L’analyse de l’existant

 (temps de lecture moyen : 2 min)

• Les 5 questions à se poser pour réaliser une analyse de l’existant pertinente
• Les livrables de l’analyse de l’existant
• Mon astuce pour rédiger l’analyse de l’existant

C’est la phase du projet pendant laquelle le Business Analyst va auditer les processus et les solutions informatiques existants. Elle est réalisée avant l’initialisation du changement.

Elle permet de préparer l’analyse des besoins de la solution cible et de réaliser l’analyse des écarts.

Les 5 questions à se poser pour réaliser une analyse de l’existant pertinente

Dans quel environnement évolue l’Organisation?

• Existe-t-il un cadre réglementaire ou légal dans lequel l’Organisation doit s’inscrire obligatoirement et si oui, lequel ?
• Existe-t-il un plan stratégique de l’Organisation cliente, soit au niveau projet, soit au niveau supérieur (département, filiale, groupe…) auquel le projet doit se conformer? Si oui, lequel ?
• Y-a-t-il d’autres limitations internes ou externes connues de l’Organisation ? Cela peut concerner de nombreux domaines : droit du travail, compétences professionnelles, procédures à respecter, adaptabilité de l’infrastructure existante etc.

Quelles sont les interactions système-acteurs?

• Quels sont les acteurs impliqués, en tant que réalisateurs, approbateurs, consultés, ou informés ?
• Quelle est la répartition géographique des collaborateurs : sur un même site, dispersés, en interne ou en sous-traitance ?
• Quelle est l’architecture actuelle du système d’information dans le cadre du périmètre du projet?
• Quels sont les interdépendances avec les autres systèmes externes ?

Quels sont les besoins métier?

• Quel est le principal besoin métier couvert, sans lequel l’Organisation cliente ne peut fonctionner ?
• Quels sont les besoins métier secondaires actuellement couverts et qui ont un impact critique sur la performance?
• Quels sont les besoins métier / processus secondaires non critiques actuellement couverts par la solution ?

Quelles sont les fonctionnalités de la solution existante?

• Quelles sont les fonctionnalités principales et secondaires du système d’information ? Quels en sont les acteurs ?
• Quelles sont les performances de la solution actuelle ? Ces mesures doivent à la fois être quantitatives et qualitatives (ressenti subjectif des contributeurs).

Quels sont les dysfonctionnements actuels?

• Quels sont les dysfonctionnements majeurs actuels des processus métiers, de l’organisation du travail et du système informatique?
• Est-ce que ces dysfonctionnements font partie du périmètre du projet ?

Les livrables de l’analyse de l’existant

Le Business Analyst utilise bien entendu toute la palette des techniques et méthodes à sa disposition pour répondre à ces questions.

La restitution de son analyse est formalisée dans un ou plusieurs documents (les livrables) contenant en général les éléments suivants:

• Le contexte et l’environnement interne / externe
• L’objectif en lien avec l’identification des dysfonctionnements principaux
• Les cas d’utilisation « As-Is »
• La description des processus existants
• Les règles métiers principales
• La modélisation du système actuel

Mon astuce pour rédiger l’analyse de l’existant

Il n’y a pas de règle figée dictant le contenu de l’analyse de l’existant. Cependant, ce livrable est un prérequis à l’analyse des besoins, aussi est-il important d’être synthétique et analytique… J’ai trop souvent lu des documents « littéraires », mal agencés, dans lesquels il était compliqué d’identifier les éléments principaux.

Écrivez donc un document structuré autour des catégories de questions identifiées dans cette page. Vous faciliterez ainsi grandement l’analyse des besoins.

Enfin, pour éviter toute ambiguïté et faciliter la lecture, rédigez un glossaire dans un document séparé. N’ayez pas peur de jouer aux académiciens : la mauvaise compréhension partagée d’une expression ou d’un mot (métier ou pas) est source de bien des erreurs dans un projet, et elles peuvent coûter cher.

Soyez précis, clair et non ambigu !