Comment faire en sorte que vos réunions soient productives

Un Business Analyst ne peut exercer son activité sans passer par la case « réunion ». Que ce soit pour collecter des informations, les vérifier, les analyser, brainstormer sur des solutions cibles, partager ses conclusions, faire le pilotage des activités de l’analyse métier ou autres, un Business Analyst en organise beaucoup, en face à face ou à distance.

Une réunion peut être définie comme efficace si elle conduit à collecter de nombreuses informations.

Elle est dite efficiente si ses résultats apportent des réponses aux problématiques posées.

Laissez-moi vous réexpliquer la différence entre ces deux adjectifs, car c’est le cœur du problème pour définir la réussite des réunions.

Imaginez que vous soyez un commercial. Vous êtes très organisé, et vous arrivez à voir 4 prospects par heure en porte-à-porte. Au bout d’une journée de travail de 8 heures, vous cumulez ainsi 32 visites. Bravo, vous êtes efficace !

Votre collègue, lui, semble se la couler douce. Ou alors il est moins bien organisé que vous, car il ne visite que 5 prospects par jour.

Penchons-nous maintenant sur les résultats de vos ventes respectives. Sur vos 32 prospects journaliers, vous en convertissez 2. Votre taux de succès est donc de 2 sur 32, soit 6,25%.

Votre collègue commercial, de son côté, convertit 3 prospects en clients chaque jour, et son taux de succès grimpe donc à 60% (3 clients sur 5 prospects).

Si vous êtes donc nettement plus efficace que lui, puisque vous visitez 6 fois plus de prospects chaque jour, son efficience est incroyablement plus élevée…

C’est l’efficience qui compte, pas l’efficacité.

A votre avis, qu’est-ce-qui a pu faire la différence entre ces deux commerciaux ? Bien sûr, ce sont des exemples virtuels, et personne n’a la réponse. Mais on peut présumer que le commercial efficient a mieux préparé ses visites, ou alors il sait mieux mener son argumentaire de vente (ses compétences individuelles), à moins qu’il n’ait des prospects plus « faciles » à convertir.

Concentrons-nous sur ce dont nous avons le contrôle. En l’occurrence, sur nos actions personnelles – car nous ne pouvons pas agir sur la personnalité d’autrui et personne ne peut prédire qu’Untel sera plus « facile » qu’Unetelle.

Un Business Analyst doit penser en termes d’efficience. Ce n’est pas parce qu’il programme un nombre élevé de réunions, workshops et autres brainstormings qu’il obtiendra de meilleurs résultats.

Alors, comment faire en sorte de produire des résultats pertinents et exhaustifs à chaque réunion ? Voici quelques une des mes recommandations.

1. Préparez-vous et préparez la réunion

C’est fondamental et évident, mais dans la réalité, je constate que ces principes de base ne sont pas toujours (pas souvent ?) respectés.

Manque de temps, gestion des urgences, problème de compétences…

Les causes ne manquent pas, ni en nombre ni en variété. Et pourtant, une réunion mal préparée menée par un Business Analyst mal préparé conduit sans surprise à des résultats incomplets, faux, voire pas de résultats du tout.

Quelle est la différence entre une réunion préparée et un Business Analyst préparé ?

Dans le premier cas, il s’agit du contenu et de la clarification des objectifs à atteindre, alors que dans le second, il s’agit de s’assurer que le Business Analyst a toute la compétence nécessaire pour mener cette réunion.

1.1. Préparez la réunion

Les questions à vous poser sont :

• Quel est l’objectif principal que je veux atteindre, et quels en sont les objectifs secondaires (s’ils existent)?
• De quoi devons-nous discuter lors de cette réunion (l’ordre du jour) ?
• Qui doit y assister (les contributeurs) ?
• Où se déroulera cette réunion (les modalités logistiques) ?
• Quand cette réunion aura-t-elle lieu ?

Préparer les objectifs et l’ordre du jour

Une fois que vous connaissez votre / vos objectif(s), vous pouvez préparer les étapes qui permettront d’y arriver. C’est ce qu’on appelle l’ordre du jour. Chaque partie de l’ordre du jour a elle-même son objectif. Par exemple, introduire l’objectif général de la réunion. Puis partager des informations afin que tout le monde soit au même niveau de compréhension. Puis recueillir des besoins / les informations des contributeurs. Puis vérifier avec eux votre niveau de compréhension. Enfin, organiser les étapes suivantes et les actions à mener pour y parvenir.

Identifier les contributeurs

Savoir qui doit participer à la réunion ne veut pas dire juste collecter des noms, mais également vous assurer que les contributeurs nommés sont bien pertinents pour les thématiques à aborder, et, dans le cas de réunion de validation, qu’ils sont bien décisionnaires. Ne commencez pas à lancer les invitations aux participants sans cette étape préalable.

Parfois, quand un Business Analyst arrive sur un projet, on lui donne en vrac les noms de personnes censées l’aider sur tel ou tel sujet. Bien entendu, le pauvre BA ne les connaît pas, pas plus qu’il ne connaît ni ne maîtrise le sujet à analyser, quand ce n’est pas le vide abyssal d’un début de mission chez un nouveau client dont il ignore absolument tout…

Le Business Analyst se retrouve donc parfois face à des contributeurs qui ne sont pas pertinents, et le temps qu’il monte en compétence sur le sujet, de l’eau et du gaspillage de temps aura coulé sous les ponts.

Soyez donc extrêmement vigilant et rigoureux : pour chaque nom qui vous est donné, demandez son périmètre d’analyse et d’activité, ainsi que sa relation hiérarchique avec votre donneur d’ordre, et sa disponibilité. Si le contributeur n’a pas de lien hiérarchique avec votre donneur d’ordre, il peut être plus compliqué de le mobiliser.

Choisissez le lieu et le mode de déroulement de la réunion

Selon les contributeurs que vous aurez identifiés, la réunion pourra se dérouler in situ sur votre lieu de mission, ou ex situ. Il est donc également primordial que vous sachiez où vos contributeurs sont situés, et s’ils peuvent facilement se déplacer pour assister à la réunion.

De nos jours, il existe plein de moyens différents pour se réunir à distance, mais tous ne sont pas appropriés à tous les cas de figures. Je peux vous assurer qu’avoir une partie de l’assistance avec vous, dans une salle, et une autre partie dans un autre pays, en conférence audio (même avec vidéo), ne donne pas les mêmes résultats que d’avoir tout ce petit monde réuni dans la même pièce. Sans compter la barrière de la langue (même si on est fluent english, la distorsion sonore n’aide pas à la compréhension claire et non ambiguë) ou culturelle (nos amis indiens pouvant poliment dire OUI alors que c’est non, on ne s’en rend pas compte par téléphone).

Parfois, il est donc nécessaire de faire plusieurs groupes, et donc plusieurs réunions, plutôt que de croire béatement qu’on va gagner du temps et de l’argent en restant groupiert.

Choisir le lieu de réunion est donc tout sauf une promenade de santé : il faut être conscient des avantages et des inconvénients de chaque possibilité. Souvent, les BA juniors n’osent pas dire à leur client ou chef de projet que la logistique des réunions impacte considérablement les résultats de leur analyse métier. Alors, n’ayez crainte, c’est un vrai problème que même les BA « seniors » rencontrent encore et toujours.

Planifiez la date et l’heure de la réunion

Décidez ensuite de la date et de l’heure de la réunion. Là aussi, cela peut s’avérer un véritable casse-tête. Dans certaines grosses entreprises, les collaborateurs ont des agendas pleins à craquer. Alors quand il s’agit de réunir plusieurs personnes en même temps, on s’arrache les cheveux. C’est là que le lien hiérarchique avec votre donneur d’ordres peut s’avérer impactant, car les contributeurs seront plus enclins à participer s’ils savent que leur responsable est le demandeur.

D’autres obstacles sont liés aux décalages horaires, si vos contributeurs sont éparpillés autour du globe, ou encore à leurs horaires de travail.

Enfin, n’oubliez pas de prendre en compte la charge de travail saisonnière des contributeurs. Il est possible qu’ils aient un pic à certains moments dans l’année, dans le mois ou dans la semaine.

Et ne croyez pas que tout cela soit anecdotique… Méconnaître les contraintes de production, d’organisation et d’agenda de vos contributeurs peut sérieusement mettre en péril votre organisation soignée réalisée sous Microsoft Project.

1.2 Préparez-vous

Il s’agit de se demander :

• Ai-je la compétence technique pour comprendre ce dont nous allons discuter ?
• Ai-je les compétences personnelles suffisantes pour mener cette réunion ?
• Y-a-t ’il des obstacles liés à l’utilisation d’une langue étrangère ?

Je ne vous demande pas de vous auto-flageller devant votre client, ni de vous sentir ridicule devant votre chef de projet ou votre employeur.

Mais il peut s’avérer nécessaire d’avoir un expert technique à vos côtés pour servir de liant entre les contributeurs et vous, qui pilotez les échanges.

Ou alors, de prévoir une session de transfert de connaissances avant la réunion.

Dire à votre CP ou à votre client que vous avez besoin d’un support sur tel ou tel sujet n’a rien de ridicule. Au contraire, cela démontre que vous maîtrisez votre métier, que vous êtes conscient des enjeux pour votre client et que vous ne voulez pas être un consultant de base qui remplit des Powerpoints sans comprendre (et je n’ai rien contre les Powerpoints).

Enfin, même si vous êtes compétent techniquement, la barrière de la langue peut vous empêcher de mener à bien votre réunion. N’oubliez pas, la collecte d’une information claire et non ambiguë est la base du travail de tout Business Analyst. Il peut donc s’avérer nécessaire de recourir à un traducteur (ou à un collaborateur de bon niveau), ou encore, de faire davantage de réunions que prévu, ou dans  un autre format (en face à face plutôt qu’à distance) pour pallier à ces lacunes.

2. Le déroulement de la réunion

Vous avez bien préparé votre réunion, et ça y est, vous y êtes.

• Tout d’abord, je vous recommande de préciser les règles de base avant de rentrer dans le vif du sujet. Par exemple, si un sujet doit être discuté en détail et que vous n’avez qu’une heure, indiquez que toute discussion sur un même sujet ne doit pas dépasser un certain temps. Le cas contraire, vous le noterez afin de le revoir ultérieurement. Cela ne fonctionne pas toujours, car, parfois, on se rend compte que ce sujet est particulièrement important pour la suite de la réunion. Mais essayez de vous y tenir pour les sujets non impactant.
• Si les participants ne se connaissent pas tous, faites un tour de table pour qu’ils se présentent et qu’ils précisent leur rôle dans le cadre du projet.
• Restez vigilant quant à l’heure : si vous vous rendez compte que vous débordez trop sur certains sujets, n’ayez pas le réflexe d’abréger les échanges. Demandez-vous au préalable si la réunion va dans la bonne direction. En d’autres termes, est-ce que le temps supplémentaire alloué à certains sujets en vaut la peine?

Il est en effet parfois contre-productif de vouloir stopper les débats, en pensant qu’on les reprendra plus tard. Il faut parfois accepter que la dynamique de discussion qui s’est instaurée entre les participants est plus efficiente que de vouloir respecter l’agenda à tout prix.

Si ce n’est pas le cas, réfléchissez à la manière de le remettre sur la bonne voie. Une façon de le faire est de rappeler à tous les participants l’objectif de la réunion afin que les contributeurs ne se sentent ni frustrés ni rejetés en plein milieu de leurs explications. N’oubliez pas que les échanges les plus intéressants se font lorsque tout le monde se sent en sécurité sur le plan émotionnel. Si quelqu’un se sent moins considéré, parce que le Business Analyst aura mis fin un peu trop abruptement à ses explications, il n’osera peut-être plus s’exprimer, et vous risquez de perdre des informations précieuses.

3. La clôture de la réunion

• Quelques minutes avant la fin de la réunion, résumez vos échanges et mettez-vous d’accord sur les prochaines étapes.
• Pour chaque action à mener après la réunion, nommez une et une seule personne responsable. Pas deux. Une. Sinon, la patate chaude peut se refiler longtemps, et à la réunion suivante, soyez presque sûr que l’action en question n’aura pas été réalisée.
• Enfin, une bonne pratique est d’envoyer un compte-rendu de réunion à tous les participants. Cela vous permet de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et de corriger certaines erreurs de compréhension.

Beaucoup d’éléments entrent en jeu dans l’organisation d’une réunion efficiente. Cependant, suivre une méthodologie permet de limiter les risques et de maximiser la pertinence des résultats. Plutôt que de passer tout votre temps dans des réunions improductives, pourquoi ne mettre en œuvre quelques mesures simples pour obtenir de meilleurs résultats ?