Pour un Business Analyst, utiliser l’IA efficacement ne consiste donc pas simplement à lui demander de préparer un workshop. Encore faut-il maîtriser la méthode qui permet de savoir quoi lui déléguer, à quel moment et dans quel objectif.
Sa qualité dépend surtout du raisonnement qui a permis de définir son objectif, de choisir les participants, d’organiser les activités et de déterminer les informations à faire émerger. Pour le comprendre, comparons deux Business Analysts placés dans la même situation, avec les mêmes informations et la même IA.
Deux Business Analysts face à la même IA
Nous sommes dans une centrale d’achat de la grande distribution. L’entreprise souhaite simplifier le référencement de ses nouveaux produits.
Aujourd’hui, une demande passe entre plusieurs équipes. Les acheteurs recueillent les informations auprès des fournisseurs. La qualité vérifie certains éléments. La supply chain intervient sur les conditions d’approvisionnement. Les gestionnaires de données créent ensuite l’article dans le système d’information.
Du moins, c’est ainsi que le processus est présenté dans les premiers documents du projet.
Dans la réalité, certains produits sont référencés rapidement, tandis que d’autres restent bloqués pendant plusieurs semaines. Des informations arrivent incomplètes. Des validations sont parfois relancées plusieurs fois. Et selon les interlocuteurs, les responsabilités ne semblent pas toujours placées au même endroit.
Le sponsor a déjà une idée : créer un portail unique pour centraliser les demandes, automatiser certains contrôles et permettre à chacun de suivre leur avancement.
Un premier workshop de découverte doit être organisé avec un acheteur, une assistante commerciale, un responsable qualité, un gestionnaire de données articles et un représentant de la supply chain. Sur le papier, son objectif paraît simple : « recueillir les besoins pour le futur portail ».
Plaçons maintenant deux BA dans ce contexte.
Tous les deux ont rejoint la mission depuis un mois. Ils ont eu accès aux mêmes documents, assisté aux mêmes réunions et entendu le sponsor présenter la même vision du projet. Ils disposent également du même outil d’intelligence artificielle.
Le premier est un BA junior qui ne maîtrise pas encore complètement le processus de préparation d’un workshop. Il est sérieux, impliqué et veut bien faire. L’IA lui paraît être un excellent moyen de sécuriser son atelier et de ne rien oublier.
Le second est un BA formé à l’élicitation et à la facilitation. Il utilise lui aussi l’IA, mais il sait précisément quelles étapes doivent être réalisées avant, pendant et après un workshop. Il peut donc décider à quel moment l’outil lui sera utile, quelle tâche lui confier et ce qu’il devra contrôler lui-même.
La différence entre eux ne tient donc pas à l’accès à la technologie. Elle commence au moment où chacun décide de ce qu’il va lui demander.
Premier workshop : quand l’IA travaille à la place du Business Analyst
Le BA junior reprend les éléments présents dans la note de cadrage et rédige une demande qui lui semble assez complète :
« Je dois préparer un workshop de deux heures avec plusieurs interlocuteurs métier d’une centrale d’achat. L’objectif est de recueillir leurs besoins pour un portail destiné à simplifier le référencement des nouveaux produits. Propose-moi un agenda détaillé, les activités à réaliser et les questions à poser. »
L’IA lui fournit un déroulement très structuré. La séance commencera par une présentation du contexte, puis les participants seront invités à partager leurs difficultés actuelles. Ils réfléchiront ensuite aux fonctionnalités attendues dans le portail avant de les prioriser collectivement.
Le BA reçoit également une liste de questions : quelles sont les principales difficultés rencontrées ? Quelles informations devraient être centralisées ? Quelles étapes pourraient être automatisées ? Les utilisateurs souhaitent-ils recevoir des notifications ? Quels indicateurs aimeraient-ils suivre ?
Tout cela paraît parfaitement cohérent avec la demande du sponsor.
Le problème ne vient pas d’une mauvaise utilisation technique de l’IA. Le prompt est clair, le contexte est présenté et le livrable demandé est précis. Mais l’IA travaille à l’intérieur du cadre qui lui a été donné. Elle ne remet pas spontanément en question l’existence du futur portail ni la manière dont l’objectif du workshop a été formulé.
Le jour de la séance, le BA annonce donc que le groupe est réuni pour « définir les besoins du futur portail ». Cette phrase oriente déjà la discussion. Les participants ne sont pas invités à examiner la réalité du processus : ils doivent imaginer ce que la future solution devrait contenir.
Les idées arrivent rapidement. L’acheteur souhaite une vue consolidée des demandes. La qualité demande des contrôles automatiques. La supply chain voudrait être alertée lorsqu’une information nécessaire à l’approvisionnement est modifiée. Le gestionnaire de données articles propose un suivi des statuts.
Le BA suit son agenda, distribue la parole et pose les questions préparées. La séance est enregistrée par une IA qui produit également une transcription et prend automatiquement des notes. Puisque tous les échanges seront conservés, le BA écrit peu. Il ne dessine pas le processus au tableau et ne matérialise pas les relations entre les différentes interventions.
À un moment, la responsable qualité explique que, pour certains produits promotionnels, l’article peut être créé avant la fin des contrôles afin de ne pas manquer la date du catalogue.
Un peu plus tard, le gestionnaire de données affirme que la validation qualité intervient toujours avant la création de l’article.
Les deux informations figurent dans la transcription. Mais comme le BA ne les a ni notées ni rapprochées pendant la séance, la contradiction n’est pas discutée. Le groupe poursuit son travail.
Après le workshop, l’IA génère un compte rendu très lisible. Elle regroupe les irritants, synthétise les fonctionnalités proposées et reformule les échanges pour leur donner une cohérence d’ensemble. La contradiction devient, par exemple, « une adaptation du processus pour les produits promotionnels ».
C’est possible. Mais il pourrait aussi s’agir d’un contournement, d’une exception non formalisée ou de deux compréhensions incompatibles de la même règle. À ce stade, personne ne le sait.
Le workshop n’a pourtant pas donné l’impression d’échouer. Les participants ont parlé, le timing a été respecté et une liste de besoins a été produite. C’est justement ce qui rend la situation trompeuse.
Le groupe a répondu avec beaucoup de sérieux à la question qui lui avait été posée : « Que voulez-vous dans le portail ? » Il n’a simplement pas encore répondu à celle qui aurait dû précéder : « Comment le référencement fonctionne-t-il réellement, et pourquoi certains dossiers se bloquent-ils ? »
Second workshop : quand le Business Analyst sait comment utiliser l’IA
Le second BA ne commence pas par ouvrir son outil d’intelligence artificielle. Il commence par reformuler l’objectif du workshop.
À ce stade, le projet ne doit pas encore définir les fonctionnalités d’un portail. Il doit comprendre comment une demande de référencement circule réellement, ce qui distingue les dossiers traités rapidement de ceux qui se bloquent et quelles conséquences ces blocages produisent.
Le BA définit également les résultats qu’il souhaite obtenir : une première représentation du processus, ses principales variantes, les règles encore implicites, les responsabilités à clarifier et les sujets qui devront faire l’objet d’investigations complémentaires.
Ce travail lui permet ensuite d’être beaucoup plus précis dans son utilisation de l’IA.
Il décrit l’objectif, la durée de la séance, les expertises présentes, mais aussi le profil des participants. L’un occupe une position hiérarchique plus élevée. Une autre participante connaît très bien le terrain, mais s’exprime peu en groupe. Deux services défendent déjà des visions différentes du problème.
Le BA demande alors à l’IA de comparer plusieurs méthodes d’élicitation et de collaboration adaptées à cette configuration. Un brainstorming ouvert risquerait de donner trop de poids aux personnes les plus à l’aise. Un travail silencieux sur des post-it permettrait de recueillir d’abord la perception de chacun. Une reconstitution collective à partir de dossiers réels aiderait ensuite à confronter les versions sans transformer immédiatement la discussion en débat d’opinions.
Le BA conserve la décision. Il choisit de faire travailler le groupe sur deux demandes récentes : une ayant été référencée sans difficulté et une autre ayant accumulé les retards. Les participants sont prévenus en amont et invités à apporter les documents, fichiers ou échanges correspondants.
L’IA intervient ensuite dans la préparation des supports. Elle aide à structurer un tableau avec des zones dédiées aux étapes du processus, aux acteurs, aux données échangées, aux règles métier, aux irritants et aux questions en suspens. Elle prépare également un espace destiné aux décisions et aux actions à mener après la séance.
En revanche, elle ne rédige pas les questions à la place du BA. Celui-ci les construit à partir des informations manquantes, des hypothèses à vérifier et de ce qu’il sait du rôle de chaque participant.
Le jour du workshop, il rappelle le contexte, l’objectif, les résultats attendus et les règles de collaboration. Il précise également que la séance est enregistrée, avec l’accord du groupe. La transcription lui servira à retrouver une formulation exacte ou un détail après la réunion. Elle ne remplacera pas sa propre prise de notes.
Au fur et à mesure que les participants racontent le traitement des deux dossiers, le BA dessine le flux au tableau. Il ajoute quelques mots, des flèches et des post-it. Il ne cherche pas à retranscrire toute la conversation : il matérialise les étapes, les décisions, les exceptions et les points qui ne concordent pas.
Lorsque la responsable qualité décrit la création anticipée de certains articles promotionnels, le BA ajoute une branche au processus. Puis, lorsque le gestionnaire de données évoque une validation qualité toujours préalable, il peut immédiatement rapprocher les deux informations.
Il montre le schéma au groupe et demande :
« Si je reprends ce que vous venez de décrire, je vois ici deux cheminements différents. Est-ce qu’il existe officiellement deux circuits selon le type de produit, ou est-ce que l’un d’eux correspond à une pratique de contournement ? »
La discussion change alors de niveau. Les participants ne parlent plus d’une fonctionnalité abstraite du futur portail. Ils clarifient une règle, ses exceptions, les contraintes liées aux catalogues promotionnels et les risques créés par la pratique actuelle.
L’IA avait enregistré les mêmes phrases dans le premier workshop. Mais ici, le BA les a transformées en une question utile pendant que toutes les personnes capables d’y répondre étaient encore réunies.
Ce que la méthode change réellement
À la fin du second workshop, le BA ne dispose pas encore du backlog complet du portail. En revanche, il possède quelque chose de beaucoup plus utile à ce stade : une compréhension partagée du processus, de ses variantes et des principales zones d’incertitude.
Le groupe a identifié plusieurs règles à confirmer, des responsabilités mal comprises et des pratiques différentes selon les catégories de produits. Il sait également quels dossiers devront être analysés, quelles données pourront permettre de mesurer les délais et quels interlocuteurs devront être rencontrés ensuite.
Le portail reste une solution possible. Mais il n’est plus considéré comme la réponse évidente à tous les problèmes observés. Certains blocages pourront probablement être traités par l’outil. D’autres relèvent de la qualité des informations reçues, de règles insuffisamment formalisées ou de responsabilités qui doivent d’abord être clarifiées.
Après la séance, l’IA retrouve sa place d’assistant. Elle peut exploiter la transcription pour préparer une première version du compte rendu, extraire les décisions et regrouper les actions avec leurs responsables. Le BA confronte ensuite cette production à ses propres notes, au schéma construit avec les participants et aux conclusions validées en fin de workshop.
Ses notes ne constituent pas seulement une trace supplémentaire. Le fait d’avoir sélectionné les points saillants, écrit certains mots et dessiné les relations entre les interventions lui a permis de mémoriser la discussion. Il est ainsi capable d’identifier une contradiction, de revenir sur une remarque formulée trente minutes plus tôt et d’adapter son questionnement sans attendre la synthèse produite après la réunion.
C’est là que se situe la principale différence entre les deux situations.
Le second Business Analyst n’a pas utilisé une IA plus performante. Il ne l’a pas nécessairement utilisée davantage non plus. Il maîtrisait simplement le processus de préparation et de conduite d’un workshop.
Il a donc pu lui confier des tâches précises : comparer des méthodes d’élicitation selon le profil des participants, préparer les supports, enregistrer la séance et produire une première restitution.
En revanche, il ne lui a pas délégué la définition de l’objectif, la construction de ses questions, l’écoute, la prise de notes active, l’interprétation des réponses ou la facilitation du groupe.
Le premier BA a demandé à l’IA de préparer un workshop. Le second l’a utilisée à plusieurs endroits d’un workshop qu’il savait déjà préparer.
IA et Business Analyst : la méthode devient plus importante que jamais
Cette distinction dépasse largement le cadre de l’élicitation. Plus l’IA devient capable de produire rapidement des livrables qui ressemblent au travail d’un Business Analyst, plus il devient important de comprendre le processus qui conduit à ces livrables.
Sans cette maîtrise, on peut obtenir très vite une réponse claire, structurée et professionnelle… à une question qui n’aurait peut-être pas dû être posée ainsi.
C’est précisément l’un des sujets que j’aborderai lors de mon webinaire gratuit du lundi 7 septembre à 19h : « Le marché des Business Analysts a changé : comment évoluer intelligemment en 2026 ».
Nous verrons notamment comment l’IA transforme le métier de Business Analyst, quelles compétences prennent de la valeur et comment continuer à évoluer dans un marché qui change rapidement.
L’inscription est gratuite, mais obligatoire : réserver ma place pour le webinaire.
