Vous devez rédiger votre tout premier document de cadrage et vous ne savez vraiment pas comment vous y prendre ? Et puis, ce mot – « cadrage » – est bien énigmatique. Après une rapide recherche sur internet, ce document fondamental se transforme en copier-coller du cahier des charges envoyé par votre Client, ou pire, en proposition commerciale au forfait. Aïe, votre projet part sur de très mauvaises bases, et je vais vous expliquer pourquoi.
Au tout début du cycle de vie d’un projet, le Client (interne ou externe à l’entreprise) n’a bien souvent qu’une idée très générale de son besoin. Il sait qu’il doit trouver une solution à une nécessité de changement plus ou moins claire, mais justement, rien n’est encore très évident à ce stade.
Le cadrage est donc la première tâche à effectuer, et il conditionne le bon lancement du projet. En effet, plus le cycle de vie de ce dernier avance, plus il devient coûteux de le remettre sur les rails. Ce coût peut s’exprimer en termes de dérapage dans les délais de livraison comme en termes d’écart plus ou moins important avec les résultats attendus (et même sur les projets gérés de manière agile, cela compte !).
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En quoi consiste le cadrage ?
Le cadrage consiste donc à :
- Déterminer avec clarté les objectifs et le périmètre du projet,
- Identifier les grandes étapes du projet, les dates-clés, les jalons,
- Définir les ressources et moyens nécessaires pour atteindre les objectifs,
- Présenter l’organisation du projet : équipe, rôles, comité de pilotage, contributeurs-clés,
- Définir les principes de communication entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre,
- Identifier les risques majeurs et les éventuelles dépendances ;
- Définir les indicateurs qui permettront de mesurer l’avancement du projet et l’accomplissement des objectifs.
Quelle que soit la méthodologie projet utilisée (traditionnelle ou agile), et je dirais même, quel que soit le projet – même s’il paraît simple et évident -, je vous conseille donc vivement de commencer par là.
Le cadrage peut prendre un jour ou plusieurs mois, selon la complexité du contexte. Il existe même des « pré-cadrages » pour certains très gros projets, dont l’objectif est soit de convaincre des sponsors internes à l’organisation d’y adhérer, soit de faire une présélection ou une analyse comparative de prestataires ou de solutions techniques par exemple.
Le danger de ne pas cadrer un projet au forfait
Le cadrage est particulièrement recommandé lorsqu’une ESN doit faire une proposition commerciale au forfait.
En effet, définir un forfait de prestation alors que le besoin et le périmètre métier ne sont pas clairs est très risqué sur le plan financier car :
- Soit l’enveloppe estimée par la société prestataire sera trop basse, et c’est elle qui en fera les frais, avec un engagement total supérieur au montant de la commande initiale ;
- Soit c’est le Client qui paiera plus cher une prestation qui, si elle avait été bien cadrée au début, aurait pu lui coûter beaucoup moins d’argent.
Sur le plan qualitatif, en fonction du rapport de forces entre le Client et l’ESN, la couverture des objectifs métier (si le projet est géré en agile) ou des fonctionnalités prévues (si le projet est géré de manière traditionnelle) peut se retrouver en grand péril.
Idem pour les délais de livraison.
La dégradation des relations commerciales
Il est plus difficile et plus coûteux pour une entreprise de chercher à acquérir de nouveaux clients que de fidéliser ceux avec lesquels elle a déjà travaillé.
Imaginez alors les dégâts commerciaux que peuvent causer les crépages de chignons entre l’ESN et son client, lesquels auraient pu être évités si cette étape préalable de cadrage avait été correctement réalisée.
Chaque partie en est réduite à éplucher les documents contractuels et les e-mails échangés pour justifier et faire adopter sa position, c’est-à-dire :
- Côté client, s’assurer que le développement du logiciel cible sera réalisé conformément à ses besoins.
Imaginez un logiciel comptable qui permette de saisir des écritures d’achat mais pas de vente, ou alors que le rapprochement bancaire soit impossible car les fonctionnalités n’ont pas été développées…. Le logiciel aura beau être livré à 80%, il sera inutilisable.
N’oubliez pas que tout besoin de changement ou d’utilisation d’un nouvel outil informatique cible généralement l’amélioration des performances de l’entreprise. Dans cet exemple fictif, c’est visiblement raté.
- Coté fournisseur (ESN ou DSI interne), si les objectifs et la charge qui en résulte ont été mal estimés et mal planifiés, on se retrouve rapidement avec de gros problèmes d’organisation des ressources humaines – insuffisantes, pas assez qualifiées ou carrément manquantes sur la durée nécessaire à la réalisation de la prestation. Pour pallier ces lacunes, l’ESN doit donc baisser le niveau qualitatif de sa prestation, ou décaler ses délais de livraison afin de minimiser ses pertes financières.
Il n’est pas question ici de distribuer les bonnes et les mauvaises notes – les « méchants » ne sont pas systématiquement du même côté !
Non, ici, je voudrais juste que vous soyez convaincu que minimiser ou pire, omettre l’étape de cadrage de vos projets ne vous fera jamais économiser d’argent.
Lorsque les relations commerciales dérapent, aller à la pêche aux phrases ambiguës de la proposition commerciale ou du cahier des charges aura certes une issue, qui penchera du côté de l’ESN ou du Client.
Mais, à la fin de ce rapport de forces, qui a vraiment envie de renouveler une telle collaboration ?
Enfin, dans le cas où les deux parties, faute d’alternatives, décident quand même de retravailler ensemble, ayez en tête qu’elles en paieront le prix, tôt ou tard. L’ESN, échaudée, couvrira sans doute un risque qu’elle estimera désormais comme plus élevé, en majorant le prix de sa proposition commerciale.
Côté organisation cliente, non seulement elle risque de payer la prestation plus cher, mais il est possible que la méfiance installée génère des coûts de suivi également plus importants.
J’espère vous avoir convaincu de l’importance de réaliser un cadrage soigneux.
Votre prochaine action ? Planifier soigneusement celui de votre prochain projet !
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