Registre des contributeurs

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• Qu’est-ce qu’un contributeur ?
• Collaboration avec les contributeurs : un enjeu majeur du projet
• Ma méthodologie pour compléter efficacement le Registre des Contributeurs

La pierre angulaire du travail de Business Analyst est le contributeur. Sans contributeur, pas de recueil d’information pour identifier les besoins, concevoir la future solution et la déployer. En fait, aucune des étapes de l’analyse métier ne peut se faire sans contribution externe.

Il est donc indispensable d’identifier avec soin les parties prenantes du projet, et de les référencer dans un registre dédié (« Stakeholders register » en anglais) puis de les filtrer pour identifier les contributeurs qui seront sollicités.

Qu’est-ce qu’un contributeur ?

Dans le cadre de la Business Analyse, on considère qu’un contributeur est une personne ayant un lien direct ou indirect avec les activités d’analyse métier du projet et qui apporte son expertise.

Au fur et à mesure de l’avancement du projet, le Business Analyst identifie les parties prenantes, confirme leurs rôles, et communique avec eux pour s’assurer d’échanger avec les bonnes personnes au bon moment. La responsabilité d’un contributeur, son influence, son attitude, son impact, et son rôle changent constamment.

Collaboration avec les contributeurs : un enjeu majeur du projet

Il s’agit donc d’une activité continue, d’autant plus importante que le projet est planifié sur une longue durée.

Si vous négligez la collaboration avec les contributeurs, vous échouerez à réaliser une analyse métier de qualité.

• Information recueillie de mauvaise qualité
• Réactions négatives des futurs utilisateurs de la solution
• Résistance au changement
• Manque d’implication des futurs utilisateurs au travail de Business Analyse
• Analyse fonctionnelle mal ou non utilisée par les équipes techniques
• Etc….

Ma méthodologie pour compléter efficacement le Registre des Contributeurs

Je suis en général un plan en trois étapes, et plusieurs itérations:

• L’identification initiale,
• La vérification croisée,
• La caractérisation.

L’identification initiale consiste à reprendre la feuille de route du projet, en vous focalisant sur les activités de Business Analyse.

Pour chacune d’entre elles :

• identifiez l’objectif principal,
• listez les contributeurs potentiels par rôle en indiquant ce que vous attendez d’eux,
• Puis identifiez les objectifs secondaires et répétez l’exercice précédent.

Consultez ensuite votre client, et demandez lui d’associer un / des noms aux rôles définis pour chacune des étapes de l’analyse métier, en vous focalisant sur les objectifs principaux.

La vérification croisée consiste à vous assurer, toujours avec l’aide du client, de la pertinence de ces contributeurs en y ajoutant des critères de sélection :

• Leur disponibilité sur la période de l’activité ;
• Leur compétence à répondre aux questionnements liés aux objectifs secondaires.

Vous pourrez ensuite passer à la phase suivante qui est la caractérisation des contributeurs.

En d’autres termes, pour chacun d’entre eux, vous évaluerez :

• Le degré de contribution attendue : majeur, intermédiaire, mineur ;
• Le type de contributeur : expert métier ou technique, relecteur, validateur, etc… ;
• Les risques et opportunités éventuels d’ores et déjà détectés : par exemple, indisponibilité pendant les périodes de clôture comptable ou pendant ses congés, difficulté à synthétiser, attentes personnelles (ou craintes identifiées) liées au projet, compétences/lacunes linguistiques (collaborateur hors France ne sachant pas bien s’exprimer en anglais)…
• La localisation géographique (sur site, à distance) ;
• Interne ou externe, et sa relation hiérarchique avec votre donneur d’ordre ;
• Et bien sûr ses coordonnées téléphoniques et mail.

Compléter le registre des Contributeurs fait l’objet de multiples itérations entre votre client, ses responsables d’équipes et vous-même. Il est donc nécessaire de prévoir des dates limites de restitution du document, lorsque celui-ci est un prérequis au commencement de votre activité.

La première version finalisée vous servira à envoyer les invitations appropriées à la réunion de lancement du projet (Kick Off Meeting).

La communication étant extrêmement importante, inviter les mauvaises personnes mais surtout omettre des contributeurs clés à cette réunion peut en effet plomber la qualité des échanges pour le reste du projet… Soyez donc vigilant!