En Business Analyse, nous tirons profit des critères SMART pour écrire de « bonnes » user stories, identifier des objectifs métiers à forte valeur ajoutée, ou encore prioriser nos tâches.
Comme c’est le cas de nombreuses techniques et méthodes utilisées en analyse d’affaires, les critères SMART proviennent d’autres horizons. C’est George T. Doran qui a introduit cet acronyme dans un article intitulé “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives”, publié dans la Management Review en 1981. Reprenant divers travaux du milieu du 20ème siècle, George T. Doran a popularisé l’utilisation de critères spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et délimités dans le temps pour aider à la formulation d’objectifs. Depuis lors, cette technique a été utilisée dans de multiples autres contextes, et a évolué pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises.
Que sont exactement les critères SMART et comment peuvent-ils être utilisés en Business Analyse : c’est ce que je vous propose d’explorer dans cet article.
SMART ou SMARTER ?
Selon l’acronyme SMART, un objectif bien formulé doit être :
- Spécifique (EN Specific)
- Mesurable (EN Measurable)
- Atteignable (EN Achievable)
- Pertinent (EN Relevant)
- Limité dans le temps (EN Time bound)
Bien que ces critères soient initialement formulés par Peter Drucker dans sa théorie du management par objectifs, la première utilisation connue de cet acronyme figure dans le numéro de novembre 1981 de la Management Review, sous la plume de George T. Doran. Par la suite, le professeur Robert S. Rubin, de l’Université de Saint Louis, a fait évoluer le concept SMART dans un article pour la Society for Industrial and Organizational Psychology. Selon lui, les critères SMART peuvent avoir des significations différentes, selon les contextes et les personnes qui les utilisent.
Si nous reprenons les lettres de l’acronyme, celles-ci peuvent également vouloir dire d’un objectif qu’il est:
- S : simple, raisonnable, ou significatif
- M : significatif ou encore, motivant
- A : convenu, réalisable
- R : raisonnable, réaliste et doté des ressources adéquates, ou encore axé sur les résultats.
- T : basé sur le temps, limité dans le temps, limité dans le temps/le coût, opportun, ou encore sensible au temps.
Le professeur Rubin mentionne également que la définition de l’acronyme SMART devrait être mise à jour pour intégrer les notions de performance et de feedback.
SMART deviendrait ainsi SMARTER, le E signifiant Evaluated et le R Reviewed.
Les questions sous-jacentes d’un objectif SMART
Voici donc quelques-unes des questions à vous poser pour écrire des objectifs SMART dans la règle de l’art :
- Spécifique (EN Specific) : Que souhaitez-vous réaliser ? Qu’avez-vous précisément prévu de faire ?
- Mesurable (EN Measurable) : Quelles données utiliserez-vous pour savoir si vous avez réellement atteint votre objectif ?
- Atteignable (EN Achievable) : Êtes-vous sûr de pouvoir y parvenir ? Disposez-vous des compétences et des ressources nécessaires ?
- Pertinent (EN Relevant) : L’objectif est-il aligné sur ceux de votre équipe ou de votre organisation ? A quel niveau d’impact se situe le résultat à atteindre ?
- Limité dans le temps (EN Time bound) : Quelle est la date limite pour atteindre l’objectif en question ?
Bonnes pratiques de rédaction d’un objectif SMART
Paul J. Meyer, auteur et fondateur de Success Motivation International, décrit les caractéristiques précises des critères SMART dans son ouvrage intitulé Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond.
S comme Spécifique
Tout d’abord, votre objectif doit être clair et précis, faute de quoi vous ne réussirez pas concentrer tous vos efforts ou vous sentir réellement motivé pour l’atteindre. Lorsque vous rédigez votre objectif, essayez de répondre aux cinq questions “W” (What, Why, Who, Where, Which), ce qui, traduit en français, revient à ceci :
- Que veux-je accomplir ?
- Pourquoi cet objectif est-il important ?
- Qui est concerné ?
- Où se situe-t-il ?
- Quelles sont les ressources ou les limites en jeu ?
Les objectifs SMART s’appliquent à tous niveaux, celui de l’Organisation comme à titre personnel.
Par exemple, imaginez que vous souhaitiez être promu(e) Directeur/trice du département Business Analyse de votre entreprise. Un objectif spécifique pourrait être rédigé ainsi : “Je veux acquérir les compétences et l’expérience nécessaires pour devenir Head Of Business Analyse au sein de mon organisation, afin de pouvoir développer ma carrière et diriger une équipe performante”.
M comme Mesurable
Il est important d’avoir des objectifs mesurables, afin de pouvoir suivre vos progrès et de rester motivé. L’évaluation des progrès accomplis vous aide à rester concentré, à respecter vos délais et à ressentir de l’excitation à chaque pas vous rapprochant de votre objectif.
Pour être mesurable, un objectif doit répondre à des questions telles que :
- Combien – de manière quantitative et / ou qualitative ?
- Comment saurai-je qu’il a été atteint ?
Pour reprendre l’exemple précédent, vous pourriez mesurer l’atteinte de votre objectif d’acquérir les compétences nécessaires pour devenir Head Of Business Analyse en vous assurant d’une part de suivre les formations nécessaires et d’autre part d’acquérir l’expérience requise dans les cinq ans à venir.
R comme Réalisable
Pour réussir, votre objectif doit également être réaliste et réalisable. En d’autres termes, il doit vous permettre de vous dépasser tout en restant atteignable. Pour vous vous fixer un objectif réalisable, vous pouvez notamment commencer par identifier des opportunités non saisies ou des ressources précédemment négligées qui vous aideraient à aller au-delà de vos précédentes limites tout en vous rapprochant de votre objectif.
Un objectif réalisable répond généralement à des questions telles que :
- Comment puis-je atteindre cet objectif ?
- Dans quelle mesure l’objectif est-il réalisable, compte tenu de l’existence d’autres contraintes (facteurs financiers par exemple) ?
Exemple :
Vous serez peut-être amené(e) à vous demander si l’acquisition des compétences requises pour devenir Head Of Business Analyse est réaliste, compte tenu de votre expérience et de vos qualifications actuelles. Par exemple, disposez-vous du temps nécessaire pour suivre la / les formation(s) requise(s) ? Avez-vous ou pouvez-vous acquérir les ressources nécessaires ? Avez-vous les moyens de le faire ?
Conseil
Attention à ne pas fixer des objectifs sur lesquels quelqu’un d’autre que vous a un pouvoir. Par exemple, “Obtenir telle ou telle promotion” dépend également des autres candidats à ce poste et de la décision du recruteur. En revanche, “acquérir l’expérience et la formation dont j’ai besoin pour être pris en considération pour cette promotion” ne dépend que de vous… et c’est donc un objectif réalisable et réaliste.
R comme Relevant (Pertinent)
Ce quatrième critère SMART consiste à s’assurer que votre objectif est réellement important non seulement pour vous, mais qu’il est également aligné sur d’autres objectifs pertinents. Nous avons tous besoin de soutien et d’aide pour atteindre nos objectifs, mais il est important d’en garder le contrôle. Ainsi, un objectif SMART sera en phase avec son bénéficiaire direct, tout en faisant progresser d’autres personnes, entités ou objectifs. Le tout est de garder en tête que vous devez rester responsable de la réalisation de votre propre objectif.
Un objectif pertinent peut, entre autres, répondre positivement aux questions suivantes :
- Est-ce que cet objectif vaut la peine d’être réalisé ?
- Est-ce le bon moment ?
- Cet objectif correspond-il à nos autres efforts/besoins ?
- Suis-je la bonne personne pour atteindre cet objectif ?
- Est-il applicable dans l’environnement socio-économique (ou autre environnement) actuel ?
Pour continuer notre illustration par l’exemple, vous souhaitez peut-être acquérir les compétences nécessaires pour devenir responsable du département Business Analyse de votre organisation, mais est-ce le bon moment pour entreprendre la formation requise ou pour obtenir des qualifications supplémentaires ? Êtes-vous sûr d’être la bonne personne pour ce poste ? Avez-vous pris en compte les objectifs de votre entreprise ? De votre conjoint ou de vos enfants ? En effet, les objectifs professionnels sont intriqués dans les objectifs personnels (même pour les plus carriéristes). Si vous souhaitez fonder ou agrandir votre famille, le fait de suivre une formation sur votre temps libre est-il compatible avec votre disponibilité ?
T comme Time bound (Limité dans le temps)
Chaque objectif doit être accompagné d’une date butoir, afin que l’échéance vous aide à tendre vos efforts et ressources dans le même sens. Le critère SMART « Time bound » permet d’éviter que les tâches quotidiennes ne prennent le pas sur vos objectifs à long terme.
Un objectif limité dans le temps répondra généralement aux questions suivantes :
- Quand ?
- Que puis-je faire dans six mois ?
- Que puis-je faire dans six semaines ?
- Que puis-je faire aujourd’hui ?
Exemple
L’acquisition des compétences nécessaires pour devenir Head Of Business Analysis peut nécessiter une formation ou une expérience supplémentaire, comme nous l’avons mentionné précédemment. Combien de temps vous faudra-t-il pour acquérir ces compétences ? Avez-vous besoin d’une formation complémentaire pour pouvoir passer certains examens ou qualifications ? Il est important de vous donner un calendrier réaliste pour atteindre les objectifs intermédiaires nécessaires à la réalisation de votre objectif final.
L’utilisation des critères SMART en Business Analyse
L’utilisation des critères SMART en Business Analyse est multiple. J’aime mentionner qu’un analyste d’affaire remplit sa boîte à outils de techniques et méthodes provenant d’horizons et disciplines divers. Il a ainsi à sa disposition des moyens efficaces et personnalisés/-ables à chaque contexte.
Les critères SMART font partie de la boîte à outils du Business Analyst. Ils peuvent par exemple permettre de s’assurer que les objectifs définis pour un projet ou une initiative sont clairs, réalisables et bénéfiques pour l’Organisation en général, pour le produit ou le projet en particulier.
Voici comment ces critères peuvent être appliqués à l’analyse d’affaires :
- Spécifique (Specific) : En tant que BA, vous devez vous assurer que les objectifs du projet sont bien définis. Cela implique de travailler avec toutes les parties prenantes concernées pour identifier précisément ce qui doit être accompli, quelles seront les livrables, qui sera responsable de chaque tâche, et comment se définit la réussite dudit projet. Une communication claire et des attentes précises sont essentielles pour éviter les malentendus et aligner tous les efforts sur les objectifs communs.
- Mesurable (Measurable) : Définir des critères permettant de mesurer les progrès et les résultats finaux atteints est crucial. Cette gouvernance inclut la définition et la mise en œuvre d’indicateurs de performance clés (KPI), de jalons spécifiques à atteindre, ou encore de normes de qualité à respecter. Avoir des objectifs mesurables permet de suivre l’évolution et les progrès, d’identifier les domaines nécessitant une amélioration, et, in fine, de savoir quand l’objectif a été atteint.
- Atteignable (Achievable) : Les objectifs doivent être réalistes et réalisables avec les ressources et les compétences disponibles. En tant qu’analyste d’affaires, cela peut, entre autres, passer par une analyse des écarts, afin d’identifier comment passer de l’état actuel à l’état futur souhaité. La mise en œuvre de ce critère peut également signifier s’assurer que les objectifs métier, produit ou projet sont suffisamment ambitieux pour apporter de la valeur ajoutée, sans pour autant être inatteignables car irréalistes.
- Pertinent (Relevant) : Chaque objectif doit être aligné sur les objectifs stratégiques de l’Organisation. Cela signifie comprendre comment chacun d’entre eux s’intègre dans la vision plus large de l’Organisation et s’assurer qu’il y contribue réellement. Un objectif pertinent, en Business Analyse, pourrait par exemple, aider à l’identification et à la priorisation des exigences et des User Stories qui apporteront le plus de valeur au produit, et/ou à l’Organisation.
- Temporellement défini (Time-bound) : Il est essentiel de fixer des échéances pour chaque objectif pour créer un sentiment d’urgence et assurer un suivi efficace des progrès. Cela implique de définir quand les livrables doivent être prêts, les étapes clés atteintes, et les objectifs réalisés. Avoir une feuille de route claire aide également à gérer les attentes des parties prenantes et à assurer que les ressources sont allouées efficacement pour éviter les retards.
En appliquant les critères SMART à la Business Analyse, vous sécurisez ainsi la recommandation et la définition de la meilleure solution possible, en tenant compte des contraintes économiques, technologiques, et de gouvernance.
Vous aidez à créer un cadre structuré qui favorise la clarté, l’alignement organisationnel, et le succès du projet et/ou du produit cible. Ces critères guident l’élaboration des exigences ainsi que la prise de décision, tout en respectant la gestion des ressources au niveau du projet et en vous assurant que les efforts déployés contribuent à des changements positifs et mesurables au sein de l’Organisation.
Et vous, comment appliquez vous les critères SMART à votre pratique de la Business Analyse ? N’hésitez pas à m’en faire part en commentaire !
Références : Rubin, R. (2002), Will the Real SMART Goals Please Stand Up? |Meyer, Paul J. (2003), Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond | Haughey, D. (2014), A Brief History of SMART Goals |Smart Goals Guide (2014), Why Goal Setting Is Important
