Techniques et méthodes

Assurer la transformation numérique en modélisant les processus métiers

L’une des activités centrales de l’analyse métier est la modélisation de processus métiers. En effet, la plupart des collaborateurs impliqués dans des activités opérationnelles travaillent et connaissent une toute petite partie du périmètre global de l’organisation à laquelle ils appartiennent. Et très souvent, ils n’ont pas la vision de leur impact ni de leur rôle précis dans la chaîne de valeur globale.

La modélisation de processus permet d’identifier la valeur ajoutée de chaque activité et de chaque collaborateur grâce à la compréhension et à la visualisation des processus métier en jeu.

Pour un business analyst, la modélisation des processus est donc incontournable pour être en mesure de diagnostiquer la problématique métier, ainsi que de recommander et de décrire la meilleure solution possible en réponse au besoin de changement de l’Organisation.

Modélisation des processus métiers dans le cadre de la transformation numérique

Les deux notations de modélisation les plus connues sont BPMN et UML. Elles sont complémentaires, BPMN mettant l’accent sur les processus métiers quand UML sert surtout à l’analyse et à la conception des systèmes d’information.

Cet article d’Edmund Metera explique pourquoi il est si important que les business analysts disposent de compétences en modélisation des processus métier dans le cadre de projets de transformation digitale.

De nombreuses entreprises se lancent dans la transformation numérique

Elles optimisent leurs coûts d’exploitation, améliorent leurs capacités de production, leur sécurité, leur évolutivité et leur disponibilité en transférant leurs applications existantes vers des infrastructures hébergées sur un cloud privé ou mutualisé. Elles adoptent des bonnes pratiques et gagnent en efficacité opérationnelle en tirant profit des nombreuses applications professionnelles à présent également accessibles sur le cloud. Elles intègrent des technologies telles que la mobilité, l’internet des objets, les data analytics (analyse des données) et le machine learning, le RPA (Robotic Process Automation), la biométrie, etc. Tout cela également disponible … « dans le nuage ». C’est ce que l’on appelle communément la transformation numérique.

 

>>Lire aussi : Comment automatiser vos tâches à faible valeur ajoutée grâce à la RPA

 

Les projets de transformation numérique diffèrent des projets de management des processus et de mise en conformité réglementaire plus classiques. Ils visent la disruption en créant de nouveaux processus et services. Ils ont pour objectif une mise sur le marché rapide grâce à l’utilisation de technologies, systèmes, services et processus déjà existants, plutôt que d’en inventer de nouveaux. Et l’application de leurs nouveaux processus métier est facilitée et rendue possible grâce à des systèmes et des services qui sont hébergés en dehors de leurs propres infrastructures – sur le cloud.

 

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L’art de la disruption

Les projets de transformation numérique cherchent généralement à réaliser des améliorations opérationnelles par « bonds » plutôt que par étapes. Ils atteignent des objectifs d’efficacité et de normalisation en utilisant pour leur propre compte les processus métier des meilleurs systèmes et services, déjà éprouvés par d’autres. Par exemple, l’adoption d’un système de gestion des ressources humaines hébergé sur le cloud entraînera une disruption en raison de l’abandon des processus métier jusque-là utilisés par l’organisation, laquelle décide d’utiliser et de normaliser à la place les processus jugés plus efficaces de la solution cloud.

Suivre le rythme

De nombreux projets de transformation numérique ont des délais de déploiement très serrés, que ce soit pour suivre le rythme effréné de leurs concurrents ou pour gagner des parts de marché. Or il est non seulement possible mais également facile de souscrire des abonnements et de déployer relativement rapidement des services logiciels déjà commercialisés, éprouvés par de nombreux clients, et hébergés sur le cloud. Le temps et l’effort consacrés au déploiement d’applications professionnelles sont ainsi réduits. L’effort dans cette transition portera de facto surtout sur la personnalisation, l’intégration, et le test de ces logiciels déjà intégrés, ainsi que sur la conduite du changement au sein de l’organisation.

La technologie

Les technologies telles que les machines virtuelles, les SaaS (Software as a service),les appareils mobiles, l’internet des objets (IoT), la biométrie, le machine learning et l’internet lui-même font toutes partie du paysage de la transformation numérique. Les serveurs virtuels du cloud sont très évolutifs et rentables. La gamme de systèmes et de services déjà éprouvés et présents sur le cloud, disponibles sur abonnement, ne cesse de s’élargir. Ceux-ci collaborent entre eux comme un vrai réseau de services, qui se déclenchent en fonction d’événements paramétrés et qui produisent instantanément des résultats.

Quels sont les risques?

Comme pour n’importe quel projet de système d’information, les projets de transformation numérique s’accompagnent de risques liés à la livraison et à la gestion opérationnelle. Les risques en lien avec les fournisseurs, ceux liés aux personnes, à la gestion du changement et à la défaillance des processus opérationnels sont néanmoins souvent accrus.

Les projets de transformation numérique font le plus souvent appel à des consultants externes ou appartenant au fournisseur du service ou de la solution « cloud », lesquels échappent tout naturellement au contrôle direct de l’organisation ayant lancé le projet de transformation.

Autres risques : les collaborateurs qui assureront la maintenance technique peuvent ne pas avoir les connaissances suffisantes pour la prendre en charge avec efficacité. De plus, les collaborateurs impactés par la mise en place du projet de transformation digitale peuvent être insuffisamment préparés et éprouver du mal à assurer leurs tâches opérationnelles quotidiennes, une fois la transformation numérique effectuée.

Celle-ci peut alors accroître le risque de ne pas obtenir les avantages opérationnels escomptés en raison de processus métiers mal conçus ou mal exécutés.


C’est la raison pour laquelle tout projet de transformation numérique peut nécessiter de faire appel à un business analyst pour dessiner les modèles conceptuels ou logiques des processus métiers (note de bestofbusinessanalyst.fr : se reporter à la notation BPMN pour la définition de modèles conceptuels / logiques / physiques).

Ces modèles seront ensuite utilisés pour les mêmes raisons que les modèles de processus dans les projets d’amélioration des processus ou de mise en conformité réglementaire : communiquer avec les parties prenantes sur les impacts que la transformation numérique aura sur leurs processus métier, qu’ils soient internes à l’organisation ou externes (fournisseurs, clients…).

Et alors ?

Selon l’IIBA®, la modélisation des processus est l’une des compétences clé des business analysts. Bien que la plupart d’entre eux soient de bons communicants et qu’ils aient une connaissance approfondie des activités de leur entreprise, ils n’ont souvent qu’un degré de compétence restreint et non reproductible en matière de modélisation des processus métiers. Ils ne dessinent que très rarement des modèles de processus. La plupart réutilisent les techniques de modélisation des processus appliquées lors de précédents projets d’amélioration des processus, de mise en conformité réglementaire ou de systèmes d’information. Dans ces cas-là, ils savent repérer et décrire les processus métier comme des procédures séquentielles de tâches, mais il est généralement nécessaire de les optimiser.

 

>> Lire aussi : Quelles certifications pour devenir Business Analyst ?

 

Un business analyst devrait vraiment savoir éliciter, comprendre, modéliser et communiquer avec confiance et efficacité sur la manière dont un processus ou une activité métier est ou sera impacté par un projet de transformation numérique.

 

>> Voir aussi les vidéos: Les techniques d’élicitation part 1 et part 2

 

Il devrait être capable de d’analyser et de comprendre comment un processus métier peut être répliqué ou modifié dans le cas d’une implémentation technique au sein d’une « infrastructure cloud » avec son réseau de services collaboratifs déclenchés par des événements externes.

 

Texte traduit par bestofbusinessanalyst.fr, tiré de l’article original d’Edmund Metera intitulé « 5 Business Process Modeling Tips for digital Transformation »

Ed firmly believes that the keys to delivering successful projects are not only founded upon expert project management and business analysis competencies but on recognizing, tailoring and applying the best-suited methodologies and techniques to suit the unique technologies, constraints and opportunities at hand. That philosophy is loud and clear in Ed's recent book: Universal Process Modeling Procedure: The Practical Guide To High-Quality Business Process Models. Ed has taught and mentored project managers and business analysts in best practices for professional organizations such as PMI, IIBA and CMMI. Ed teaches IIBA-registered business analysis courses and is an advisor to the Northern Alberta Institute of Technology's Corporate and International Training department’s Business Analysis Certificate Program. Ed is also the founder of www.ProcessModelingAdvisor.com

Edmund Metera

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