(temps de lecture moyen : 2 m 20 s)
Préparer la collecte de l’information
Sélectionner la stratégie de collecte de l’information
Sélectionner les techniques de collecte de l’information
Les techniques de collecte de l’information sont de deux sortes : l’élicitation et la collaboration.
L’élicitation est l’activité qui consiste à rendre explicite une information tacite. Elle peut être réalisée :
- Soit en allant chercher les données existantes : auprès des personnes détenant l’expertise, décrites dans des documents (procédures, textes réglementaires, etc), stockées dans les logiciels et bases de données etc.
- Soit en recevant les informations.
L’élicitation implique de :
- discuter directement avec les parties prenantes du projet,
- rechercher tous sujets pouvant faire partie directement ou indirectement du périmètre,
- expérimenter par soi-même les processus, tâches, métiers pour mieux en percevoir les enjeux,
- communiquer sur ses attentes et se faire connaître pour inciter les parties prenantes à vous pousser les informations en leur possession.
La collaboration, quant à elle, est l’activité qui consiste à faire travailler ou travailler avec d’autres personnes dans l’objectif de résoudre une problématique commune.
Préparer la collecte de l’information
Avant toute chose, le Business Analyst doit s’assurer qu’il appréhende correctement le périmètre du sujet sur lequel il a besoin de collecter des données.
C’est-à-dire qu’il doit pouvoir adresser les éléments suivants :
- domaine métier concerné
- culture d’entreprise / environnement
- localisation des parties prenantes
- Rôles et responsabilités des parties prenantes
- Résultats attendus de la collecte d’information
- Niveau de compétence personnelle sur le sujet
- Approche stratégique éventuelle (par exemple, dans le cas d’une gestion du changement délicate)
- Périmètre de la future solution
- Interconnexion avec d’autres domaines métier ou projets
Sélectionner la stratégie de collecte de l’information
Une fois le périmètre bien cerné, le Business Analyst va sélectionner la stratégie la plus efficace, qui est presque toujours l’utilisation d’un ensemble de techniques.
En effet, il doit faire face à de multiples contraintes:
- contraintes de temps (par exemple, la disponibilité des parties prenantes),
- contraintes de coût (allocation à l’analyse métier, déplacements à prévoir, licences logicielles éventuelles…),
- contraintes liées au modèle de gestion du projet (en « V », en Agile…),
- contraintes liées au type même du projet (ERP, BI, contexte réglementaire ou secret défense etc…), aux sources d’informations disponibles, à la culture d’entreprise etc.
Il est fondamental de prendre en considération tous ces éléments avant de sélectionner les techniques de collecte de l’information, puis de contrôler régulièrement que les résultats sont en accord avec les attentes de l’analyse métier. Enfin, le cas échéant, le Business Analyst ne doit pas hésiter à corriger le tir et à changer de technique en cours de projet.
Sélectionner les techniques de collecte de l’information
- Les face-à-face :
- interviews : face à face avec une seule personne, dans le but d’effectuer un transfert de connaissances de l’interlocuteur vers le Business Analyst.
- workshops, brainstorming et jeux collaboratifs : sessions de travail avec plusieurs personnes. Le workshop a comme objectif de collecter une information existante provenant de plusieurs sources, ou de valider la compréhension du Business Analyst. Le brainstorming cherche à trouver des solutions à une problématique. Les jeux collaboratifs permettent de mettre en valeur les relations entre acteurs et systèmes.
- La lecture de la documentation : cette technique est incontournable, que la documentation soit un formulaire métier, un diagramme, une présentation, une procédure, un écran de logiciel, la visualisation d’une vidéo de formation ou de tout autre type. Le Business Analyst doit savoir lire vite et bien, c’est-à-dire ne pas se perdre dans les détails et surtout, être capable de synthétiser et conceptualiser.
La lecture n’est une technique de collecte de l’information que si elle conduit à un changement d’état de l’analyse métier. Elle doit donc produire un résultat : synthèse, diagramme UML, mémo, mail de questionnement, planification d’ateliers de travail etc. (voir Doit-on planifier la lecture de documentation dans un projet?)
- Le datamining : l’objectif est de collecter avec un maximum de détails des informations pour décrire, par exemple, des règles métier ou préparer des jeux de tests fonctionnels.
- Les enquêtes et questionnaires : ils aident par exemple à faire un choix parmi plusieurs solutions, pendant la phase d’analyse comparative (benchmark en anglais).