Le retour d’expérience

Le retour d'expérience

(temps de lecture moyen : 2 m 15 s)

Première étape : définissez vos objectifs de Retex dès le début du projet
Deuxième étape : vérifiez que les critères de mise en œuvre du Retex sont réunis
Troisième étape : organiser les étapes pratiques du RetEx
Quatrième étape : valorisez le retour d’expérience

Le retour d’expérience (Retex) est une démarche d’analyse a posteriori de la gestion d’un projet ou d’un évènement.

Son objectif est d’en tirer les enseignements positifs et négatifs issus de :

  • L’analyse des aspects métier, technique, humain, organisationnel et financier ;
  • La capitalisation des expériences individuelles et collectives ;

Notez qu’il ne s’agit donc pas de l’utiliser pour sanctionner mais pour apprendre et progresser.

Le retour d’expérience permet ainsi:

  • d’identifier les axes d’amélioration et les mesures positives à réutiliser dans des projets futurs.
  • d’avoir une base financière de référence pour estimer les coûts prévisionnels de projets au périmètre similaire.
  • de promouvoir des procédures ou bonnes pratiques réutilisables.

La plupart du temps, le retour d’expérience n’est pas planifié en tant qu’étape du projet, et fait uniquement suite à un besoin ou une demande externe (hiérarchie, pairs pour préparer une offre commerciale etc).

Or, un « bon » Retex se prépare. Dans le cas contraire, vous risquez d’être confronté à une carence d’informations pertinentes.

Première étape : définissez vos objectifs de Retex dès le début du projet

Voici quelques idées d’objectifs principaux:

  • Partager une vision globale de la Business Analysis sur un type de projet donné et renforcer le lien entre les parties prenantes ;
  • Repérer les points positifs et les capitaliser ;
  • Identifier les points négatifs et proposer les axes d’amélioration ;
  • Reconnaître le travail de chacun et faciliter la résilience ;

Deuxième étape : vérifiez que les critères de mise en œuvre du Retex sont réunis

En effet, il ne s’agit pas d’appliquer une méthodologie de manière uniforme et systématique. Celle-ci doit tenir compte des objectifs opérationnels liés aux évènements sources.

L’évènement source d’un Retex peut être :

  • Une situation de crise,
  • Une situation nouvelle,
  • Une situation porteuse de risques,
  • Des situations itératives ou similaires,
  • Un évènement porteur d’enseignements.

Selon le type d’évènement source, le Business Analyst pourra préconiser de réaliser un retour d’expérience de manière systématique ou en fonction du rapport coût / bénéfice.

En effet, le coût d’un Retex en termes de temps passé, de moyens financiers, et de résultat négatif possible (risque ou crainte de sanction) doit être comparé aux bénéfices retirés.

Si les critères d’évaluation sont favorables, la mise en œuvre est idéalement validée par un échelon hiérarchique non impliqué par la gestion de l’évènement source. Cela permet une analyse neutre.

Troisième étape : organiser les étapes pratiques du RetEx

En pratique, il s’agit :

  • D’identifier un pilote. Celui-ci est chargé de collecter les informations, de les analyser, d’animer les réunions de partage, puis de restituer le Retex aux parties prenantes concernées.
  • De définir un périmètre : quels acteurs sont concernés, quelle sera la période de temps consacrée au Retex, et éventuellement les zones géographiques concernées
  • De définir un calendrier de réalisation
  • De prévoir la méthode de collecte d’information, de tri et d’analyse
  • De préparer la réunion de partage : bien que celle-ci ne soit pas systématique, elle est très importante pour s’assurer de la compréhension mutuelle du Retex et des améliorations éventuelles à apporter aux prochains projets. C’est un moment privilégié pour l’échange, le dialogue et l’appropriation collective.

Quatrième étape : valorisez le retour d’expérience

Il s’agit ici de :

  • restituer sous forme documentaire les conclusions du Retex,
  • mettre en œuvre les décisions d’amélioration et instituer un suivi de cette mise en œuvre
  • faire connaître le Retex à l’extérieur : en d’autres termes, le transmettre aux services et acteurs externes au projet mais qui pourraient bénéficier de l’analyse pour gérer des situations similaires.

Vous avez à présent toutes les bases nécessaires pour planifier et effectuer un bon retour d’expérience!

 

 

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