En tant que Business Analysts, nous passons beaucoup de temps avec nos contributeurs pour recueillir leurs besoins, vérifier nos hypothèses de travail, collecter d’innombrables informations et valider nos recommandations. Conduire efficacement une réunion de travail est donc une compétence indispensable pour mener à bien nos activités dans les délais impartis, lesquels sont souvent très serrés.
Bien entendu, les objectifs et l’approche diffèrent selon la technique d’élicitation utilisée. Vous préparez et conduisez totalement différemment un entretien structuré en face à face, un atelier de travail avec 10 parties prenantes, une séance de brainstorming, un atelier de design thinking ou encore un jeu collaboratif du type « baguette magique » ou « tour de guet ».
Mais en suivant la check-list que je vous propose dans la suite de cet article, vous sécuriserez réellement la plupart de vos réunions de travail.
Conseil 1 : Organisez soigneusement la logistique de la réunion
- Essayez de planifier la réunion au moment le plus adéquat pour vos participants. Si vous avez accès à leurs calendriers, assurez-vous que l’heure de réunion proposée n’entre pas en conflit avec d’autres événements. N’oubliez pas non plus de prendre en compte leur fuseau horaire, dans le cas où certains d’entre eux travaillent depuis un autre pays.
- Réfléchissez bien à la durée de votre réunion, en prévoyant 15 à 20 minutes supplémentaires pour les questions et réponses.
- Sélectionnez la technique et le moyen appropriés – en face à face, en visio-conférence, par téléphone etc – et réservez un lieu approprié, que celui-ci soit une salle de réunion dédiée ou tout autre endroit en interne ou externe de votre organisation.
- Assurez-vous que le lieu de réunion choisi dispose de tout l’équipement et des installations dont vous pourriez avoir besoin (par exemple, tableau, projecteur, etc.).
Conseil 2 : Préparez l’ordre du jour
- Préparez l’ordre du jour de la réunion signifie tout d’abord lister les points à aborder en séance. Même si vous ne suivez pas rigoureusement le plan par la suite, cela vous aidera à rester concentré lors de la séance.
- Outre la liste des points à aborder, vous pouvez aussi en préciser la thématique, le résultat attendu, le temps prévu pour les échanges, et éventuellement le nom de la personne qui l’introduira.
- Également, prenez l’habitude de les prioriser, afin que les plus urgents et/ou critiques soient discutés en premier.
- Dans certains cas, il peut être judicieux d’inviter les participants à proposer leurs propres points pour alimenter l’ordre du jour. Soumettre leurs questions quelques jours avant la réunion aide à garantir que tous les éléments importants seront discutés, et que les participants seront impliqués et engagés dans la réunion.
- Diffusez l’ordre du jour à tous les participants deux à trois jours avant la réunion, pour leur permettre de se préparer. Il est également recommandé d’envoyer aux participants, avec l’ordre du jour, les supports que vous comptez utiliser en séance – par exemple, PowerPoints, rapports, feuilles de calcul etc.
- Toutes les questions clés, décisions et actions à mener doivent idéalement être enregistrées de manière précise et concise. Si ce n’est pas vous qui endossez le rôle de preneur de notes, n’hésitez pas à briefer rapidement le participant qui en aura la responsabilité, pour que son action soit la plus efficace possible.
Conseil 3 : déterminez le style de la réunion
Toujours dans le cadre de votre préparation, réfléchissez au degré de formalité de la réunion à venir.
En effet, selon la technique d’élicitation utilisée, les participants invités, et les objectifs à atteindre, une dose de sérieux ou de « jeu », d’ambiance détendue ou de réflexion sérieuse, d’agenda précis et chronométré ou au contraire de discussions ouvertes sans ordre du jour inflexible sont plus ou moins requises.
- Les réunions informelles peuvent être particulièrement efficaces pour organiser des discussions de groupe régulières, pour échanger sur des problèmes non critiques ou lorsqu’il y a un groupe de moins de 10 participants. Les réunions formelles, bien organisées, en revanche, sont plus appropriées pour traiter des problèmes sérieux ou critiques (par exemple, la performance de l’organisation ou du projet) ou pour conduire des réunions de plus de 10 participants.
- Dans les réunions formelles, l’ordre du jour est suivi de près et les participants interviennent à des moments prédéfinis de la réunion, ou lorsque l’organisateur de la séance les y invite.
- Dans les réunions informelles, l’ordre du jour est utilisé comme un fil rouge pour aider tout le monde à rester concentré. L’animateur de la réunion ouvre les échanges, mais les participants sont généralement en mesure de contribuer à la conversation plus librement que dans les réunions formelles.
Conseil 4 : bien débuter
S’il s’agit d’une réunion peu formelle, prévoir quelques minutes pour permettre aux participants de s’installer et de préparer leurs notes permet de s’adapter au rythme et à la personnalité du plus grand nombre, et de débuter sans faire ressentir de pression.
En revanche, pour des réunions plus formelles, ou lorsque le temps alloué aux points est chronométré, il vaut souvent mieux commencer le plus rapidement possible.
Lorsque vous êtes prêt à commencer la réunion, remerciez les participants d’être venus et expliquez-leur le contexte avant d’aborder le premier point de l’ordre du jour. N’oubliez pas de rappeler l’objectif de la séance, et quels sont les résultats attendus à la fin de celle-ci.
Conseil 5 : Adoptez un style de communication clair
- En tant que Business Analyst, animateur de la réunion, il vous appartient de présenter les informations, messages, idées et opinions de manière claire, non ambiguë et succincte, afin notamment d’encourager les participants à faire de même. N’oubliez pas que l’être humain fait souvent bien inconsciemment du mimétisme pour se faire accepter par le groupe 😊. Évitez donc d’user abusivement de jargon ou autres acronymes techniques, si l’ensemble des participants ne peut les comprendre à 100%.
- Adressez-vous toujours aux participants de manière polie et respectueuse, et accueillez avec ouverture d’esprit leurs idées et suggestions.
- Utilisez un langage positif pendant la réunion. OK, cela se travaille, mais vous serez agréablement surpris des résultats ! Cela signifie formuler les demandes, les idées et les questions de manière positive, de préférer rechercher des solutions plutôt que de s’appesantir sur les problèmes et les fautes, également d’encourager une posture d’entraide pour se concentrant sur ce qui peut être fait, plutôt que sur ce qui ne peut pas l’être. Cela contribuera à créer un environnement positif au sein de la réunion et encouragera les participants à participer plus activement.
Conseil 6 : écoutez attentivement
Avez-vous remarqué que la plupart des gens entendent pour répondre, au lieu d’écouter en étant présents à 100% dans une conversation, sans anticiper ce qu’ils pourraient dire juste après ?
Lorsque les autres parlent, il est important de leur prêter une attention pleine et entière, en faisant taire votre bruit mental, et de leur signaler que vous écoutez ce qu’ils disent. Cela implique par exemple de maintenir un contact visuel avec la personne qui parle, de hocher la tête pour montrer que vous comprenez, et de ne pas vous laisser happer par des distractions (mails, notifications, vos pensées, une autre conversation etc).
Également, gardez l’esprit ouvert lorsque les autres proposent leurs idées et suggestions. Et ce, même si vous pensez déjà connaître ou comprendre ce qu’ils vont dire, que vous soyez d’accord ou non. Souvent, notre cerveau fait des raccourcis et nos croyances limitantes nous empêchent de tirer profit des points de vue d’autrui.
Conseil 7 : encouragez la participation
Au fur et à mesure que la réunion avance, il arrive fréquemment que les parties prenantes expriment des avis divergents. Or, selon les personnalités, toutes ne se sentent pas forcément à l’aise à l’idée de proposer leur opinion. Certaines considèrent que le débat est constructif, quand d’autres le perçoivent comme une agression qu’elles préfèrent fuir. Pour certaines personnes, le manque de confiance en elles ou la timidité est un frein à l’expression devant un groupe, tandis que pour d’autres, plus extraverties, c’est relativement aisé.
Il est donc judicieux de demander de temps en temps si quelqu’un a quelque chose à ajouter, puis de laisser quelques secondes s’écouler avant de passer au point suivant de l’ordre du jour. Ce léger temps de silence est en effet bénéfique aux participants qui ont besoin de formuler leur question dans leur tête avant de l’exprimer à haute voix.
Dans la continuité du point précédent, n’hésitez pas à encouragez les participants à poser des questions et à vérifier leur compréhension au fur et à mesure que la réunion avance (par exemple, avec des questions de rebond, ou des exemples illustrant les propos).
Conseil 8 : Faites avancer la réunion (stop à l’enlisement !)
- Soyez ferme, mais flexible.
En effet, bien souvent, à mesure que chaque point de l’ordre du jour est discuté, de nouveaux problèmes ou sujets de discussion sont susceptibles de surgir. Si ceux-ci sont pertinents pour tous les participants et qu’ils correspondent aux objectifs de la réunion, vous pouvez intégrer leur exploration à l’ordre du jour, dans la mesure où vous avez encore assez de temps.
Cependant, méfiez-vous des dérives, et en tant qu’animateur « time keeper », il est également important de veiller à ce que la discussion ne s’éloigne pas trop de l’ordre du jour prévu. Si cela se produit, notez les problèmes soulevés, et proposez d’en discuter dans une autre réunion. Restez poli et accueillant, pour que tout le monde se sente légitime à s’exprimer, mais gardez en ligne de mire votre objectif de réunion.
- Autre point important : la prise de décision. En effet, les participants doivent être informés de la manière dont les décisions seront prises. Collégialement ? Tranchées par un responsable ? Immédiate ou ultérieure ? Notez également que le mode de prise de décision peut être culturelle. Ainsi, si vos contributeurs sont de nationalités différentes, certains s’attendent à une prise de décision collective, quand d’autres se reposent sur la décision d’un chef. Vérifiez que tout le monde est d’accord et conscient du mode de fonctionnement, cela vous évitera des rétropédalages ultérieurs de vos contributeurs.
- En tant qu’animateur de la réunion, c’est à vous de planifier et souvent de gérer le temps imparti aux échanges pendant la séance (même si parfois, il y a un « time keeper », ce qui vous permet de vous concentrer sur le contenu). Gardez en tête la durée prévue pour chacun d’eux, selon votre ordre du jour. Si un point risque de dépasser le temps imparti, encouragez les participants à conclure la conversation ou à prendre une décision si c’est approprié au contexte.
Conseil 9 : Sachez bien clôturer la réunion
On dit souvent qu’on n’a jamais l’occasion de refaire une première bonne impression – ce qui souligne l’importance de bien commencer (une présentation, un spectacle …).
Mais vos participants, en raison d’un biais cognitif appelé le biais de récence, repartiront avec un état d’esprit plus particulièrement positif ou négatif en fonction de la façon dont vous saurez clôturer la réunion.
Une fois que les principaux points de l’ordre du jour ont été traités et toutes les questions répondues, il est donc important de conclure la réunion en appliquant les quelques conseils suivants.
- Tout d’abord, assurez-vous que les résultats de la séance sont clairement identifiés par tous les participants.
- S’il y a des actions à mener ultérieurement, attribuez-les de manière logique et équitable, et surtout faites en sorte qu’il n’y ait qu’une seule personne responsable de la bonne exécution de la tâche. On connaît tous l’effet « patate chaude » : si plusieurs parties prenantes sont chargées d’une action, chacune fera l’hypothèse que c’est l’autre qui la réalisera. Et si personne n’est nommé, il y a de forts risques que l’action ne soit jamais entreprise.
- Si certains problèmes n’ont pas pu être résolus dans le temps imparti, assurez-vous que ces points soient en tête de l’ordre du jour pour la prochaine réunion du groupe.
- Enfin, remerciez les participants pour leur présence et contribution.
- Et assurez-vous d’envoyer rapidement les comptes-rendus de la séance aux participants, ainsi qu’à toutes les personnes qui doivent être informées ou qui n’ont pas pu être présentes.
