La Business Intelligence (BI) – également appelée « informatique décisionnelle », s’adresse aux dirigeants, cadres, managers opérationnels, analystes de données, et experts métiers afin de les aider à prendre des décisions plus éclairées et à améliorer les performances de l’Organisation.
De leur côté, les Business Analysts en systèmes d’information interviennent tout au long du cycle de vie d’une solution informatique, à la suite d’un besoin de changement exprimé par une Organisation. Leur objectif est de recueillir puis d’analyser les besoins stratégiques et métiers, afin d’identifier, de concevoir fonctionnellement et de mettre en œuvre la meilleure solution possible, parmi lesquelles on retrouve les outils de Business Intelligence (BI). Mais dans les faits, les BA spécialisés en BI sont souvent cantonnés à un rôle « technico-fonctionnel », sans pouvoir mettre en œuvre le plein potentiel de l’analyse d’affaires.
Avant d’aller plus loin, petit disclaimer : je reçois régulièrement des mails de personnes en reconversion qui confondent Business Analyse (BA) et Business Intelligence (BI). Ce n’est pas du tout la même chose, et je vais donc vous l’expliquer dans la suite de cet article. En revanche, un Business Analyst peut être amené à intervenir dans le cadre de projets décisionnels, et c’est là que les choses se corsent.
Dans cet article, je vous propose donc de comprendre les objectifs, les utilisateurs et les éléments clés des outils de Business Intelligence, afin que vous ne fassiez plus jamais la confusion avec la Business Analyse. Nous verrons ensuite les responsabilités actuelles courantes des BA en BI et pourquoi ils sont malheureusement encore trop souvent cantonnés à un rôle d’exécutant « technico-fonctionnel ». Mais les temps changent. En mieux.
Les objectifs de la Business Intelligence (BI)
Le problème majeur que rencontrent les entreprises de nos jours n’est pas le manque d’information mais au contraire une masse trop importante de données à analyser.
Et quand il y a trop de données, trop d’informations, il est extrêmement compliqué d’en comprendre la photo globale et de prendre des décisions pertinentes. L’objectif de la Business Intelligence est donc de retraiter et d’organiser cette masse considérable de « data », issues de sources multiples et hétérogènes, pour permettre aux utilisateurs métiers et aux managers d’en comprendre le sens, de percevoir les grandes tendances de leur activité, de gagner du temps en les amenant à l’essentiel, et de les accompagner dans leurs prises de décisions stratégiques.
La Business Intelligence permet également de faire rapidement et automatiquement des tâches de collecte et de consolidation de données, auparavant réalisées laborieusement à la main.
La Business Intelligence (BI) est donc composée d’un ensemble de méthodes, de technologies et d’outils utilisés pour collecter, analyser et présenter les innombrables données digitales des entreprises. Elle vise à transformer les données brutes en informations cohérentes, significatives et exploitables, facilitant ainsi la prise de décision stratégique et opérationnelle au sein d’une organisation.
Qui utilise les outils de Business Intelligence (BI)?
Vous l’avez compris, les outils de business intelligence s’adressent à de nombreux professionnels au sein d’une organisation, notamment :
- Les dirigeants et cadres supérieurs : Grâce à des tableaux de bord et à des rapports qui fournissent des indicateurs clés de performance (KPI) et des analyses approfondies, la BI leur permet d’obtenir une vision globale de l’entreprise et de prendre des décisions stratégiques basées sur des données précises.
- Les responsables opérationnels : Grâce à des rapports personnalisés et des tableaux de bord qui mettent en évidence les métriques pertinentes pour leurs domaines de responsabilité, ceux-ci peuvent suivre les performances de leurs équipes et de leurs départements. La BI les aide ainsi à identifier les opportunités d’amélioration et à prendre des décisions opérationnelles étayées.
- Les analystes de données : Grâce aux fonctionnalités avancées d’exploration, de modélisation et d’analyse des données fournies par les outils de BI, ceux-ci peuvent effectuer des requêtes complexes, créer des visualisations personnalisées et utiliser des algorithmes d’apprentissage automatique pour découvrir des tendances et des modèles cachés dans les données.
- Les équipes de vente et de marketing : Les outils de BI fournissent des informations précieuses sur les performances des ventes, les préférences des clients, les tendances du marché et l’efficacité des campagnes marketing. Cela permet aux collaborateurs des départements vente et marketing d’optimiser leurs prises de décisions, d’optimiser leurs investissements et ainsi d’améliorer les résultats.
- Les professionnels des finances et de la comptabilité : c’est l’une des catégories d’utilisateurs les plus friandes des outils de BI. Ceux-ci leur permettent de suivre les indicateurs financiers clés, d’analyser les coûts, les revenus et les marges, et d’élaborer les prévisions financières. Ils peuvent également faciliter la budgétisation, la planification et le reporting financier.
- Les utilisateurs métiers : Les outils de BI mettent à disposition un ensemble de rapports automatisés, de tableaux de bord interactifs et de fonctionnalités d’auto-service pour explorer les données. Ainsi, tout collaborateur peut être intéressé à consulter les données de l’entreprise, présentées sous différentes formes par les outils de Business Intelligence et ce, quel que soit son niveau ou rattachement hiérarchique.
Les 6 principales fonctions de la Business Intelligence
De nombreux éditeurs de solutions décisionnelles se partagent le marché très convoité de la Business Intelligence. On y retrouve tant des acteurs historiques que des « pure players ». Je ne vous donnerai pas de noms ici, car rachats, changements de noms, ou arrivées de challengers sont fréquents et vous trouverez facilement ces informations sur internet.
Notez néanmoins que ces éditeurs se basent tous sur 6 composantes clés, communes à tous les outils de Business Intelligence.
Les voici, listées selon leur place dans le processus de la business Intelligence :
- Extraction, transformation et chargement (ETL) : il s’agit du processus d’extraction de données à partir de différentes sources, de leur transformation en un format cohérent et de leur chargement dans un entrepôt de données.
- Entrepôt de données : le « Data Warehouse » est une base de données centralisée qui stocke les données collectées à partir de diverses sources, facilitant ainsi l’accès et l’analyse.
- Modélisation des données : cette étape du processus de BI consiste en la création de modèles et de structures permettant d’organiser et de représenter les données de manière significative. On parle ici « schémas en étoile », « schémas en flocon » et autres modèles multidimensionnels.
- Analyse et rapports : les utilisateurs peuvent, par l’utilisation d’outils et de techniques d’analyse d’exploration des données, découvrir des tendances, des modèles et des relations, et générer des rapports et des tableaux de bord pour faciliter la compréhension des informations métiers.
- Exploration de données : cette fonction permet de découvrir des modèles cachés, des corrélations et des informations précieuses à partir des ensembles de données.
- Tableaux de bord et visualisations : une autre force et l’un des objectifs ultimes du décisionnel est la présentation visuelle des données sous forme de graphiques, de tableaux et de diagrammes, facilitant ainsi la compréhension et l’interprétation des informations.
C’est grâce à cette architecture et à la combinaison des 6 fonctions clés que la Business Intelligence aide les managers et les professionnels métiers à prendre des décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles en se basant sur des données fiables, cohérentes et pertinentes.
Le Business Analyst dans les projets de Business Intelligence
Rappel (ou pas)
La Business Analyse est une discipline qui consiste à recommander puis définir précisément la meilleure solution possible en tenant compte des contraintes économiques, métiers, technologiques et du cadre méthodologique de la gestion de projet utilisée.
Le déclencheur est l’expression d’un besoin par une Organisation en réponse à une nécessité d’adaptation à un changement, et la finalité est la satisfaction des utilisateurs et du client final.
Les praticiens en Business Analyse peuvent donc tout-à-fait être amenés à travailler dans le cadre de la mise en place et la maintenance de solutions décisionnelles.
Longtemps, leur rôle est resté méconnu car l’effort des entreprises (clients comme éditeurs et prestataires ESN) était mis essentiellement sur l’implémentation technique et technologique. Mais les temps changent et de plus en plus d’entreprises se plaignent que les projets de BI – très coûteux – ne tiennent pas assez compte de leurs processus métiers et surtout, de leurs enjeux économiques.
Or, si les outils décisionnels répondent effectivement à une majorité des besoins métiers, ils ne peuvent pas prendre en compte l’ensemble des contraintes internes et externes de tous les acteurs économiques.
Se contenter de paramétrer un outil décisionnel à l’architecture et aux données informatiques de l’entreprise n’est donc pas viable. Or c’est en synthèse ce qui était demandé jusqu’à présent aux Business Analysts spécialisés en Business Intelligence – et ça l’est encore très majoritairement.
Cantonnés à un rôle de “consultants / concepteurs technico-fonctionnels”, les BA procèdent donc à un (trop) rapide recueil des besoins, puis décrivent dans des spécifications technico-fonctionnelles le niveau de paramétrage de l’outil décisionnel cible. Côté rapports et tableaux de bord, leur responsabilité consiste souvent à reproduire dans les outils de BI des rapports utilisateurs déjà existants dans Excel et Access. Enfin, ces « Business Analysts » (technico-fonctionnels) préparent et exécutent les tests fonctionnels, non-fonctionnels et d’intégration, aident leur client à la recette, et forment les utilisateurs finaux dans le contexte d’une démarche de conduite du changement.
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On est bien loin du rôle de conseiller avisé, prôné par l’International Institute of Business Analysis (IIBA™)… et bien plus proche de celui d’un exécutant chargé de produire des livrables définis par la gestion de projet (approche du PMI®).
Heureusement, de plus en plus d’entreprises – ESN comme clients finaux – expérimentent une nouvelle organisation des rôles et responsabilités qui remet enfin le Business Analyst à sa juste place.
En d’autres termes, il revient à son positionnement de chaînon manquant entre le Client (ses besoins, processus, contraintes interne et externes), la technologie (la Business Intelligence) et la gestion de projet, et est sollicité pour recommander la meilleure solution possible en fonction des nombreuses contraintes économiques de l’Organisation.
Je conclus cet article sur les défis rencontrés par les Business Analysts dans la gestion de projets BI. En effet, pour tirer tous les bénéfices de l’analyse d’affaire dans ces projets traditionnels, il est nécessaire de faire monter en compétence et de former ces chaînons « manquants » tant aux enjeux économiques et métiers du client final, qu’à l’outil décisionnel choisi.
Celui-ci agit en effet à la fois comme un fil conducteur (puisque les éditeurs ont déjà réalisé des analyses de besoins métiers avant de développer leur logiciel) mais également comme un facteur contraignant à respecter.
👉 Vous êtes Business Analyst ou chef de projet spécialisé en Business Intelligence ? Vous faites partie des clients finaux ? Vos commentaires sont les bienvenus pour partager points de vue éclairants et retours d’expériences.
