On peut tous se mettre d’accord sur le fait que la gestion de projet est bien souvent un sacré casse-tête. Cependant, travailler sur un projet sans pilotage n’est pas davantage souhaitable, sauf si vous avez le goût, le temps et les moyens de travailler dans un état perpétuel d’improvisation.
Gérer un projet signifie que vous devez suivre étroitement chacun des aspects du projet sur lequel vous intervenez. Du tout premier jet à la livraison finale – voire au-delà pendant la période de garantie, il vous faudra cataloguer, trier et catégoriser les activités, assigner puis clôturer les tâches, archiver les livrables et j’en passe et des meilleurs. Tout cela peut naturellement se faire en grande partie manuellement à l’aide d’une simple feuille de calcul, mais pour vous – qui avez sans doute déjà été le ou la meilleur.e copain.ine d’Excel -, avouez que cette activité s’avère être absolument cannibale en matière de temps.
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C’est là qu’interviennent les outils de gestion de projet.
Les outils de gestion de projet vous aident à faire le suivi de vos objectifs, à affecter et suivre vos ressources, à garder un œil sur l’état d’avancement des livrables ainsi que sur les interconnexions entre les projets, les collaborateurs et les équipes. On connaît en général tous MS Project – qui a été créé à l’époque des modèles traditionnels en cascade, cycle en V et consorts.
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Avec l’avènement des méthodologies agiles, des fonctionnalités glisser-déposer et logiciels de visualisation graphiques, une floppée de nouveaux outils très pratiques ont émergé et franchement, ils peuvent grandement vous faciliter votre vie de chef de projet.
Voici donc 5 outils que vous n’avez peut-être pas encore essayés 😉.
Wrike
Si vous êtes à la recherche d’une suite relativement complète de gestion de projet, vous en trouverez sans aucun doute un certain nombre sur le marché. Les applications comme Asana et Trello sont très populaires et de nouveaux concurrents apparaissent régulièrement. Wrike est un choix dont la viabilité perçue n’a cessé de s’améliorer et qui se présente (dans sa version actuelle) comme une option vraiment exceptionnelle qui vaut la peine d’être examinée avec attention.
Qu’est-ce qui rend Wrike si utile et intéressant ?
Tout d’abord, il est bon marché – comptez 9,80 $ par utilisateur par mois pour la version Professionnel, 24,80 $ par utilisateur par mois pour la version Business. D’autre part, outre le fait que Wrike offre vraiment un très grand nombre de fonctionnalités, sa force par rapport à MS Project provient de son interface utilisateur qui est claire, précise tout en étant extrêmement conviviale.
Pour simplifier, je dirais que Wrike est une sorte d’hybride entre la précision de planification atteinte par MS Project (gestion de ressources, Gantt, tableaux de bord…), et la simplification d’utilisation, les fonctionnalités collaboratives de Trello ou Asana. S’y ajoutent des fonctionnalités sympas comme la création et duplication de templates (pour les points projet par exemple), ou encore la relecture et l’approbation. Enfin, Wrike s’intègre parfaitement avec de très nombreux outils de travail comme Office 365, Google, JIRA etc…
MeisterTask et MindMeister
Créé pour les projets gérés de manière agile, MeisterTask est une solution plus simple et encore plus graphique que Wrike. Sa mise en page s’adapte avec souplesse à vos besoins, peu importe ce que vous essayez de réaliser, et si vous n’avez pas besoin d’intégrations sophistiquées, vous pouvez l’utiliser gratuitement pour une durée illimitée. Si vous voulez ces intégrations logicielles, le niveau Pro est très abordable (8,25€ par utilisateur par mois).
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MeisterTask s’intègre parfaitement avec un autre logiciel très intéressant : MindMeister. Cette application permet de faire de la cartographie mentale de manière ludique et visuelle, vous permettant ainsi de réfléchir avec l’ensemble des contributeurs en temps réel, tout en créant des plans de projets visuels et partagés. Une fois que la colonne vertébrale du projet a été communément dessinée et approuvée, vous pouvez basculer dans MeisterTask pour glisser-déposer les tâches et gérer agilement votre projet.
Weekdone
Weekdone est dédié à l’atteinte d’objectifs précis : à la semaine, au mois, assignés à une seule personne ou à toute une équipe…
Si ce que vous souhaitez est uniquement fixer, planifier, suivre et rendre une réponse pour des tâches bien spécifiques, à réaliser pour une date précise, alors ce type de format particulièrement intuitif vous rendra de fiers services. Car parfois, nous recherchons juste un outil simple … et Weekdone est justement incroyablement simple à utiliser pour ce besoin « basique » de la gestion de projet. Evidemment, l’outil est particulièrement visuel pour faciliter la compréhension de l’avancement du premier coup d’œil, ce qui vous fera gagner du temps 😊.
La tarification dépend du nombre d’utilisateurs. La version freemium vaut pour 1 à 3 utilisateurs, puis le prix est dégressif, allant – au jour où j’écris ces lignes – de 9€ (4 à 15 utilisateurs), à 3,50€ au-delà de 500 utilisateurs.
Fleep
Vous avez inévitablement entendu parler de Slack – qui est l’un des outils de communication d’entreprise les plus utilisés dans le monde – mais ce n’est pas le seul programme du genre. Fleep a été construit dans le même esprit, mais les choses se déroulent d’une manière légèrement différente. Vous pouvez le considérer comme un hybride multiplateforme : au lieu de limiter le chat à des canaux spécifiques, il réunit le chat en direct et le courrier électronique dans une interface qui permet aux membres de votre entreprise de communiquer en direct sur des e-mails spécifiques.
Elle est également ouverte dans la mesure où personne n’a besoin d’une inscription sur Fleep pour participer à un échange, il lui suffit d’être invité. Il vous suffit en effet d’envoyer un courriel pour faire participer qui vous voulez à l’échange en direct. Et avec la version gratuite permettant le partage de fichiers, le stockage de l’historique des messages et des conversations illimitées, c’est également un choix applicatif très abordable.
Zapier
A première vue, vous vous demandez peut-être pourquoi Zapier pourrait être considéré comme un outil de gestion de projet. Mais cela n’est pas si étrange que cela… Effectivement, Zapier n’est pas en soi un outil de gestion de projet, mais il est un réel facilitateur. Pour celles et ceux qui ne le connaissent pas, Zapier est un outil d’intégration et d’automatisation qui vous permet de connecter des applications de tous types (à ce jour, plus de 500 figurent au catalogue), quelle qu’en soit leur utilité.
Pour résumer, dès que vous vous dîtes « S’il se passe X, alors je dois faire Y dans l’application Tartempion », vous pouvez être à peu prêt sûr.e que Zapier peut le faire à votre place. Les applications sont nombreuses, depuis le social media, la veille stratégique et concurrentielle, le blogging & wordpress, l’emailing, le CRM, les alertes sur mobile…
Les intégrations via Zapier libèrent votre équipe des tâches administratives et autres tâches répétitives très consommatrices en temps, afin qu’elle puisse consacrer son énergie et sa disponibilité aux tâches à réelle valeur ajoutée pour le projet.
La gestion de projet peut elle aussi profiter des constantes évolutions du monde du logiciel. Alors, que vous soyez un vétéran de la gestion de projet assistée par ordinateur, ou que vous utilisiez des solutions comme Trello depuis un certain temps déjà, n’hésitez pas de temps en temps à challenger vos habitudes pour – peut-être – être encore plus efficace 😊.
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