Le diagramme de flux de données (DFD) permet de représenter visuellement le flux de données dans un système d’information. C’est un outil incontournable quand on souhaite modéliser les activités, déclencheurs, données entrantes et sortantes ou encore les acteurs intervenant dans les processus logiciels et métier d’un système.
Que vous vouliez mettre en place un logiciel, un système d’information complexe, une nouvelle gouvernance ou commercialiser un nouveau produit, l’un des prérequis indispensables est de connaître la chaîne de valeur existante et/ou future de l’Organisation concernée.
L’utilisation du diagramme de flux de données DFD) en Business Analyse
La Business Analyse aide à recommander, concevoir précisément et mettre en œuvre la solution la plus pertinente en réponse à un besoin de changement exprimé par une Organisation.
En Business Analyse, le diagramme de flux de données (DFD ou EN Data Flow Diagram) nous aide à analyser la performance des systèmes existants, afin de mettre en lumière les zones d’inefficacité et d’efficacité de la chaîne de valeur d’une Organisation. La schématisation est un outil intéressant pour visualiser facilement un processus complexe sans oublier ou se méprendre sur les étapes qui le composent. Le diagramme de flux de données est également un outil indispensable pour concevoir en détail la solution cible, avant sa conception technique et le développement logiciel.
Cartographier et redéfinir des processus et des données est donc notre base de travail, à nous autres Business Analysts !
Dans un processus, vous avez des données entrantes, des activités, des acteurs, et des données sortantes, tout cela organisé et séquencé d’une certaine manière, et savamment orchestré en fonction de décisions prises tout au long de cette chaîne de valeur.
C’est là qu’intervient le Data Flow Diagram (DFD), appelé en français diagramme de flux de données.
Les objectifs d’un diagramme de flux de données
Le Data Flow Diagram identifie, cartographie, et documente la manière dont les données circulent dans un système d’information.
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Le diagramme de flux de données est un outil visuel, qui permet de dire avec des symboles ce qu’on aurait du mal à expliquer avec des phrases. Comme toutes les modélisations graphiques, son objectif est donc d’exprimer simplement, de manière exhaustive et en évitant toute ambiguïté le flux d’information d’un processus ou d’un système. Cela passe donc par une notation composée de symboles comme des rectangles, des cercles ou des flèches. Ce système de symboles montre les chemins par lesquels passent les données entrantes, leurs points de stockage, leurs destinations, et les données sortantes générées.
Vous pouvez réaliser un DFD en le dessinant sur un tableau, sur une feuille de papier, en utilisant des outils bureautiques, ou des logiciels d’éditeurs développés à cette fin.
Non seulement tout-le-monde peut dessiner un diagramme de flux de données, mais ce dernier est également compréhensible par n’importe quelle partie prenante. Manager, technicien, utilisateur métier, développeur… tous peuvent aisément comprendre un diagramme de flux de données.
Le système de notation du diagramme de flux de données
Deux systèmes de notation sont actuellement utilisées, celui de Yourdon et Coad et celui de Gane et Sarson. En gros, la symbologie diffère, mais le raisonnement est identique. Retenez donc que les symboles employés correspondent aux 4 composants du DFD, à savoir :
- Entité externe: un système externe qui envoie ou reçoit des données, et communique avec le système représenté. Les entités sont les sources et les destinations des informations qui entrent dans le système ou en sortent. Il peut s’agir d’un organisme ou une personne extérieur(e), d’un système informatique ou d’un système d’entreprise. On les connaît aussi sous les noms de terminateurs, sources et puits, ou acteurs. On les trace en général sur les bords du diagramme.
- Processus: tout processus qui change les données et produit un résultat. Il peut effectuer des calculs, trier des données selon une logique définie ou diriger le flux de données en fonction de règles métier. Une description courte est utilisée pour qualifier le processus, par exemple « Procéder au paiement ».
- Magasin de données: fichiers ou référentiels qui contiennent des informations destinées à une utilisation ultérieure, comme une table de base de données ou un formulaire d’adhésion. Chaque magasin de données reçoit une étiquette simple, comme « Commandes ».
- Flux de données: trajet emprunté par les données entre les entités externes, les processus et les magasins de données. Il décrit l’interface entre les autres composants et est représenté par des flèches, généralement marquées d’un nom de données court, comme « Détails de facturation ».
Ce qui donne ce genre de schéma :
La question est souvent de savoir à quel niveau de détail on s’arrête. En réalité, tout dépend de l’objectif du diagramme de flux de données, car il peut être schématisé à n’importe quel niveau de granularité. Souvent, on imbrique différents DFD entre eux, pour zoomer ou dézoomer un processus (ce qu’on appelle aussi le drill up et le drill down).
Avantages d’un diagramme de flux de données en analyse d’affaires
- Le DFD aide à identifier les limites du système à l’étude.
- Communication et transparence : le diagramme de flux de données est un outil très utile pour expliquer clairement aux utilisateurs métiers comment les données sont traitées par le système d’information. Il est donc un outil précieux pour améliorer la transparence.
- C’est un outil graphique simple et facile à comprendre par tout-le-monde.
- Le data flow diagram permet de mettre en lumière les inefficacités d’un processus, comme les redondances, gaspillages, activités et domaines à améliorer.
- Le DFD permet de normaliser les processus internes, et ainsi de réduire les coûts et d’augmenter la rentabilité de l’organisation.
- Il aide aussi à identifier les activités et les processus automatisables : beaucoup de tâches sont chronophages, sources d’erreurs humaines et peu valorisantes. De plus en plus d’outils d’automatisation existent et permettent aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à haute valeur ajoutée.
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- Le diagramme de flux de données aide à mesurer la performance d’une chaîne de valeur ou d’un système d’information. En effet, les organisations qui n’ont pas de flux de travail clairs et partagés collectent souvent manuellement des données au niveau de chacun de leurs départements. Cette approche prend beaucoup de temps aux collaborateurs et empêche d’avoir une vue d’ensemble des performances. D’où l’intérêt du data flow diagram, qui permet de visualiser les processus de flux de travail et de données et ainsi, de mettre en place des outils de collecte, d’analyse et de partage des données au sein d’une organisation pour évaluer et améliorer les performances.
J’espère que cet article vous a aidé à mieux comprendre les objectifs et les usages du diagramme de flux de données en business analyse. N’hésitez pas à partager vos expériences en commentaire !
