Vous avez déjà vu des projets échouer à cause de spécifications fonctionnelles détaillées floues et imprécises ? Vous êtes-vous demandé comment éviter de vous entendre dire par les développeurs que « les SFD, de toute façon, ça ne sert à rien, je dois tout réécrire » ? Avouons-le… c’est vexant, frustrant et couteux pour le projet. Dans cet article, je vous partage 7 stratégies et bonnes pratiques pour rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées (SFD), qui éliminent l’ambiguïté, réduisent les retards, et sécurisent la réussite de vos projets.
Dans le monde du développement logiciel et de la gestion de projet traditionnelle de type cycle en V ou modèle en cascade, les spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) jouent un rôle crucial. Elles sont le pont entre la vision des parties prenantes et la réalité technique que les équipes de développement doivent construire. Cependant, ce pont peut parfois être fragile, surtout lorsque les SFD sont ambiguës. L’ambiguïté dans les spécifications fonctionnelles détaillées peut mener à des malentendus, des retards, des dépassements de coûts et, finalement, à des projets qui ne répondent pas aux attentes.
DISCLAIMER : Toute ressemblance avec des faits et des personnages existants ou ayant existé serait purement fortuite et ne pourrait être que le fruit d’une pure coïncidence 😉
Imaginez une équipe de développement recevant des SFD qui laissent place à l’interprétation. Chaque membre pourrait comprendre les exigences différemment, menant à des implémentations incohérentes et à une qualité de produit finale médiocre.
Pire encore, les modifications et les corrections nécessaires pour aligner tout le monde sur la même page peuvent coûter cher en temps et en ressources, parfois même plus que ce qui était initialement prévu pour le projet.
Pire encore, les développeurs pourraient être amenés à réécrire totalement les SFD pour être en mesure de rédiger les STD (spécifications techniques détaillées).
Pire encore, le logiciel cible pourrait ne pas fonctionner ou donner des résultats hasardeux aux utilisateurs finaux.
Pire encore… bon je m’arrête là, la liste des conséquences non désirées et plus ou moins graves étant en effet très longue.
Il est vraiment essentiel de rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées claires et précises, sous peine que celles-ci desservent la qualité logiciel visée et ne mettent en péril la réussite du projet.
Dans cet article, je vous propose donc d’explorer les risques associés à l’ambiguïté dans les SFD, et je vous proposerai 7 stratégies efficaces pour minimiser ces ambiguïtés. Il y en a d’autres, alors n’hésitez pas à partager les vôtres en commentaire.
Les risques de l’ambiguïté dans les SFD
L’ambiguïté dans les spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) peut engendrer une multitude de problèmes qui affectent le déroulement et la réussite d’un projet. Voici les principaux risques associés à des SFD ambiguës :
1. Retards dans les Projets
Lorsque les spécifications fonctionnelles détaillées ne sont pas claires, les membres de l’équipe de développement peuvent perdre du temps à essayer de comprendre ce qui est réellement attendu. Les réunions supplémentaires pour clarifier les exigences, les discussions interminables et les allers-retours avec les parties prenantes sont autant de facteurs qui retardent l’avancement du projet. Chaque minute passée à résoudre des ambiguïtés est une minute de moins consacrée à la réalisation concrète des fonctionnalités…
Un retour d’expérience parmi d’autres : Un projet de développement d’une application mobile pour une banque a été retardé de plusieurs mois car les spécifications pour la fonctionnalité de transfert de fonds étaient ambiguës. Les développeurs ne savaient pas si les transferts devaient être instantanés ou différés, ce qui a entraîné de nombreuses réunions et discussions avec le client pour clarifier ce point.
2. Coûts Supplémentaires
Les retards engendrés par les ambiguïtés dans les SFD se traduisent souvent par des coûts supplémentaires. Les heures supplémentaires pour les développeurs, les frais de réunion et de communication additionnels, et les coûts de modification des fonctionnalités déjà développées s’accumulent rapidement. De plus, des spécifications ambiguës peuvent entraîner la création de fonctionnalités inutiles ou incorrectes, nécessitant des corrections coûteuses.
Un retour d’expérience parmi d’autres : Un projet de refonte de site web pour une grande entreprise a vu son budget initial doubler en raison des nombreuses ambiguïtés dans les spécifications. Les développeurs ont dû revoir plusieurs fonctionnalités clés à mi-chemin du projet, entraînant des coûts de développement supplémentaires et une augmentation des honoraires des consultants.
3. Insatisfaction des Parties Prenantes
Les parties prenantes ont des attentes « claires » (*) concernant le produit final. Lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites en raison d’ambiguïtés dans les spécifications, cela peut mener à une insatisfaction généralisée. Les clients peuvent être déçus par le produit final, et cela peut nuire à la réputation de l’équipe de développement et de l’entreprise.
(*) C’est une boutade. En général, il y a des tonnes de besoins non exprimés, latents, inconscients et cachés derrière l’attente « claire » initiale. C’est tout l’art de l’élicitation, que tout Business Analyst est censé maîtriser (ne vous inquiétez pas si ce n’est pas votre cas. 98% des BA sont autodidactes et n’ont jamais appris l’élicitation. Mais ça se soigne grâce aux formations).
Un retour d’expérience parmi d’autres : Une société de logiciels a livré une application de gestion de la relation client (CRM) à un client majeur. En raison de spécifications fonctionnelles détaillées ambiguës concernant l’intégration avec d’autres systèmes, l’application n’a pas répondu aux attentes du client, provoquant une insatisfaction et mettant en péril la relation commerciale.
4. Perte de Confiance dans l’Équipe Projet
Des spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) floues peuvent mener à des erreurs répétées et à des incompréhensions fréquentes, ce qui peut éroder la confiance entre les membres de l’équipe et avec les parties prenantes. La perte de confiance peut créer un climat de travail tendu et moins collaboratif, réduisant l’efficacité globale de l’équipe.
Un retour d’expérience parmi d’autres : Lors d’un projet de développement d’un système de gestion de stock, l’équipe projet a rencontré des ambiguïtés dans les spécifications concernant le traitement des retours produits. Les erreurs répétées et les corrections constantes ont mené à une perte de confiance entre les développeurs, les Business Analysts et le client, compromettant la cohésion de l’équipe.
Vous l’avez compris : les ambiguïtés dans les spécifications fonctionnelles détaillées peuvent avoir des conséquences graves et coûteuses pour un projet. Il est donc essentiel de reconnaître ces risques et de mettre en place des stratégies pour les minimiser, garantissant ainsi la clarté et la précision des SFD pour le succès des projets.
2 exemples concrets illustrant les risques de SFD ambiguës
Pour bien comprendre l’impact des ambiguïtés dans les spécifications fonctionnelles détaillées (SFD), je vous donne ici deux exemples concrets de situations où des spécifications floues ont conduit à des problèmes significatifs.
Exemple 1 : Projet de Développement d’un Logiciel de Gestion Hospitalière
Voici le contexte :
Une entreprise de développement logiciel a été engagée pour créer un système de gestion hospitalière. Le cahier des charges incluait une fonctionnalité de suivi des patients, mais les spécifications fonctionnelles détaillées pour cette fonctionnalité étaient trop vagues (ce qui n’empêchait pas la documentation d’être épaisse comme un roman en 7 tomes).
Voici l’un des problèmes rencontrés :
Les spécifications fonctionnelles détaillées indiquaient simplement que le système devait « permettre le suivi des patients » sans détailler les aspects spécifiques tels que les types de données à suivre, la fréquence des mises à jour ou les rôles des différents utilisateurs. Cette ambiguïté a conduit à des interprétations variées parmi les développeurs.
Les conséquences :
- Retards : Des réunions répétées ont été nécessaires pour clarifier les exigences, retardant le projet de plusieurs mois.
- Coûts supplémentaires : Les modifications apportées aux fonctionnalités déjà développées ont entraîné des coûts additionnels significatifs.
- Insatisfaction : Les responsables hospitaliers étaient frustrés par les retards et les fonctionnalités incohérentes, entraînant une insatisfaction généralisée. Cela a conduit à des erreurs d’affectation des patients dans les services, dans les chambres, et a accru l’anxiété de ces derniers (ce qui était mauvais pour leur santé)
Exemple 2 : Refonte d’un Site de Commerce Électronique
Le contexte :
Une agence web a entrepris de refondre le site de commerce électronique d’un grand détaillant. Les spécifications fonctionnelles détaillées incluaient une section sur les options de paiement, mais ces spécifications manquaient de détails.
Un problème (parmi d’autres) :
Les spécifications mentionnaient seulement que le site devait « supporter les paiements en ligne » sans préciser les méthodes de paiement, les intégrations nécessaires avec les passerelles de paiement, ou les scénarios d’échec.
Conséquences :
- Retards : Les développeurs ont dû recontacter les parties prenantes à plusieurs reprises pour obtenir des clarifications, ce qui a retardé la livraison du site.
- Coûts supplémentaires : L’ajout tardif de fonctionnalités spécifiques aux méthodes de paiement (comme PayPal, cartes de crédit, etc.) a entraîné des dépassements budgétaires.
- Insatisfaction : Le client final était déçu par les retards et les coûts additionnels, affectant la relation de confiance avec l’agence. De nombreux prospects ont abandonné leur achat au moment du paiement en ligne, car l’application ne proposait pas certains moyens de paiement locaux. Le détaillant a perdu de l’argent, et des clients (qui sont allés acheter chez des concurrents).
Ces exemples montrent clairement comment des spécifications fonctionnelles détaillés ambiguës peuvent avoir des conséquences graves, allant des retards et des coûts supplémentaires à l’insatisfaction des parties prenantes et à la perte de confiance.
Mais je ne vais pas vous laisser sur votre faim. La prochaine section abordera donc les stratégies pour minimiser ces ambiguïtés et assurer des spécifications fonctionnelles claires et précises.
Stratégies pour réduire l’ambiguïté des SFD
Pour éviter les pièges de l’ambiguïté dans les spécifications fonctionnelles détaillées, il existe plusieurs stratégies efficaces que les Business Analysts devraient adopter. Je vous en propose 7, mais n’hésitez pas à compléter cette liste avec vos propres astuces en commentaire.
1. Utilisation de modèles standardisés
Les modèles standardisés de documentation fournissent un cadre clair et cohérent pour rédiger les spécifications fonctionnelles détaillées. Ils incluent des sections spécifiques pour les exigences fonctionnelles, non fonctionnelles, le cas nominal, les cas alternatifs, les exceptions, les erreurs, les diagrammes, la traçabilité des exigences etc.
Vous trouverez d’ailleurs un modèle gratuit à télécharger ici.
Avantages :
- Consistance : Assure une uniformité dans la documentation.
- Clarté : Réduit les risques d’oublier des détails importants.
2. Revues et Validations par les Pairs
Faire relire les SFD par des pairs permet d’identifier et de corriger les ambiguïtés avant qu’elles ne causent des problèmes. Les revues par les pairs incluent des développeurs, d’autres Business Analysts, et d’autres parties prenantes pertinentes (celles-ci ayant été identifiées et prévenues au préalable, cf. la stratégie d’engagement des parties prenantes).
Avantages :
- Détection Précoce : Identification rapide des ambiguïtés.
- Collaboration : Encouragement de la communication et de la compréhension mutuelle.
3. Formations continues pour les Business Analysts
A l’époque où 98% des Business Analysts sont autodidactes, c’est un conseil plus que nécessaire. Si vous saviez le nombre de fois où je tombe sur des SFD écrites comme un roman littéraire … cela me fait frémir. Ce n’est pas parce que des SFD font 10 cm d’épaisseur qu’elles sont exhaustives, claires, non ambiguës, consensuelles, et exploitables.
Qui peut relire un tel pavé ? Qui peut l’utiliser sans risque pour écrire le code du logiciel ?
Fournir des formations régulières sur les meilleures pratiques de rédaction et les outils de documentation peut donc considérablement améliorer la qualité des SFD.
Avantages :
- Compétence : Amélioration des compétences de rédaction des spécifications.
- Actualisation : Mise à jour continue des connaissances sur les nouvelles méthodologies et outils.
4. Utilisation de Diagrammes et d’Illustrations
Les diagrammes et illustrations peuvent clarifier les exigences complexes et réduire les risques de malentendus. Les diagrammes de cas d’utilisation, d’activité, les diagrammes de séquence (en UML), les modélisations en BPMN ou UPN, et les maquettes et prototypes, et tout autre support permettant de visualiser des explications complexes sont particulièrement utiles.
Avantages :
- Visualisation : Aide à comprendre les processus et les interactions.
- Clarté : Réduit les interprétations erronées des exigences textuelles.
5. Utilisation des Familles d’Algorithmes
Ce conseil tiré de mon expérience est fondamental, je vous mets une vidéo ci-dessous pour vous en illustrer son application. Il peut vraiment changer votre vie, et je pèse mes mots.
Les familles d’algorithmes permettent de s’assurer que tous les cas d’utilisation, erreurs et exceptions sont bien couverts dans les SFD. En utilisant ces familles, on peut anticiper les différents scénarios possibles et les inclure dans les spécifications.
Avantages :
- Exhaustivité : Garantit que toutes les éventualités sont prises en compte.
- Prévention : Réduit les risques de bugs ou de comportements inattendus.
Je vous donne un exemple : Lors de la rédaction des SFD pour un module de paiement, utiliser une famille d’algorithmes pour détailler les différents scénarios de paiement (réussi, échoué, en attente) et les erreurs potentielles (erreur de réseau, fonds insuffisants). En manipulant, les boucles, case, si… alors…sinon et les variables, vous facilitez non seulement la compréhension des développeurs (qui vous remercieront, youhouuuu !) mais également de vos contributeurs métiers qui auront ainsi beaucoup plus de facilité à identifier les trous dans la raquette et autres erreurs de vos SFD.
6. Techniques de Rédaction Empruntées au Journalisme
Les techniques journalistiques peuvent également aider à rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées claires et concises. Vous pouvez par exemple utiliser des principes tels que les 5W (Who, What, Where, When, Why) pour s’assurer que chaque exigence est bien définie et comprendre les attentes.
Avantages :
- Clarté : Améliore la compréhension des exigences.
- Structure : Offre une structure logique et facile à suivre.
Un exemple concret : Pour chaque fonctionnalité décrite dans les SFD, répondre aux questions : Qui est concerné ? Qu’est-ce qui doit être fait ? Où cela se passe-t-il ? Quand cela doit-il se produire ? Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ?
7. Emploi de mots non ambigus
Utiliser des termes précis et éviter les mots trop vagues ou ouverts à interprétation est essentiel pour rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées claires. Les mots comme « souvent », « rarement », « environ », « peut-être », etc., doivent être évités ou définis précisément.
Avantages :
- Précision : Réduit les risques de malentendus.
- Clarté : Facilite la compréhension des exigences.
Par exemple, au lieu d’écrire « Le système doit être rapide », spécifier « Le système doit répondre à chaque requête utilisateur en moins de 2 secondes. »
A retenir
Pour garantir le succès de tout projet, il est crucial de rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) claires et précises. Comme nous l’avons vu, les ambiguïtés dans les SFD peuvent entraîner des retards, des coûts supplémentaires, et l’insatisfaction des parties prenantes, tout en érodant la confiance au sein de l’équipe projet. Heureusement, plusieurs stratégies peuvent être mises en œuvre pour minimiser ces risques.
En adoptant des modèles standardisés, en organisant des revues par les pairs, et en offrant des formations continues aux rédacteurs de spécifications, les équipes peuvent améliorer la clarté et la qualité de leurs SFD. De plus, l’utilisation de diagrammes et d’illustrations, l’application des familles d’algorithmes, et l’emprunt de techniques de rédaction journalistique peuvent contribuer à rendre les spécifications plus compréhensibles et exhaustives.
Enfin, l’emploi de mots précis et non ambigus est essentiel pour éviter les malentendus. En spécifiant clairement chaque exigence, les Business Analysts peuvent s’assurer que tous les membres de l’équipe projet, ainsi que les parties prenantes et les contributeurs, ont une compréhension commune des attentes et des objectifs du projet et du produit.
L’ambiguïté est un ennemi silencieux mais puissant dans la gestion de projet. En prenant des mesures proactives pour rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées sans ambiguïté, vous pouvez non seulement réduire les risques mais aussi améliorer l’efficacité et la satisfaction globale des parties prenantes.
Alors, avant de remettre à votre chef de projet vos prochaines spécifications fonctionnelles détaillées, prenez un moment pour appliquer ces stratégies. Vos projets en bénéficieront grandement, et votre équipe vous en remerciera !
