Cadrage et pilotage

Savez-vous gérer les changements de périmètre de votre projet?

The Expert short comedy sketch

Tout Business Analyst qui se respecte a déjà vécu ou vivra un jour ces situations inconfortables durant lesquelles il doit faire face à des glissements de périmètre de son projet.

Concilier les engagements macroscopiques du contrat signé entre la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, les contraintes de management de projet (respect des délais, coûts et qualité des livrables) et les besoins de votre client qui s’expriment et s’affinent – voire changent radicalement – tout au long du cycle projet s’avère souvent être un exercice périlleux.

Je vous partage au bas de cet article une petite vidéo désopilante, qui résume bien la tâche difficile qui est la vôtre, en tant que Business Analyst:

  • Satisfaire les exigences de la maîtrise d’ouvrage : le client décideur et ses experts et utilisateurs finaux – vos futurs contributeurs;
  • Tout en respectant le mieux possible les attentes de la maîtrise d’œuvre, soit, si vous en faites partie, celles de votre commercial et votre chef de projet.

Pour minimiser les risques et ne surtout pas finir comme le pauvre expert à la fin de cette vidéo, un prérequis s’avère IN-DIS-PEN-SA-BLE : le cadrage du projet.

L’objectif de cette activité est de définir a minima, et sans ambiguïté possible :

  • Le périmètre fonctionnel,
  • La situation actuelle, qui détermine le besoin de changement,
  • L’état futur à atteindre, dépeint de manière macroscopique,
  • Les moyens prévus par la maîtrise d’œuvre et ceux mis à disposition par la maîtrise d’ouvrage pour atteindre les objectifs fixés.

Attention : il ne s’agit pas de réécrire le cahier des charges, ni de rédiger des spécifications fonctionnelles générales, et encore moins détaillées – comme j’ai déjà pu le voir – car elles seront forcément incomplètes voire fausses à ce stade du projet!

En revanche, il s’agit de s’assurer de la compréhension partagée, claire et non ambiguë des attentes du client, afin de minimiser les risques tout en maximisant les chances de succès.

Cela permet également d’avoir une base d’échanges factuelle pour gérer les demandes d’évolution inévitables à venir.

Sans cadrage, votre client peut se reporter au cahier des charges pour justifier ses demandes. Or, n’oubliez pas que le cahier des charges est à vocation essentiellement commerciale, alors que le cadrage sert à la compréhension fonctionnelle du besoin.

>> Pour découvrir d’activité de cadrage et ses livrables, et rejoindre l’élite des Business Analysts francophones, cliquez ici !

>> Et pour voir la parodie instructive et réaliste “The Expert” (en anglais, durée 7:34):

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste
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Philippe
13 jours il y a

La vidéo m’a également fait rire jaune selon l’expression car j’ai l’ai vécu en réalité. Un monde sépare souvent un expert et les désirs du métier. Il faut beaucoup de diplomatie à celui-ci pour faire entendre raison au client. Cet article se conclue sur ” Or, n’oubliez pas que le cahier des charges est à vocation essentiellement commerciale, alors que le cadrage sert à la compréhension fonctionnelle du besoin “. J’invite les CP , program manager , manager de carrière et commerciaux a se faire tatouer cette phrase visible sur l’avant bras”. Combien de fois j’ai vu en réalité “tiens voici… Lire la suite »

Alice SVADCHII
12 jours il y a
Reply to  Philippe

Merci Philippe! Je rajoute que, à mon humble avis, c’est à nous, Business Analysts, de nous positionner en tant que conseillers avisés des CP, de l’équipe technique et des clients finaux. Notre compétence première est / devrait être de savoir prendre et faire prendre du recul pour aider à la prise de décision. La pédagogie, l’écoute, l’influence, alliées à une réelle expertise en analyse, conception, accompagnement au changement sont ce qui nous permet d’apporter de la valeur ajoutée. Donc s’il faut éduquer les CP à comprendre la différence entre cahier des charges et document de cadrage (mais beaucoup de CP… Lire la suite »

Franck
1 année il y a

Je confirme qu’une communication régulière et claire est nécessaire au quotidien entre le client et le prestataire afin de limiter la casse. Beaucoup de non-dits et de consignes peu claires amènent inévitablement les différents acteurs soit à attendre un livrable non sollicité de façon explicite soit de travailler sur un périmètre qui sort du cadre de la prestation. Et tout cela a un coût et un impact sur la Road map. Il est donc conseillé d’être factuel et de tracer les communications pour pouvoir justifier en cas de litige. La vidéo à peine caricaturale représente bien cette problématique de cadrage,… Lire la suite »