Le cadrage

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Au début du cycle de vie d’un projet, le Client n’a bien souvent qu’une idée très générale de son besoin. Le cadrage est donc la première tâche à effectuer, et il conditionne le bon lancement du projet. En effet, plus le cycle de vie de ce dernier avance, plus il devient coûteux de le remettre sur les rails. Ce coût peut s’exprimer en termes de dérapage dans les délais de livraison comme en termes d’écart plus ou moins important avec les résultats attendus.

Définition du cadrage

Le cadrage consiste donc à :

• déterminer précisément les objectifs du projet : résultats attendus, délai et coût;
• préciser le périmètre du projet : produits, fonctionnalités, technologie, organisation, processus, etc. …
• déterminer les grandes étapes du projet, les dates-clés, les jalons ;
• définir les ressources et moyens nécessaires : hommes, matériel, budget et compétences ;
• présenter l’organisation du projet : équipe projet, rôles, comité de pilotage ;
• définir les principes de communication interne (au sein de l’équipe et avec la direction) et externe (avec les représentants du client, les utilisateurs et tous ceux qui ont besoin de connaître le projet);
• identifier les risques majeurs et les éventuelles dépendances;
• définir les indicateurs qui permettent de mesurer l’avancement du projet et l’accomplissement des objectifs.

Comment faire le cadrage de votre projet

Il n’y a pas de méthodologie universelle pour bien cadrer un projet.

Le Business Analyst se pliera à cet exercice difficile en utilisant sa capacité à prendre du recul et à comprendre de façon globale et synthétique le projet et son contexte. Il utilisera les méthodes de Business Analyse pour obtenir une vue analytique, précise, concrète des éléments clés du projet.

Mon astuce pour bien débuter le cadrage

Je demande tout simplement au Sponsor de convier les interlocuteurs directement intéressés par le projet à une réunion de lancement. Cela peut paraître évident, mais cela n’est pas souvent le cas…

Côté maîtrise d’ouvrage, les intervenants peuvent être des managers, mais également des experts dans l’un des domaines du projet ou encore de collaborateurs ayant une vision macroscopique de la situation.

La maîtrise d’œuvre est également présente : le chef de projet, le commercial chargé de rédiger la proposition commerciale, un expert éventuellement.

Si le Business Analyst est sollicité lors du cadrage, c’est en général parce qu’il est en charge de la gouvernance du projet. Il peut donc également avoir le rôle de Chef de Projet.

Cette réunion a deux objectifs.

• Tout d’abord, celui d’impliquer les parties prenantes dès le lancement du projet. Il est en effet nécessaire de s’assurer de leur disponibilité et de leur motivation.
• D’autre part, celui de collecter très tôt des informations cruciales:
  • les enjeux et objectifs principaux du projet, que le Client clarifie souvent pour lui-même pendant la séance.
  • Les noms des collaborateurs à interviewer lors du cadrage.
  • Enfin, les experts présents identifient en général en séance les risques et les sujets principaux à traiter. Cela permet d’avoir d’ores et déjà une idée de l’organisation et du découpage projet.

Saviez-vous que 71% des projets informatiques sont des échecs? Vous trouvez ce chiffre énorme, bien sûr… Il est pourtant exact, c’est la conclusion d’une étude internationale annuelle publiée par le Standish Group en 2015, et les chiffres n’ont pas vraiment bougé depuis. Un cadrage bien réalisé en début de projet permet de maximiser le taux de réussite, cette étape n’est donc absolument pas optionnelle…

Le cadrage est souvent une étape préalable à la proposition commerciale. Celle-ci pourra être plus précise et dans le cas de prestation forfaitaire, elle limite les erreurs d’estimation de coût.

Le document qui formalise les conclusions du cadrage a plusieurs appellations: document de cadrage, conclusions, vision stratégique ou encore feuille de route (road map).