L’analyse des écarts

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• La plus-value apportée par l’analyse des écarts
• Analyse des écarts : l’identification des fonctionnalités nécessaires et suffisantes
• L’évaluation de la capacité au changement de l’Organisation

L’analyse des écarts (gap analysis en anglais, voir la rubrique Terminologie) poursuit 3 objectifs principaux :

• identification des étapes et fonctionnalités manquantes entre l’état actuel d’un système et la cible à atteindre;
• évaluation des risques relatifs aux étapes manquantes;
• identification de plusieurs stratégies de conduite du changement et sélection de la meilleure option.

Or, je vois bien souvent des analystes métier et des chefs de projet se focaliser uniquement sur les caractéristiques manquantes. Ils comparent en effet à tort l’analyse de l’existant avec la définition de la solution cible, en oubliant l’analyse des besoins.

La plus-value apportée par l’analyse des écarts

Tout d’abord, retenez  que la plus-value de l’analyse des écarts est centrée sur :

• La justification de la meilleure approche de conduite du changement ;
• La liste des solutions alternatives de repli éventuelles ;
• La définition des parties de la solution qui doivent impérativement être réalisées pour atteindre les objectifs, vs. celles qui pourront être développées ultérieurement ;
• L’identification de la partie de la solution qui apporte le plus de valeur aux utilisateurs et à l’Organisation.

Ainsi, les éléments qui permettent de construire l’analyse des écarts sont :

• L’analyse de l’existant,
• L’analyse des besoins,
• L’identification des risques,
• Les rôles et responsabilités des différents Acteurs.

Analyse des écarts : l’identification des fonctionnalités nécessaires et suffisantes

Au préalable, grâce à la comparaison entre l’analyse de l’existant et des besoins, le Business Analyst détermine si les fonctionnalités courantes du système sont nécessaires et suffisantes pour atteindre les objectifs de l’Organisation.

• Une fonctionnalité est nécessaire quand elle permet à l’utilisateur de « faire son métier ».
• Elle est suffisante quand elle ne requiert aucune autre opération supplémentaire en dehors du système.

Or, l’analyse de l’existant met parfois en lumière l’existence de fonctionnalités qui ne sont pas nécessaires aux objectifs métier. Normalement, celles-ci ne sont pas détaillées dans l’analyse des besoins, et c’est l’analyse des écarts qui permettra de les écarter de la solution cible. Cependant, si celle-ci a été mal faite, les conclusions seront faussées. En effet, elles seront axées à tort sur la suffisance de la solution cible en regard de la  solution existante.

Ainsi, l’accent ainsi mis sur le système informatique se fait au détriment de la plus-value à apporter à l’utilisateur et à l’Organisation.

L’évaluation de la capacité au changement de l’Organisation

L’analyse des écarts peut porter sur de nombreux sujets, tels que:

• Les processus,
• Les fonctionnalités,
• Les stratégies métier,
• Les structures organisationnelles,
• Les compétences et qualifications ,
• Les accès aux installations,
• Les données,
• Le système d’information,
• L’infrastructure technologique etc…

D’autre part, le Business Analyst doit estimer si l’Organisation a la capacité à faire face au changement ou non. Si la réponse est positive, son analyse des différents scenarios aboutit à la préconisation de la meilleure solution.

Cette recommandation s’appuie notamment sur l’analyse des risques métier et projet, en termes d’objectifs métier, de planning et de valeur ajoutée pour l’utilisateur / l’Organisation.

Enfin, notez que l’établissement de la stratégie de conduite du changement s’appuie largement sur les conclusions de l’analyse des écarts.