Combien de fois avez-vous eu besoin de comprendre les processus de votre organisation sans savoir par où commencer ? A moins que vous ne vous soyez noyé dans les détails d’un processus laborieusement décrit par votre interlocuteur métier…
Le diagramme de flux est un outil incroyablement efficace et pertinent dans ces situations, car il permet de comprendre un processus d’un seul coup d’œil. En quelques mots et à l’aide de symboles simples, il montre clairement ce qui se passe à chaque étape ainsi que la manière dont cela affecte les étapes, décisions et actions suivantes.
>> Lire aussi: Vous avez dit « Business Analyst »?
Qu’est-ce qu’un diagramme de flux (flow chart) ?
Les diagrammes de flux montrent l’enchaînement des étapes d’un processus. C’est l’ingénieur américain Frank Gilbreth qui est considéré comme leur « père spirituel », ayant le premier documenté le concept de “diagramme de processus” auprès de l’American Society of Mechanical Engineers en 1921.
Les diagrammes de flux se composent généralement de quatre symboles principaux, reliés par des flèches qui indiquent la direction du flux :
- Les rectangles aux coins arrondis, indiquant le début ou la fin d’un processus.
- Les rectangles, qui désignent des instructions ou des actions.
- Les losanges, servant à exprimer une décision ou un choix à effectuer dans le processus.
- Et enfin, les parallélogrammes, qui montrent les entrées et les sorties, quelle que soit leur nature (documents, données dématérialisées, produits, services, personnes…)
Conseil
Vous pouvez utiliser de nombreux autres symboles dans un diagramme de flux. Cependant, n’oubliez pas que ceux-ci sont utilisés à des fins de communication. Veillez donc à ce que les choses restent simples et explicites – notamment en n’omettant pas une légende pour expliquer les symboles.
Enfin, il est intéressant de noter que le concept des diagrammes de flux a, depuis sa formalisation par Franck Gilbreth, été adapté dans de nombreuses méthodologies et notations plus récentes, comme les « célèbres » UML et BPMN.
>> Lire aussi : Assurer la transformation numérique en modélisant les processus métiers
A quel moment peut-on utiliser un diagramme de flux (flow chart)?
Les Organisations utilisent en général cet outil de modélisation pour :
- Définir un processus,
- Normaliser la chaîne de valeur,
- Faire connaître un processus d’entreprise auprès des collaborateurs internes et des parties prenantes externes,
- Identifier les goulots d’étranglement et les gaspillages d’un processus,
- Résoudre un problème,
- Améliorer un processus existant.
L’intérêt d’utiliser un processus ne se limite pas à la description de la chaîne de valeur économique d’une Organisation.
Dans le cadre d’un projet informatique, par exemple, les développeurs peuvent aussi s’en servir pour identifier l’articulation entre les parties automatisées et manuelles d’un processus technique. Si vous débutez un nouveau travail ou une nouvelle activité dans une entreprise, le diagramme de flux peut aussi vous aider à exécuter les différentes tâches dans le bon ordre.
Un constructeur industriel peut l’utiliser pour définir et mettre en œuvre son contrôle qualité.
Ou encore, le département des ressources humaines peut, grâce à la combinaison d’un organigramme et d’un diagramme de flux, aider les collaborateurs à savoir qui contacter en cas de problème survenant à certaines étapes du processus métier.
Pourquoi utiliser des diagrammes de flux ?
La simplicité de cet outil de modélisation permet de communiquer et de documenter un processus de manière rapide et claire, de sorte que celui-ci a plus de chances d’être compris et appliqué correctement et de manière cohérente.
Le diagramme de flux peut également vous aider à estimer la durée totale d’un processus, puisque sa décomposition en étapes facilite la mesure unitaire de chacune des tâches.
Enfin vous aurez beaucoup plus de facilité à identifier les parties prenantes à impliquer et à savoir à quel stade du processus elles interviennent.
>> Lire aussi: 3 étapes clés pour écrire une (bonne) procédure
Un diagramme de flux peut être réalisé à n’importe quel niveau de granularité d’un processus. Vous pouvez le construire de manière à voir la photo globale de bout en bout, mais également décider de zoomer à l’intérieur d’une étape précise. Cette vue rapprochée pourra elle aussi être décrite sous forme d’un ou plusieurs diagrammes de flux, en fonction des objectifs à atteindre.
Conseil
Si votre processus, votre projet, implique plusieurs personnes ou équipes, vous pouvez ajouter des « couloirs » ou « lignes d’eau » (swimlane). Ces partitions aident à montrer les interactions en cours de processus ayant lieu entre les personnes et les équipes.
4 étapes pour créer un diagramme de flux
La conception d’un diagramme de flux comporte 4 étapes principales :
Étape 1 : Identifier les tâches
Listez toutes les tâches d’un processus dans l’ordre chronologique où elles sont exécutées.
Étape 2 : Organiser et documenter les tâches
Commencez ensuite votre diagramme de flux en traçant un rectangle aux bords arrondis et en l’intitulant “Début”.
Ensuite, poursuivez et parcourez l’ensemble de votre processus en indiquant les actions et les décisions dans l’ordre où elles se produisent. Reliez-les par des flèches pour illustrer le déroulement séquentiel du processus.
A chaque fois qu’une prise de décision ou un choix doit être effectué, tracez des flèches en partant du losange vers chaque solution ou choix possible. Sur chaque flèche, écrivez, en un ou deux mots, la décision prise (par exemple, oui ou non).
N’oubliez pas d’indiquer la fin du processus en utilisant un rectangle arrondi intitulé “Terminer” (ou tout autre libellé d’activité clôturant le processus).
Étape 3 : Vérifier le processus décrit
Lorsque vous avez terminé votre diagramme, parcourez-le virtuellement ou mieux, physiquement, pour vous assurer que vous n’avez rien oublié et que la séquence est correcte.
Faites-le valider par les personnes directement impliquées par le processus.
>> Lire aussi: 5 étapes pour préparer les tests d’acceptance (la recette client en pratique)
Étape 4 : optimiser le diagramme de flux
On l’a dit en introduction : visualiser les étapes d’un processus peut servir à améliorer et optimiser la chaîne de valeur existante.
Certaines des étapes décrites sont-elles redondantes, inutiles ou trop compliquées ? Quels sont les principaux goulots d’étranglement ?
Y a-t-il des étapes manquantes, aussi petites ou apparemment insignifiantes soient-elles, que vous devriez ajouter ? Avez-vous attribué les tâches et les prises de décisions aux bonnes personnes ou les avez-vous automatisées là où c’est le plus approprié ?
La réponse à ces questions (liste non exhaustive) vous aidera à modifier votre diagramme de flux et à proposer des pistes d’amélioration aux cadres dirigeants.
>> Lire aussi: Comprendre l’amélioration continue avec la roue de Deming (PDCA)
Conseil
Lors de cette étape d’amélioration des processus, il est probable que cela conduise à modifier des méthodes de travail éprouvées de longue date par les collaborateurs de l’équipe. Ce tutoriel est donc uniquement une base de travail pour optimiser la chaîne de valeur, mais il est bien évident que cela ne se fait pas aussi rapidement. Prenez le temps de vérifier la pertinence de vos idées, d’obtenir le soutien et l’approbation de ceux qui les appliqueront et ne vous attendez pas à changer les habitudes des gens du jour au lendemain par la seule magie d’un diagramme de flux.
Quels outils pour dessiner un diagramme de flux ?
On commence souvent par dessiner à la main son diagramme de flux, souvent lors d’ateliers de travail ou pendant l’interview des contributeurs.
Cependant, gommer ou refaire les formes à chaque nouvelle information ou compréhension peut être rapidement pénible et chronophage. De nombreuses applications gratuites et payantes existent sur le marché, elles sont définitivement bien plus pratique pour créer, enregistrer, modifier et partager vos œuvres d’art 😉.
Parmi les plus connues et celles que j’ai personnellement utilisées, il y a notamment diagrams.net (ex-draw.io), gliffy™, Lucidchart, SmartDraw™ ou encore Visio®.
Conseil
Les diagrammes de flux peuvent rapidement devenir complexes, et impossible à faire tenir dans une seule feuille A4 ou A3. Les applications logicielles sont dans ce cas très pratiques, car la plupart d’entre elles permettent d’utiliser des “connecteurs” (représentés par des cercles numérotés) pour relier le flux lors du passage d’une page à l’autre. Le lecteur peut ainsi suivre les numéros correspondants pour retracer le déroulement du processus.
Points clés à retenir
Les diagrammes de flux sont un outil de modélisation simple et pratique pour décrire visuellement n’importe quel type de processus. L’usage est également multiple, il permet en particulier de communiquer et d’expliquer une chaîne de valeur à d’autres personnes. Vous pouvez également utiliser les diagrammes de flux pour définir et analyser un processus dans n’importe quel niveau de granularité souhaité, puis le standardiser ou encore l’améliorer.
Pour dessiner un diagramme de flux, commencez par identifier les tâches et les décisions prises au cours d’un processus, et notez-les dans l’ordre où elles surviennent.
Ensuite, organisez ces étapes en utilisant la syntaxe, les symboles et le format spécifiques au diagramme de flux.
Vérifiez-le et faites-le valider par les personnes qui l’appliquent sur le terrain, afin de vous assurer qu’il représente réellement le processus décrit.
Enfin, si votre objectif est l’amélioration ou le réengineering de processus, n’oubliez pas d’obtenir la validation des personnes qui le mettront en œuvre. En effet, votre diagramme de flux optimisé doit représenter fidèlement la manière la plus efficace d’effectuer leur travail.
Cet article vous a plu? Likez, partagez et suivez-moi sur les réseaux sociaux
