50% des compétences globales d’un Business Analyst sont liées aux « soft skills » – autrement dit, aux compétences relationnelles et comportementales. En identifiant vos forces et vos faiblesses, vous vous donnez toutes les chances pour réussir votre mandat d’analyste d’affaires, et vous épanouir dans ce rôle au carrefour des enjeux économiques, technologiques, méthodologiques et humains.
La première étape, pour être en mesure d’évaluer si vos soft skills correspondent à ce qui est attendu d’un (bon) Business Analyst, est de comprendre lesquelles sont requises pour ce rôle. Il y en a énormément, ainsi que je l’ai déjà évoqué à plusieurs reprises dans ce site ou dans la chaîne YouTube de Best Of Business Analyst.
Les « soft skills » clés requises pour un Business Analyst
En synthèse, voici les 5 compétences relationnelles et comportementales clés les plus citées par les Business Analysts eux-mêmes.
La communication
C’est la faculté à transmettre un message clair, que celui-ci soit à l’intention des utilisateurs finaux, des contributeurs du projet, des managers et dirigeants, ou de toute autre partie prenante. Cette compétence est fondamentale pour un Business Analyst, car elle englobe la capacité à parler, écouter, rédiger, présenter et documenter.
La majeure partie du travail d’un Business Analyst tournant autour de l’information, vous comprenez aisément que la compétence en communication est essentielle pour être un bon professionnel.
Par exemple, lors des réunions avec les clients, un BA doté d’un bon sens de la communication saura les aider à comprendre son cheminement, et à présenter efficacement les idées proposées. Lors de la collaboration avec les équipes informatiques et les pôles métiers, la capacité à s’adapter à son public est importante car les BA servent souvent de pont entre les collaborateurs techniques et non techniques.
Les compétences créatives, analytiques et résolution des problèmes
Ces trois compétences sont souvent fusionnées en une seule “méta compétence”. En effet, à la base de la business analyse, il y a un problème que l’organisation cliente a besoin de résoudre.
Pour y parvenir, un Business Analyst doit faire preuve de compétence analytiques pointues – pour citer quelques-unes des analyses que nous manipulons au quotidien, on parle d’analyse de l’existant, des besoins, des écarts, du benchmark, de l’analyse des risques métiers, de l’analyse de faisabilité, et autre étude d’opportunité. Cette compétence analytique inclue l’analyse des parties prenantes et des facteurs en jeu, et nécessite souvent une bonne dose de créativité pour trouver les meilleures solutions possibles.
Les compétences interpersonnelles
Ces compétences comprennent la capacité à influencer, l’intelligence émotionnelle, le travail d’équipe et le leadership. Elles sont nécessaires pour engager divers contributeurs et intervenants dans le processus de l’analyse d’affaires.
En effet, comme notre rôle est « d’identifier, de concevoir et de mettre en œuvre la meilleure solution possible en réponse à un besoin de changement exprimé par une Organisation » (ce qui est la définition de la Business Analyse), nous échangeons continuellement avec de nombreuses personnes impliquées de près ou de loin dans ce changement.
Or, le changement fait peur – car c’est l’inconnu, et le cerveau reptilien de l’être humain a appris à considérer l’inconnu comme un potentiel danger. Un BA doit donc mettre en œuvre ses compétences interpersonnelles pour rassurer, conseiller, et être ainsi en mesure de recueillir les besoins non exprimés, latents, inconscients, cachés auprès de ses contributeurs. C’est également cette compétence qui sécurise la réussite de la conduite du changement et qui contribue à maximiser la satisfaction utilisateur.
Les compétences intrapersonnelles
Parmi les soft skills clés, j’aime bien citer les compétences intrapersonnelles (tournées vers soi). Cela se réfère à la capacité d’une personne à se comprendre elle-même, à reconnaître ses propres émotions, motivations, croyances et besoins. Pour un Business Analyst, cela signifie avoir une conscience aiguë de ses propres forces, faiblesses et préférences de style de travail.
Cette prise de conscience permet au Business Analyst de gérer efficacement son stress, de rester flexible face aux changements, et de s’adapter aux diverses situations rencontrées dans le cadre de son travail. Et accessoirement, cela lui permet de savoir gérer sa carrière pour être le / la plus épanoui(e) dans sa vie (mon « dada »… à quoi cela sert-il de travailler comme un bourrin en attendant impatiemment les week-ends, les vacances et la retraite ?)
Une bonne compréhension de soi-même aide également à prendre des décisions plus éclairées, à gérer les conflits de manière constructive, et à communiquer de façon plus efficace avec les autres membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes. En outre, cela permet au Business Analyst d’être plus empathique et sensible aux besoins et aux perspectives des autres, ce qui est crucial pour établir des relations de travail solides et pour comprendre les exigences complexes des projets.
Beaucoup de Business Analysts sont d’ailleurs intéressés par le développement personnel. Les compétences intrapersonnelles contribuent à l’efficacité personnelle et professionnelle du Business Analyst, et donc à sa réussite individuelle, mais elles renforcent également considérablement sa capacité à influencer positivement les résultats des projets.
L’empathie
C’est une compétence relationnelle clé pour un Business Analyst. Elle se développe en trois étapes : l’empathie cognitive (comprendre les pensées ou sentiments des autres sans engagement émotionnel), l’empathie émotionnelle (partager les sentiments d’une autre personne), et l’empathie compassionnelle (prendre des mesures pratiques pour réduire le mal-être ou la douleur d’autrui).
Grâce à l’empathie, un bon BA sait identifier les problèmes racines, et ne s’attaque pas aveuglément à la résolution des seuls symptômes de dysfonctionnement visibles. C’est aussi cela qui optimisera la conduite du changement, et augmentera le taux de satisfaction utilisateurs.
Un bémol cependant, car je le rencontre trop fréquemment lors de mes coachings : attention à l’empathie émotionnelle qui conduit certains BA vers la frustration de ne pouvoir davantage aider, à se surinvestir, notamment s’ils n’ont pas été formés – ou que leur employeur / client méconnaît le périmètre de l’analyse d’affaire (qui n’est PAS un rôle fourre-tout ou un pompier). Dans certains cas, trop d’empathie émotionnelle conduit le Business Analyst à l’épuisement professionnel, voire au burn-out. Privilégiez donc l’empathie compassionnelle, et sachez prendre du recul avec vos propres émotions (d’où l’importance de vos compétences intrapersonnelles).
Comment auto-évaluer vos soft skills
Il n’est pas toujours évident de s’auto-évaluer, surtout si on manque de capacité d’introspection.
Pour évaluer et améliorer ces soft skills, si précieuses à la réussite de votre carrière de Business Analyst, vous pouvez utiliser ces méthodes :
Les entretiens annuels
Si vous êtes salarié, et notamment employé auprès d’un « client final », les entretiens individuels permettent de faire le point sur vos compétences techniques mais également comportementales, en évaluant les points forts et les axes d’amélioration. Bien sûr, j’ai conscience que cela n’est pas toujours pertinent, notamment si vous êtes consultant (ou freelance), car seuls les clients et utilisateurs finaux peuvent réellement vous évaluer. Et, entre la théorie et la pratique, il y a un écart parfois insurmontable, mais pourquoi ne pas utiliser ces entretiens annuels pour vous améliorer, au lieu de les craindre ou de ne vous focaliser que sur les « hard skills » ?
Évaluations par les pairs et/ou à 360 degrés
Les évaluations par les pairs permettent de mesurer le niveau de compétence dans un contexte de travail collaboratif, et sont particulièrement utiles pour évaluer les compétences relationnelles. Si vous travaillez avec d’autres Business Analysts, pourquoi ne pas leur demander ce qu’ils pensent de vos soft skills ?
Et si vous n’avez pas de confrères / consœurs sous la main, des membres de l’équipe projet, voire des contributeurs ou le client final peuvent être sollicités. Les évaluations à 360 degrés impliquent une évaluation par les supérieurs, les pairs et les subordonnés. Elles ne sont pas focalisées sur les compétences relationnelles et comportementales, puisqu’elles incluent également les compétences professionnelles techniques, mais elles ont l’avantage d’offrir une vue complète des compétences du collaborateur.
Ce type d’évaluation a évidemment son lot de défis. En effet, il faut réussir à obtenir l’adhésion des personnes sollicitées, savoir gérer les réactions émotionnelles (les siennes et celles des acteurs concernés), l’objectivité, l’analyse des réponses etc… Tout cela peut créer du stress ou des réactions négatives. Il est donc important de clarifier et d’expliquer au préalable les objectifs attendus.
Évaluations basées sur les résultats
Elles se concentrent sur les réalisations concrètes et les objectifs atteints, et sont très efficaces pour les postes orientés vers les résultats. Si vous êtes Business Analyst débutant, il est probable que vos résultats soient plus modestes que ceux d’un BA expérimenté.
Cette méthode commence donc par la définition de vos forces et faiblesses, par un système d’appréciation et d’une période d’évaluation.
Établissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis) : cette caractérisation est utilisée par le BA lors de ses analyses et activités de conception fonctionnelle – alors pourquoi ne pas utiliser cet outil pour vous auto-évaluer 😉 ?
Puis mettez en place un feedback terrain de vos résultats, par exemple en interrogeant vos collègues ou contributeurs. Bien entendu, pour que ce feedback soit constructif, il est important de travailler sur sa capacité d’écoute et la prise en compte du point de vue d’autrui.
Les auto-évaluations
Je termine ces conseils par les auto-évaluations. Comme son nom l’indique, une auto-évaluation permet de réfléchir à ses propres compétences en prenant en compte ses perceptions personnelles.
C’est évidemment très difficile d’être à la fois juge et partie, aussi est-il intéressant d’utiliser des outils pour contourner ses propres biais cognitifs. Il y a des centaines de tests de personnalité en ligne, certains fantaisistes, d’autres très sérieux.
Les outils d’auto-évaluation des soft-skills
Bien sûr, de simples entretiens en face à face peuvent suffire, mais pour dépasser les auto-censures des personnes consultées, et pour faciliter le retraitement et l’analyse des réponses, rien de mieux que l’utilisation d’outils d’évaluation des compétences.
En voici quelques-uns qui sont gratuits et qui peuvent vous y aider (n’hésitez pas à poster en commentaire les outils gratuits qui vous semblent pertinents) :
- EdApp : Une application mobile qui utilise le microlearning pour l’évaluation des compétences.
- Skills Base : Une plateforme intuitive pour l’auto-évaluation des compétences.
- ProProfs : Un LMS basé sur le cloud pour créer des évaluations en ligne.
- Google Forms : Un outil pour créer des sondages, des évaluations ou des quiz.
- Testyourselfie : Un outil en ligne spécialement conçu pour les jeunes en recherche d’emploi.
- Vervoe : Une plateforme offrant des tests d’évaluation des compétences personnalisables.
- Kahoot : Un créateur de quiz en ligne basé sur le jeu.
- SurveyMonkey : Un outil pour créer des sondages, des quiz et des questionnaires.
Vous l’avez compris, les soft skills font largement partie des compétences essentielles à la réussite d’un Business Analyst, car elles influencent la manière dont celui-ci interagit avec les informations, les équipes, et les défis du métier. En les évaluant régulièrement et en les améliorant – finalement, comme vous le faites pour vos compétences professionnelles et techniques – , vous pouvez mieux déterminer puis sécuriser votre adéquation avec ce rôle en constante mutation.
