La plupart d’entre nous sommes intimidés lorsqu’il s’agit de nous exprimer devant un manager ou un dirigeant. Or bien communiquer avec son patron ou une personne considérée comme ayant une autorité hiérarchique sur nous est une réelle compétence à maîtriser, parfois innée, mais souvent à acquérir.
Si la perspective de leur présenter vos recommandations et vos analyses vous plonge dans un état de nervosité indescriptible, j’ai une bonne nouvelle pour vous : Richard Larson, lui-même chef d’entreprise et habitué depuis de nombreuses années à interagir avec des dirigeants, nous donne les clés d’une communication efficace avec des dirigeants.
(Traduit et synthétisé par bestofbusinessanalyst.fr, tiré de l’article original de Richard Larson “A Primer On Working With Executives:Swim With The Sharks Without Getting Eaten Alive”)
Même si ma femme Elizabeth Larson et moi sommes effectivement propriétaires et gérants d’une entreprise, je n’utiliserais pas exactement le terme de “cadre dirigeant” pour nous décrire.
Nous avons tous les deux travaillé avec de nombreux cadres dirigeants, et cela nous a permis de comprendre quelles étaient leurs caractéristiques communes.
Au début de ma carrière, j’avais non seulement peur à la simple idée d’interagir avec ces derniers, mais j’avais aussi du mal à imaginer que je pourrais travailler efficacement avec eux, voire même à les influencer. Je me souviens d’un manager particulièrement intimidant, qui s’appelait Harvey Mild. Cependant il était tout sauf doux (note de bestofbusinessanalyst.fr : jeu de mot avec le nom de famille, « mild » en anglais signifiant « doux »). En fait, il adorait défier les gens et si vous n’y étiez pas suffisamment préparé, il était du genre à vous dévorer tout cru. Bizarrement, je garde un souvenir très respectueux de lui lorsque je repense à cette époque de ma vie.
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A mes débuts, une bonne partie de ma nervosité, lorsque je devais travailler avec des managers comme Harvey, venait du fait que mon manque de confiance en mon propre travail et en mes connaissances me conduisait à me replier sur moi-même. Ce n’est que lorsque j’ai acquis plus d’expérience et que j’ai appris à me recentrer sur l’extérieur lorsque j’ai affaire à des personnes en position d’autorité que j’ai commencé à devenir plus efficace.
J’espère que cet article vous aidera à arrêter de vous focaliser sur vos peurs pour mieux vous concentrer sur votre interlocuteur. Ce changement d’orientation peut changer radicalement votre confiance en vous et votre efficacité. Cela vous aidera à fonctionner davantage comme un conseiller de confiance, ce qui est la meilleure façon que je connaisse pour être efficace avec les dirigeants.
Voici les trois facteurs de réussite pour bien communiquer avec votre patron, et de manière plus large, avec un dirigeant:
- Les cadres dirigeants ont en général quatre styles de communication basiques. Vous devez les connaître pour savoir vous adapter et y répondre du mieux possible.
- Les cadres dirigeants peuvent être influencés par nos recommandations. N’en doutez pas.
- Les cadres dirigeants doivent prendre des décisions. Comprendre leur processus de prise de décision et connaître certaines techniques peuvent nous aider à être plus efficaces.
Ces trois clés de lecture vous aideront à travailler plus efficacement avec les dirigeants en leur apportant des solutions à haute valeur ajoutée.
Dans la suite de cet article, je vous propose de nous attarder sur le premier facteur, à savoir les différents styles de communication des dirigeants.
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Les cadres dirigeants communiquent comme tout-le-monde
Puisque les cadres dirigeants sont des personnes ayant chacun une personnalité qui lui est propre, il est évident qu’ils ne pensent pas tous la même chose, qu’ils n’agissent pas tous de la même façon et qu’ils ne communiquent pas tous d’une manière identique. Bon. Mais alors, comment pouvons-nous utiliser au mieux cette information pour interagir efficacement avec eux ? Eh bien, l’une des façons de faire est de comprendre certains de leurs styles de communication de base, puis d’utiliser cette connaissance afin de communiquer avec eux d’une manière à laquelle il ou elle sera le plus réceptif/ve.
Bien communiquer: l’utilisation des matrices
A votre avis, quels sont les styles de base auxquels vous devriez prêter toute votre attention ?
Il existe de nombreuses méthodes pour dépeindre les personnalités et les profils de communication. L’une d’entre elles, la méthode DISC – Dominant, Influent, Stable et Conforme, utilise une matrice divisée en quatre parties, comme vous pouvez le voir dans le schéma ci-dessous. Ces matrices, quelles que soient les méthodes employées, nous permettent de décrire comment nous autres, êtres humains, pensons, apprenons et communiquons
Vous avez peut-être déjà vu ce genre de diagrammes auparavant, qui sont souvent basés sur des continuums organisés autour de deux axes :
- Suivant notre propension à être davantage axés sur les tâches ou sur les personnes ;
- Et sur celle à être plutôt focalisé sur l’intérieur ou sur l’extérieur.
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Une autre façon de comprendre cette matrice est de réfléchir à la manière dont les gens tirent leur énergie. Nous, les humains, sommes étonnamment prévisibles et cohérents dans notre façon de communiquer, une fois que l’on sait à laquelle de ces catégories on appartient.
Connaître cela peut ainsi nous aider à communiquer plus efficacement avec les cadres dirigeants.
- Cadres dirigeants rouges : directs, orientés vers l’action, rapides à se décider, opiniâtres, agressifs.
- Cadres dirigeants jaunes : aussi directs, mais se souciant davantage des relations humaines et des interactions entre les gens. Ils ont besoin de davantage s’impliquer que les rouges, et ils aiment sociabiliser.
- Cadres dirigeants verts : réfléchis, préférant les activités plus structurées que les jaunes, ont besoin de temps pour examiner la situation. Ils consultent souvent d’autres personnes avant de prendre une décision, ce qui les rend plus lents puisque plus consultatifs.
- Cadres dirigeants bleus : ceux-ci sont moins directs, tout comme les verts, mais contrairement à ces derniers, ils sont davantage axés sur les détails et se concentrent sur les faits et les analyses. Ils ont également besoin de temps pour prendre une décision parce qu’ils ont besoin de s’immerger dans les détails. Ils ont aussi généralement des opinions tranchées entre ce qui est vrai et ce qui est faux.
Et vous-même, vous reconnaissez-vous complètement dans l’un de ces quadrants ou plutôt à mi-parcours entre deux ? En ce qui me concerne, je me considère comme étant plutôt « violet », c’est-à-dire avec à la fois une énergie rouge et une énergie bleue.
Sachez que, si vous en êtes encore à réfléchir à la couleur qui vous ressemble le plus, il est très probable que vous soyez un vert ou un bleu 😉.
Refléter son interlocuteur: une astuce pour bien communiquer
Une façon concrète d’utiliser ces matrices est celle de l’usage de “l’effet miroir”. Il s’agit, comme son nom d’indique, de “refléter” le style de la personne avec laquelle nous communiquons, afin non seulement de mieux nous identifier à elle, mais également de la mettre à l’aise. Les meilleurs politiciens et vendeurs l’utilisent pour les aider à communiquer rapidement. Ainsi, la prochaine fois, amusez-vous à observer de quelle manière les bons vendeurs utilisent cette technique !
Par exemple, si l’un de ses potentiels clients parle rapidement, vous verrez qu’un bon vendeur parlera également rapidement. Le « mirroring » s’étend également à la posture du corps. Si le manager avec lequel vous parlez se penche en avant, faites de même. Ne vous adossez pas au dossier de votre fauteuil. Je me souviens d’un candidat au poste de commercial que j’ai interviewé il y a plusieurs années. Il est resté penché en arrière pendant toute l’entrevue, alors que je me penchais en avant. Sa posture trop décontractée communiquait l’indifférence – et même un peu de condescendance. Inutile de dire que nous n’avons pas embauché cette personne.
Non seulement l’effet miroir met les personnes en face de vous à l’aise, mais il leur indique que vous avez du respect pour eux, ce qui les aidera aussi à établir un lien de confiance avec vous. Attention, je ne vous incite pas à imiter intégralement les paroles et les gestes de vos interlocuteurs, car évidemment, ce serait insupportable. Ce que je suggère, c’est plutôt d’essayer de faire correspondre le ton et l’emphase, ainsi que le style et la “vitesse” de la personne avec laquelle vous parlez.
Par exemple, si vous avez affaire à un cadre dirigeant ayant un style de communication “jaune”, évitez de l’ennuyer avec des détails (mais assurez-vous de les avoir sous la main s’il vous les demande).
Si vous avez une réunion avec un manager bleu ou rouge, à votre avis, quand est-il recommandé de commencer à « socialiser »? En tant que dirigeant « violet » (bleu/rouge), j’aime échanger de manière informelle, mais je préfère le faire après avoir terminé mes tâches, pour être sûr que le sujet de la réunion soit entièrement couvert.
Gérer votre communication selon la couleur du dirigeant
Rien de mieux qu’un diagramme pour vous aider à mieux gérer votre communication selon les différents styles de communication des cadres dirigeants.
Par exemple, si vous avez affaire à un patron “rouge”, vous préparerez votre présentation en:
- Résumant la situation (mais en gardant sous le coude les détails, à fournir si nécessaire)
- Fournissant des solutions concrètes
- Commençant et terminant à l’heure.
Pour utiliser cette première clé de lecture du comportement des cadres dirigeants, je vous suggère donc :
- De commencer par observer le styles de communication de votre patron,
- Puis de pratiquer l’effet miroir, tant au niveau de la communication verbale que non verbale.
A propos de l’auteur:
Richard Larson, PMP, CBAP, PMI-PBA, Président et fondateur de Watermark Learning, est un entrepreneur cumulant plus de 30 ans d’expérience en Business Analyse et direction de projets. Il a également été formateur et consultant, il a animé et présenté des séminaires dans le monde entier. Il a collaboré aux éditions 1.6 et 3.0 du BABOK ainsi qu’à la 4ème édition du PM Body of Knowledge et du PMI BA Practice Guide.
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