Faites-vous partie de ceux qui confondent le rôle de Business Analyst avec celui de chef de projet ?
Dans l’affirmative, sachez que vous n’êtes pas seul(e), c’est une question qui m’est très fréquemment posée par des personnes en parcours de reconversion professionnelle.
Et celle-ci est loin d’être « bête ». En effet, si ces rôles sont très différents dans leur pratique, il existe néanmoins des zones de chevauchement pouvant apporter de la confusion, surtout quand ces deux disciplines se fondent en une seule et fait naître une responsabilité hybride nommée « chef de projet MOA » .
A titre personnel, bien que me considérant comme une Business Analyst dans l’âme, mon profil m’a attiré des propositions de missions comme (liste non exhaustive !) : consultante en processus, consultante en Business Intelligence, AMOA, Product Owner, responsable de lot, mais aussi chef de projet MOA ou autres directrice de projet.
Difficile dès lors de se représenter ce qui se cache derrière toutes ces étiquettes, à moins de les avoir réellement exercées « dans la vraie vie ».
Pour ne plus confondre Business Analyst et chef de projet, je vous propose donc de récapituler les responsabilités principales et les compétences requises de ces deux rôles, avant de voir en quoi ils se différencient et se chevauchent.
Rôle et responsabilités du chef de projet IT
Le chef de projet IT est tout d’abord un expert en informatique. A mes débuts, lorsque je voyais une annonce intitulée « chef de projet IT », et bien que titulaire d’un mastère 2 en informatique obtenu après une première carrière côté « métier », cela me faisait relativement peur, et je ne postulais jamais.
J’ai appris plus tard qu’il existait aussi des chefs de projets MOA (maîtrise d’ouvrage), et qu’en tant que praticien(ne) en Business Analyse, on pouvait donc très fréquemment endosser les deux casquettes de chef de projet (sans être expert IT) et de Business Analyst, pour former une espèce hybride appelée « chef de projet MOA ».
Un chef de projet informatique, en plus d’être expert IT, a sous son égide plusieurs techniciens : développeurs, intégrateurs, administrateurs de bases de données, testeurs logiciels, architectes etc.
Le CP est garant de l’état d’avancement d’un projet informatique, et travaille autour de 3 piliers bien connus en chefferie de projet : les délais (date de début et de fin), les ressources (financières, matérielles, humaines, immatérielles) et la qualité de l’objet à livrer (logiciel, S.I. etc).
Il se doit donc de posséder des compétences à la fois techniques et managériales.
De manière générale, un chef de projet informatique intervient essentiellement après que le « GO projet » ait été prononcé.
Les activités du chef de projet en avant-projet : le cahier des charges
Cependant, il peut également être sollicité en avant-projet pour l’élaboration du cahier des charges
Le CPI fait en effet office d’interface entre les différentes parties prenantes impliquées, à savoir les fournisseurs, les clients, et les techniciens.
Il va donc à la rencontre des clients et définit une première mouture de leurs besoins (d’où une première ambiguïté avec le rôle de Business Analyst). Il élabore, par la suite, le cahier des charges. Il doit estimer le temps imparti à la réalisation du projet, le budget à allouer ainsi que les ressources humaines internes ou externes utilisées.
Les activités du chef de projet pendant le projet
Pendant le projet, le CP a comme activité principale celle de suivi de l’avancement du projet
En tant que coordinateur, sa mission est de sécuriser la conception et le développement du logiciel ou système d’information qu’il a la charge de piloter au travers du projet informatique. Il en assume la réalisation de A à Z et est responsable de sa réussite ou de son échec.
En tant que manager, le chef de projet informatique doit également encadrer une équipe de développeurs (et autres techniciens IT, comme mentionnés plus haut). Il travaille en collaboration avec des ingénieurs système, des consultants techniques ou fonctionnels (le « fonctionnel » étant un Business Analyst en S.I. orienté « solution »), un administrateur de base de données et un architecte technique. C’est lui qui met en place un planning projet avec la répartition des tâches.
Suivre l’avancement du projet signifie non seulement en reporter au client, et/ou au Directeur de projet, mais également à s’assurer que toutes les activités et tâches planifiées et nécessaires se déroulent bien. L’objectif du chef de projet informatique est de finir le projet dans les délais impartis en répondant au mieux au budget et aux attentes exprimées.
Dans une petite ou moyenne structure, on rencontre souvent des chefs de projet seuls en charge de leurs projets. Le cas échéant, comme il se doit d’être polyvalent pour pouvoir maîtriser toutes les étapes, le chef de projet est amené à faire de la conception fonctionnelle, de l’élicitation et des tests métiers. En bref, à pratiquer la business analyse « fonctionnelle ».
La maintenance évolutive et corrective, le mode « projet RUN »
Après le GO LIVE du projet, ou la livraison d’un « product increment », le rôle de chef de projet est de réaliser l’intégration logicielle chez le client final, que celui-ci soit un pôle métier de la même organisation ou un client externe. Le chef de projet informatique, en mode run, est également en charge de la maintenance évolutive et corrective du système.
En d’autres termes, il a la charge des activités suivantes :
- Mise en place et intégration des installations ou du logiciel au sein de l’entreprise cliente.
- Contrôle qualité, afin de mesurer si le produit final répond aux exigences techniques du cahier des charges.
- Actions correctrices au cas où des dysfonctionnements sont notés.
- Evolution et maintenance des applications
Les compétences requises du chef de projet IT
Tout d’abord, le CP informatique doit connaître la « technique ». Il doit être familier avec la technologie informatique.
Mais pas seulement.
Il doit en effet connaître le métier de l’entreprise cliente (sa propre organisation ou le client final s’il est prestataire), et se tenir informé des évolutions juridiques et réglementaires de son secteur.
Outre la connaissance sectorielle, comme le CPI entretient un lien direct avec le client, il doit être à son écoute et doit être capable de traduire plus aisément et rapidement ses besoins en prenant soin de se renseigner sur les domaines d’intervention de ce dernier.
Cette compétence est donc là aussi l’une des raisons qui le font parfois confondre avec un Business Analyst.
Rôle et responsabilités du Business Analyst en Systèmes d’Information.
La Business Analyse est la discipline qui permet aux entreprises de faire face à une nécessité ou un besoin de changement, grâce à l’analyse, la recommandation et la description de la meilleure solution possible.
Ses praticiens sont appelés des Business Analysts, mais pas seulement … En effet, on retrouve de nombreux professionnels sous d’autres libellés, comme assistant à la maîtrise d’ouvrage (AMOA), expert/consultant fonctionnel, technico-fonctionnel, Product Owner, responsable de procédures, responsable recette et bien d’autres (comme le fameux « consultant » qui veut tout et rien dire à la fois).
80% des Business Analysts interviennent dans le cadre de projets de Systèmes d’information, tandis que les 20% restants travaillent sur des projets de gouvernance ou purement « métier » (non IT).
Un Business Analyst n’a donc pas besoin de « data » dans le sens de la donnée numérique pour travailler. Sa matière première est l’information sous toutes ses formes, non exprimée, cachée, et bien sûr exprimée et numérique.
Un Business Analyst va passer du temps à recueillir la vision du Top Management, les besoins métiers opérationnels et stratégiques, les contraintes internes et externes. Puis, muni de cette compréhension, il va réfléchir à plusieurs solutions permettant à l’Organisation cliente de faire face à un changement voulu ou subi. Souvent, ce changement impliquera la mise en place ou la modification d’un système informatique. Il sera donc appelé à décrire précisément comment le système cible devra se comporter et quelles données il devra utiliser pour apporter la valeur attendue.
Au carrefour des enjeux métiers et stratégiques, des nouvelles technologies et… de la gestion de projet, le Business Analyst en S.I. est donc polyvalent et se doit d’avoir une vision au-dessus de la mêlée pour naviguer dans une vision macroscopique tout en étant capable de descendre dans des conceptions extrêmement détaillées.
Je n’irai pas plus loin dans la description de ce métier, cette discipline, ce rôle (oui, c’est tout cela à la fois), car tout ce site y est précisément dédié. N’hésitez donc pas à écumer les pages, articles, podcasts et nombreuses vidéos que je propose ici.
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Interaction et chevauchement des rôles de chef de projet et de Business Analyst
Bien que le Business Analyst et le Chef de projet aient des rôles distincts, le poste de chef de projet MOA (Maîtrise d’Ouvrage), qui combine ces deux rôles, est courant dans les offres d’embauche. Dans les petits projets avec des ressources limitées, un professionnel peut endosser les deux rôles, en agissant pour la maîtrise d’ouvrage tout en pilotant l’avancement de la réalisation.
Les compétences requises pour un chef de projet incluent une bonne connaissance des utilisateurs et du secteur du produit, en plus d’être décisif, visionnaire, flexible, un bon leader et collaborateur, organisé. Il doit être un communicateur clair, persuasif, capable d’analyser des données complexes, et être juste et objectif dans la prise de décision.
De son côté, le rôle d’un Business Analyst est davantage concentré sur le recueil et l’analyse des informations dans le sens large du terme : données contextuelles, données numériques, besoins métiers, enjeux stratégiques et tactiques, contraintes externes et internes, facteurs technologiques… Toutes ces données lui servent pour conseiller le plus judicieusement possible l’Organisation cliente et l’aider à mettre en place la meilleure solution possible en fonction de toutes ces données entrantes.
Ses recommandations doivent s’inscrire dans l’optimisation et l’amélioration de la chaîne de valeur de l’Organisation, et son rôle est donc celui d’un véritable pont entre le département informatique et les équipes métiers.
Ainsi, on peut voir pourquoi les rôles de chef de projet et de Business Analyst peuvent être confondus.
Ils partagent des compétences en communication, en analyse de données, et en gestion de projet, et peuvent tous deux influencer la stratégie et la prise de décision au sein d’une entreprise.
Cependant, le Business Analyst se focalise sur la solution métier et fonctionnelle, dans le cadre des enjeux économiques et métiers de l’Organisation cliente, tandis que le chef de projet se concentre sur la coordination et la réalisation des objectifs du projet.
Les interactions entre un Business Analyst et un chef de projet dans un projet typique peuvent être comprises en examinant leurs responsabilités distinctes et complémentaires. Un chef de projet est chargé de l’organisation et du pilotage du projet, y compris la définition du cahier des charges, le suivi de l’avancement, la coordination des différentes parties prenantes, et la gestion de l’équipe de développement. Son rôle est essentiellement axé sur la bonne exécution du projet en termes de délais, de budget, et de qualité de la solution technique livrée.
De son côté, le Business Analyst joue un rôle clé en garantissant que la vision d’ensemble et la valeur ajoutée de la solution ne soient pas perdues. Il se positionne réellement au carrefour du métier, de la technique, et de la gestion de projet. Sa responsabilité est de s’assurer que la solution logicielle apporte de la valeur à la chaîne de processus de l’organisation cliente, ce qui implique d’identifier, définir, et concevoir des solutions en adéquation avec la vision stratégique de l’organisation, ses besoins métier, et la satisfaction des utilisateurs et du client final.
Bien que ces rôles soient théoriquement distincts, la pratique montre qu’il est possible de les combiner, surtout dans le cas de petits projets ou de structures organisationnelles où un professionnel peut assumer plusieurs rôles. Cette combinaison est souvent vue dans le rôle de chef de projet MOA (Maîtrise d’OuvrAge), qui intègre les aspects du Business Analyst et du chef de projet.
Et c’est ainsi que, bien que les rôles de Business Analyst et de chef de projet correspondent à des responsabilités distinctes, leur chevauchement dans certains contextes peut conduire à certains amalgames… que vous ne ferez plus!
