Vous maîtrisez à la perfection la suite bureautique Microsoft. Félicitations. Mais savez-vous qu’il existe maintenant de nombreux outils qui peuvent non seulement vous aider à travailler plus facilement, mais également à communiquer brillamment vos résultats ? Dans cet article, je partage avec vous les conclusions d’une séance de travail productive réalisée avec le groupe Meetup des Business Analysts de la région PACA .
Quand on est Business Analyst, on effectue des tâches très variées. L’objectif ultime de toutes nos activités est la recommandation, la description puis la mise en place de la meilleure solution possible en réponse à un besoin de changement exprimé par une organisation.
Dans 80% des cas, cette cible à atteindre se fait dans le cadre de projets de systèmes d’information, les 20% restant correspondant à des projets dits « métier » – comme le réengineering de processus – ou de gouvernance d’entreprise.
Nous vivons une période d’intense bouillonnement technologique : chaque jour naît une nouvelle « appli » qui facilite et accélère notre vie.
Celles et ceux d’entre vous qui font régulièrement de la veille technologique savent qu’il existe sans doute au moins un outil dans le monde qui peut répondre à chacun de nos besoins. Et si jamais ce n’était pas le cas, gardez l’œil ouvert, il y a fort à parier que cette application verra le jour dans l’année. Alors, même si, d’une manière générale, nous avons et gardons nos petites habitudes pour réaliser nos tâches professionnelles, il est intéressant de faire un arrêt sur image pour identifier les outils qui peuvent être utiles à notre pratique.
>> Voir aussi : 5 outils de gestion de projet à découvrir
Les « Classiques » de la bureautique
Je sais, je sais, je vous ai promis autre chose que Microsoft. Mais ceux-ci sont incontournables et nous ne sommes pas prêts de nous en passer – alors on va les passer très vite 😊:
- Suite bureautique Microsoft : MS Word, Excel, PowerPoint (et leurs équivalents open source)
- Base de données : MS Access
- MS OneNote qui permet de lier les comptes-rendus de vos réunions avec les éléments du calendrier Outlook. Certains s’amusent aussi à en faire une utilisation très élaborée et complexe grâce à la possibilité d’organiser les notes en classeurs, sections etc. J’ai même vu des Guides Utilisateurs entièrement rédigés dans OneNote.
La collaboration
Partager, échanger et collaborer n’est pas toujours faisable ni pratique en présentiel ou par mail.
>> Voir aussi : [VIDEO] Les techniques de collecte de l’information (Part 1)
Vous pouvez vous aider des outils suivants :
- Google Docs: j’aurais pu le mettre dans « les Classiques », mais c’est la fonctionnalité collaborative qui m’intéresse ici. J’ai nommé : le partage de lien. C’est d’ailleurs l’un de mes outils favoris sur ce site : je commence par uploader un « template » sur mon espace Google Docs, puis j’insère le lien du document dans le bouton d’un formulaire de téléchargement. Vous pouvez gérer le type d’autorisation, en modification ou en lecture seule, et choisir qui peut y avoir accès. Très pratique pour partager et faire évoluer des documents en ligne!
- Teams: c’est la nouvelle plateforme collaborative de Microsoft (encore Microsoft…), qui agrège en un seul endroit les fonctionnalités de Skype, Exchange et SharePoint. Elle permet de discuter en ligne, faire de la visioconférence, stocker et transférer des documents, travailler en co-édition etc.
- Slack: c’est le concurrent direct de Teams – ou plutôt, devrais-je dire, Teams est le concurrent de Slack, qui a occupé le marché de la plateforme collaborative avant Microsoft. Slack a comme ambition de remplacer les e-mails, grâce à ses flux de communication organisés en « chaînes ». Il permet également de centraliser tous vos outils au même endroit, par exemple en connectant des services comme Zendesk ou JIRA que nous aborderons plus bas. Les collaborateurs, sujets, outils, et les échanges sont donc astucieusement corrélés et centralisés.
- Klaxoon: voici un outil dans l’air du temps ! On en a marre des réunions tristounettes, on veut du ludique et une participation fluide sans frontière ! Klaxoon propose une solution très attractive pour animer vos réunions – l’objectif de départ de cette startup française créée en décembre 2014 étant d’amener plus d’engagement et d’interactions. Pari gagné, vous pouvez désormais intervenir en direct et de n’importe où dans le monde pour donner votre avis, participer à des brainstormings, des sondages et autres tests. L’application est totalement « responsive », accessible en ligne et vous pouvez donc participer avec un simple smartphone. Les applications sont multiples, de la simple réunion de travail à la session de formation. A vous de jouer !
- SharePoint: Après vous avoir présenté Slack et Klaxoon, c’est sans doute un peu étrange de revenir à l’outil collaboratif « historique » de Microsoft, mais que voulez-vous, SharePoint reste un outil bien ancré dans le paysage professionnel. La plateforme collaborative est encore très utilisée dans les entreprises, que ce soit pour ses fonctionnalités de stockage, d’intégration avec la suite Office, de partage de fichiers, de sondage, d’automatisation des processus métier ou encore d’intranet. Dommage que l’interface graphique n’ait pas ou peu évolué…
Les sondages
Besoin de collecter des informations, de les vérifier ou de sélectionner parmi un panel d’idées ? Utilisez les sondages ! Voici deux outils que j’aime bien car ils sont pratiques et gratuits (dans une certaine limite, pour SurveyMonkey).
- Survey Monkey: jusqu’à 10 questions et 100 réponses par sondage, vous pouvez utiliser le pack Basic qui est gratuit. Après, SurveyMonkey vous propose plusieurs formules payantes, incluant également de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Mais honnêtement, la formule gratuite est vraiment suffisante quand vous travaillez en mode Projet dans votre organisation, et que vous sollicitez des collaborateurs de l’entreprise. Les fonctionnalités de reporting sont vraiment sympas et visuelles, et vous pouvez aisément publier et transmettre les résultats de manière très professionnelle.
- Google Forms : en combinant les fonctionnalités des formulaires avec les possibilités collaboratives de Google Docs, Google Forms permet de créer des sondages sans être limité par le nombre de questions ni de réponses. La restitution et le reporting sont un peu moins élaborés que chez SurveyMonkey, mais c’est presque anecdotique… Créez des sondages à base de cases à cocher, questions à choix multiples, listes déroulantes, posez des questions ouvertes et collectez des réponses courtes ou longues, affinez votre compréhension de votre audience grâce aux échelles de notation etc… Bref, j’adore!
L’assistance participative et collaborative
- Zendesk: gérer les questions et problèmes de vos collaborateurs ou de vos clients en utilisant un email générique et Outlook, même en ayant créé des règles très complexes dans votre outil de messagerie préféré, a ses limites. Zendesk propose des fonctionnalités collaboratives comme le chat, les forums communautaires ou encore les bases de connaissances intelligentes à partir de 5 euros par mois. Si vous voulez aller plus loin dans l’assistance à la clientèle (externe ou interne), il propose également un logiciel de centre d’appels, un outil de ticketing etc.
- JIRA: le plus célèbre outil de suivi de bugs et de tickets! Mais JIRA fait bien d’autres choses, poussé par l’essor des méthodes agiles. Celles et ceux d’entre vous qui pratiquent SCRUM et consorts savent que l’utilisation d’un outil collaboratif facile à utiliser, permettant des modifications au fil de l’eau et capable de tracer et de visualiser les données est indispensable. JIRA est particulièrement utilisé en phase de développement puis de maintenance applicative. Sachez qu’il existe une version gratuite jusqu’à 10 utilisateurs, qui vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités agiles et collaboratives (scrums et tableaux kanban, backlog, reporting agile, workflow, feuille de route, apps & intégrations, ainsi que le support communautaire).
Voilà pour ce top 12 des applications bureautiques et collaboratives. Et vous, qu’utilisez-vous ? Partagez vos outils préférés en commentaire 😊 !
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