Les parties prenantes

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L’importance des parties prenantes en analyse systémique
Parties prenantes, contributeurs et acteurs
Définir les rôles et responsabilités

L’importance des parties prenantes en analyse systémique

Tout projet, qu’il soit d’envergure comme la mise en place d’un ERP au sein d’une multinationale, ou à petite échelle, comme l’évolution d’une ligne de code d’une base Access dans une TPE, fait l’objet d’interactions entre individus.

La business analyse fait appel à des compétences en analyse systémique, c’est-à-dire à la capacité de comprendre le fonctionnement des individus et de leurs interactions au sein de systèmes.

Recommander et concevoir une solution ne peut se faire comme si on était seul sur une île déserte.

En tant que Business Analyst, une grosse partie de notre travail  consiste à communiquer avec de nombreuses personnes faisant partie de systèmes différents. Cette compétence interpersonnelle fait d’ailleurs partie des « soft skills » les plus importants quand on est Business Analyst. Collecter des informations, les comprendre, challenger nos interlocuteurs, les persuader, les former, les guider, et surtout veiller à leur apporter de la valeur est un pilier fondamental en analyse d’affaires.

Parties prenantes, contributeurs et acteurs

Les schémas de certification en place ne différencient pas systématiquement parties prenantes, acteurs et contributeurs, et c’est bien dommage car c’est fondamental.

Il ne s’agit pas uniquement de rhétorique : en effet, comment savoir qui contacter pour identifier les contraintes, les risques, collecter les besoins métier, ou encore définir et valider les fonctionnalités de la solution informatique cible ? Qui en est le fournisseur, le prescripteur, l’utilisateur ou le client? Qui valide nos livrables ou en est la source d’information principale nous permettant de les rédiger?

• Une partie prenante est toute personne physique ou élément matériellement intéressé par les résultats du système à l’étude.
• Les contributeurs sont toutes les personnes qui fournissent une expertise dans quelque domaine que ce soit, et à n’importe quel stade du projet : on parle alors souvent de Subject Matter Experts (SME).
• Enfin, les Acteurs sont représentés par toutes les personnes physiques et tous les éléments qui interagissent avec le système à l’étude.

Par exemple, dans le cadre de l’organisation du travail dans une équipe projet, définir la liste des acteurs revient à identifier des regroupements de compétences nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ou qui sont affectées par elle.

Retenez également qu’un même individu peut être associé à plusieurs rôles – et donc à plusieurs Acteurs. Par exemple, le chef de projet peut être consulté pour décrire le fonctionnement d’une interface dont il est le spécialiste. Il aura donc à la fois le rôle de :

• Chef de Projet en tant que réalisateur de la tâche Pilotage du projet,
• Expert Technique dans un rôle consultatif lors de l’analyse détaillée des besoins (voir également les techniques d’analyse et de modélisation)

Définir les rôles et responsabilités

Pour planifier son action et rédiger ses livrables, le Business Analyst se doit de connaître les parties prenantes, acteurs  et contributeurs impactant le besoin à traduire dans la solution cible.

Lorsqu’il arrive en cours de projet, il est fréquent qu’on lui donne des noms de personnes ou d’organismes à consulter, sans toutefois préciser de quelle manière ils impactent la solution. N’oubliez donc pas d’identifier le rôle de chacun et de vous assurer que votre liste est exhaustive.

Le registre des parties prenantes, des contributeurs et des acteurs, dont vous aurez défini le rôle exact au préalable, est un document primordial pour le Business Analyst. Il lui servira lors de la préparation des interviews, pour la rédaction des livrables, comme les diagrammes d’activité ou le RACI (voir les techniques de modélisation), ou encore pour la formation utilisateurs.

De bonnes compétences interpersonnelles sont indispensables pour interagir avec les contributeurs, notamment si vous devez faire face à des personnalités “difficiles”.

Soyez donc particulièrement attentif à bien identifier et à bien connaître vos parties prenante, contributeurs et acteurs!