La collecte de l’information

collecte info Business Analysis
(image: © thebalance.com)

(temps de lecture moyen: 2 m 30 s)

Définition de la stratégie de collecte d’information
Préparation de la collecte d’information
Une collecte d’information exhaustive, fiable et validée
La gestion de la base de documentation de Business Analysis

La collecte d’une information exhaustive, fiable et vérifiée est la base du travail de Business Analyst.  On doit donc la considérer comme une étape à part entière, et y consacrer le temps nécessaire.

Une information de qualité est le gage d’une analyse des besoins complète et détaillée. D’autre part, cela permet de mettre en exergue les risques liés à certaines fonctionnalités de la solution cible, dus à un manque de données en amont pour sécuriser les résultats.

Voici les grandes étapes de la collecte d’information :

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Définition de la stratégie de collecte d’information

  • Définition des objectifs de la collecte : quels sujets, collecte initiale, clarification, validation…
  • Identification des sources de l’information : personnes, documents, obligations réglementaires, outils, applications…
  • Définition de la stratégie de collecte : choix des techniques, estimation de la charge, planning, moyens de communication.

Préparation de la collecte d’information

  • Pour les interviews et ateliers de travail en face à face : envoyer les invitations aux contributeurs ainsi que les supports de discussion, en précisant les attentes que l’on a. Réserver les salles de réunion, s’occuper de la logistique / du voyage si la collecte d’information nécessite un déplacement.
  • Mettre en place l’accès aux outils et applications sources.
  • Mettre en place les supports d’échange et de communication des résultats de la collecte d’information.

Une collecte d’information exhaustive, fiable et validée

  • Les face-à-face : il y a plusieurs manières de faire de l’élicitation en face-à-face. Quand on parle de face-à-face, cela ne veut en réalité pas seulement dire que le Business Analyst se trouve physiquement face à son ou ses contributeurs, mais qu’il interagit directement avec lui/eux, en temps réel. On peut être en face-à-face par téléphone, chat, webex etc… Ces sessions de travail doivent se préparer minutieusement pour être efficientes.
    • interviews : face à face avec une seule personne, dans le but d’effectuer un transfert de connaissances de l’interlocuteur vers le Business Analyst.
    • workshops, brainstorming et jeux collaboratifs : sessions de travail avec plusieurs personnes. Le workshop a comme objectif de collecter une information existante provenant de plusieurs sources, ou de valider la compréhension du Business Analyst. Le brainstorming cherche à trouver des solutions à une problématique. Les jeux collaboratifs permettent de mettre en valeur les relations entre acteurs et systèmes.
  • La lecture de la documentation : elle doit produire un résultat. Autrement dit, une prise de notes, un enrichissement de document (glossaire, règles métier, spécifications fonctionnelles détaillées, documents de formation etc), un envoi de mail … Un certain nombre de critères sont à prendre en compte dans la planification de cette activité au sein du projet : en effet, lire n’est pas forcément une tâche planifiable comptabilisée (voir Doit-on planifier la lecture de documentation dans un projet?)
  • Le datamining : l’objectif est de collecter avec un maximum de détails des informations pour décrire un sujet précis, telles les règles métier, ou encore pour préparer des jeux de tests fonctionnels.
  • Les enquêtes et questionnaires : ils aident par exemple à faire un choix parmi plusieurs solutions, pendant la phase d’analyse comparative.

La gestion de la base de documentation de Business Analysis

Il est important de conserver et de structurer les informations collectées.  En effet, elles pourront resservir à toutes les étapes du projet, mais également après, pour la compréhension des choix faits pour l’implémentation de règles ou d’outils.

En effet, cela peut être utile pour le Business Analyst intervenant sur la TMA du projet, après son implémentation. Et également pour des projets ultérieurs, sous forme de retour d’expérience.

Notez que le Business Analyst doit s’astreindre à rédiger les comptes-rendus des face-à-face pour deux raisons.

  • La première est de s’assurer de sa compréhension en faisant valider ces comptes-rendus par les parties prenantes.
  • La seconde est de conserver une trace de l’information collectée « brute », avant qu’elle ne soit transformée par les analyses et restitutions de livrables.

Les documents (guides, procédures, réglementations, comptes-rendus, fichiers audio ou vidéo…) doivent être archivés de manière claire et structurée. Un choix judicieux des noms des dossiers et des documents permet de gagner du temps ultérieurement. Il est donc parfois important de former / d’informer tous les intervenants de la nécessité de suivre cette simple procédure…

2 réflexions au sujet de « La collecte de l’information »

  1. Hello,
    je t’invite à lire les articles et visionner les vidéos suivantes qui te donneront pas mal d’éléments de réponse:
    Vidéos:
    – Comment sécuriser le recueil exhaustif des besoins métier: https://youtu.be/OgrDvG2kbe4
    – JFIE2020 2 replay Présentation IIBA (à partir de 20min30) Le recueil des besoins non exprimés et cachés: https://youtu.be/zsbnCpL6wSc
    – La collecte de l’information : techniques d’élicitation (Part 1) : https://youtu.be/9yzj4hWa4WM
    – La collecte de l’information : techniques d’élicitation (Part 2): https://youtu.be/981YOWdzB6A
    Articles (à rechercher dans la rubrique Articles de ce blog):
    – Réussir une séance de recueil des besoins [7 erreurs à éviter]
    – Comment optimiser une séance de recueil des besoins
    – Améliorer la collaboration grâce à l’utilisation des comportements instinctifs
    – Comment se poser les bonnes questions : le mind mapping
    Effectivement, il est nécessaire d’employer des techniques d’élicitation appropriées au contexte de ton intervention (élicitation : recueil d’une information exhaustive, fiable, vérifiée et consensuelle), et quand c’est du face à face, de préparer soigneusement la séance pour optimiser les résultats attendus (sinon, on peut se retrouver à la fin du workshop avec plein d’informations inutiles, hors périmètre, beaucoup de confusion supplémentaire et évidemment, sans avoir réussi à recueillir les besoins fondamentaux.
    Si tu veux apprendre ton métier, tu peux rejoindre la prochaine masterclass 100% e-learning « Devenir Business Analyst en S.I. : les fondamentaux de A à Z », dont le programme est décrit ici: https://bestofbusinessanalyst.teachable.com/p/devenir-business-analyst-en-systemes-d-information
    Et je vais aussi mettre en ligne une formation spécifique plus courte sur les techniques de recueil des besoins pour celles et ceux qui ont besoin de se focaliser sur ce point précis. Mais en attendant, ce que je t’ai donné comme liens articles / vidéos peut déjà t’aider.
    Bon courage et tiens bon – tu es dans une situation « classique » de BA débutant non formé, ne perd donc pas ta confiance en toi car cela n’est pas lié à toi personnellement. Je trouve très dommage que les employeurs prennent tant à la légère la formation et l’accompagnement de leurs Business Analysts :(.
    Tiens nous au courant !

  2. Quelles sont les questions « standard » que doit poser un BA lors d’un receuil de besoins ? Comme beaucoup, je suis staffée sur une mission de BA et je découvre au fil de l’eau, je ne suis pas sereine du tout au moment d’animer un atelier et je vis mal cette situation car j’ai l’impression qu’il y a quand même des méthodes bien précises pour poser les questions qu’il faut et obtenir les infos nécessaires. Merci à vous !

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