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L’effet de récence (et ses répercussions sur vos contributeurs)

effet de récence

Imaginez que vous deviez travailler avec quelqu’un ayant perdu sa mémoire à long terme : ce serait sans nul doute très problématique. En effet, non seulement tout serait caractérisé par les seuls événements immédiats, qu’ils soient bons ou mauvais, mais de plus, rien ne pourrait être éclairé à la lumière des données historiques.

Malheureusement, ce scénario n’est pas une fiction. Il existe en effet un étrange phénomène qui fait des ravages dans le monde professionnel (mais pas que): l’effet de récence.

Avant de savoir comment vous comporter face à ce biais cognitif, vous devez comprendre ce que c’est. Vous verrez qu’il ne s’agit en réalité que d’un obstacle, mais qu’il faut néanmoins le franchir car l’ignorer est un vrai risque si vous voulez vous assurer d’une bonne collaboration avec vos interlocuteurs.

Définition de l’effet de récence

L’effet de récence est un biais cognitif qui consiste à se remémorer plus facilement les derniers éléments mémorisés plutôt que les premiers.

Une personne ayant un biais de récence croit que ce qui se passe maintenant se passera plus tard ou que cela continuera de se passer, parce qu’elle ne perçoit pas ou ne connaît pas les données historiques, et qu’elle ne se rend donc pas compte du caractère cyclique des situations.

Exemple de biais de récence

Pensez à vos investissements financiers – et admettons que votre portefeuille soit bien fourni en divers titres. Le marché étant volatil, il est compréhensible que vous vous sentiez émotionnellement impliqué dans l’évolution des cours. Néanmoins, on peut tous être d’accord avec le fait que ce n’est pas parce qu’une action chute aujourd’hui qu’elle s’effondrera également demain.

Or c’est l’une des erreurs les plus courantes commises par les gens lorsqu’ils investissent en bourse. Ils vendent lorsque le cours est bas et achètent au prix fort. Quand une action baisse, ils paniquent et quand elle monte, ils veulent absolument l’acquérir. Mais dans les deux cas, ils agissent sous le coup de l’émotion alors que cette décision devrait être au contraire prise de manière dépassionnée.  Les investissements sont à considérer sur le long terme, or le biais de récence incite les gens à agir précipitamment à court terme.

Soyez donc conscient que nos jugements sont pris à l’aune des événements récents, et que, lors d’une prise de décision, nous accordons souvent plus d’importance à ces derniers qu’aux souvenirs plus anciens.

C’est donc réellement problématique, surtout lorsque l’on gère un projet cyclique, avec beaucoup de hauts et de bas, et que l’on doit en reporter à d’autres parties prenantes (managers, clients, collaborateurs…).

Comment bien gérer vos parties prenantes

Les projets dépendent souvent de la façon dont les chefs de projets et les Business Analysts gèrent leurs parties prenantes.

Quatre étapes permettent de gérer correctement les intervenants de vos projets :

  1. Identifier qui sont les parties prenantes. Je peux vous assurer que cela n’est pas toujours aussi facile que ça en a l’air, et que, si vous ne prenez pas le temps de le faire correctement au tout début du projet, vous aurez à gérer ou à atténuer des risques qui sans cela, auraient pu être minimisés voire ne pas apparaître du tout.
  2. Une fois que vous savez qui sont vos parties prenantes, il est essentiel de déterminer leur(s) zone(s) d’influence et leur(s) intérêt(s). C’est ce qu’on appelle la cartographie des parties prenantes. Tous les intervenants n’ont pas le même degré d’importance sur un projet, ni n’interviendront sur le même périmètre. Certains ont tout pouvoir pour apporter ou valider des changements dans le pilotage du projet, tandis que d’autres seront plutôt impliqués opérationnellement, et sont parfois même des intervenants clé pour conduire votre projet vers le succès.
  3. Une fois ces intervenants identifiés et cartographiés, vous devez définir une stratégie de communication pour qu’ils se sentent continuellement ou régulièrement impliqués. Malheureusement, cela arrive encore trop souvent de voir des contributeurs sollicités à un moment du projet, puis totalement délaissés, et à qui on demande en plus de se sentir impliqués et proactifs après la mise en production de la solution. Soyez attentif à cette étape, ou votre projet en fera les frais tôt ou tard.
  4. Enfin, une fois que vous avez identifié et cartographié vos intervenants et établi une stratégie de communication avec eux, vous devez vous atteler à les influencer pour accompagner le changement (Voir aussi : Savez-vous persuader efficacement vos interlocuteurs ?). Si vous zappez cette étape, autant vous dire que tout le travail que vous avez fait jusque-là ne servira à rien.

Et c’est à cette étape que le biais de récence peut se manifester.

Comment le biais de récence impacte la perception des parties prenantes

Pour comprendre comment le biais de récence peut affecter vos parties prenantes, regardez les choses de leur point de vue. La plupart d’entre elles ne sont pas aussi familières que vous l’êtes avec le projet, et c’est tout-à-fait normal. Les parties prenantes n’ont pas besoin de connaître les moindres détails du projet, elles doivent juste être mises au courant de ce qui est important pour elles, quand cela est nécessaire. Leur temps est précieux, et il est contre-productif de les inonder d’informations, il faut donc savoir doser.

Il est difficile pour quelqu’un qui ne participe pas aux activités quotidiennes du projet d’en percevoir avec acuité toute l’ampleur.

C’est la raison pour laquelle les parties prenantes sont plus susceptibles d’agir imprudemment, voire de paniquer, et c’est donc à vous d’apprendre à éteindre l’incendie avant même qu’il n’ait eu le temps de commencer.

Pour atténuer le biais de récence, votre travail consiste donc à tenir les parties prenantes au courant du projet et de son évolution, sans toutefois être trop pessimiste ni, a contrario, trop optimiste.

Comment contourner l’effet de récence ?

La première chose à faire est de prendre conscience de l’existence d’un biais de récence. Tout comme vous avez dû identifier les parties prenantes de votre projet, vous devez savoir qui, parmi ces dernières, est le plus susceptible d’avoir des biais de récence. Ce n’est peut-être pas évident au début, surtout si vous ne les connaissez pas, mais ne vous inquiétez pas, cela se manifestera avec le temps 😉. Et lorsque ce sera le cas, à vous d’utiliser la bonne méthode pour le contrer…

Gardez à portée de la main la photo globale du projet

Une façon d’éviter l’effet de récence est de garder une trace de l’ensemble de la situation, afin de pouvoir s’y référer. Cela fournit le contexte de la situation actuelle, qu’elle soit bonne ou mauvaise. Chaque nouvelle information influence la vision que les parties prenantes ont de l’ensemble du projet. Par conséquent, en plus de l’état des lieux instantané, il est important de leur communiquer systématiquement l’aperçu général de l’avancement du projet. Cela leur permettra de comprendre que tous ces sommets et toutes ces vallées font partie intrinsèque du paysage menant au succès.

L’être humain étant visuel, n’hésitez donc pas à user des outils de visualisation de données pour compléter votre présentation orale.

Voir aussiTop 5 des outils de visualisation de données

Ouvrir le dialogue

Considérez le biais de récence comme une sorte d’altération du jugement. Par conséquent, les gens qui l’ont vont (sur)réagir à court terme et ignorer le long terme. Comme vous êtes maintenant au courant de ce biais, vous pouvez prévoir ces réactions à l’avance.

Après avoir communiqué la photo globale de l’avancement, donnez la parole à vos interlocuteurs. Cela sera l’occasion de collecter leurs craintes et leurs attentes, de leur répondre ou de prévoir de creuser tel ou tel sujet. Donner de l’espace aux gens pour s’exprimer est un facteur clé de succès (tout en encadrant cette prise de parole).

Voir aussiComment faire en sorte que vos réunions soient productives

N’oubliez pas qu’un intervenant persuadé que le projet va dans le bon sens va lui-même communiquer positivement autour de lui, avec plus d’influence que vous n’auriez sans doute pu en avoir vous-même sur les autres parties prenantes.

Utiliser des indicateurs pertinents

Disposer d’indicateurs clairs et pertinents est une autre manière efficace de contourner le biais de récence. En amont, vous devez donc vous assurer d’avoir mis en place un système de gouvernance, avec d’une part le choix de ces indicateurs, et d’autre part le moyen de les alimenter de manière à les communiquer à vos parties prenantes.

Prenez des notes … et écoutez

J’enfonce une porte ouverte, mais sachez qu’il n’y a pas de mal à prendre des notes… C’est un bon moyen de rappeler ce dont on a pu discuter auparavant, et de resituer les choses dans le contexte.

Enfin, n’oubliez pas que la stratégie d’engagement des contributeurs doit idéalement tenir compte du moment et du lieu pour communiquer des informations importantes. N’attendez pas la fin de journée ou la fin de semaine, quand vous ou vos parties prenantes ont une réserve d’énergie basse, pour mettre sur la table des sujets compliqués ou donner de mauvaises nouvelles. Trouvez plutôt un moment, par exemple le matin, où tout le monde est frais, ce qui réduira le risque de réactions épidermiques.

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste

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Stéphane
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Stéphane

Le BA pompier !;-)