents de formation etc), un envoi de mail …
  • Le datamining : l’objectif est de collecter avec un maximum de détails des informations pour décrire un sujet précis, telles les règles métier, ou encore pour préparer des jeux de tests fonctionnels.
  • Les enquêtes et questionnaires : ils aident par exemple à faire un choix parmi plusieurs solutions, pendant la phase d’analyse comparative.

La gestion de la base de documentation de Business Analysis

Il est important de conserver et de structurer les informations collectées.  En effet, elles pourront resservir à toutes les étapes du projet, mais également après, pour la compréhension des choix faits pour l’implémentation de règles ou d’outils.

En effet, cela peut être utile pour le Business Analyst intervenant sur la TMA du projet, après son implémentation. Et également pour des projets ultérieurs, sous forme de retour d’expérience.

Notez que le Business Analyst doit s’astreindre à rédiger les comptes-rendus des face-à-face pour deux raisons.

  • La première est de s’assurer de sa compréhension en faisant valider ces comptes-rendus par les parties prenantes.
  • La seconde est de conserver une trace de l’information collectée « brute », avant qu’elle ne soit transformée par les analyses et restitutions de livrables.

Les documents (guides, procédures, réglementations, comptes-rendus, fichiers audio ou vidéo…) doivent être archivés de manière claire et structurée. Un choix judicieux des noms des dossiers et des documents permet de gagner du temps ultérieurement. Il est donc parfois important de former / d’informer tous les intervenants de la nécessité de suivre cette simple procédure…

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