Faites-vous partie de ces personnes toujours débordées, qui doivent souvent travailler tard pour respecter leurs échéances ? Ou de celles qui ont l’impression que leurs journées de travail ne sont qu’une succession d’urgences et de problèmes stressants et démoralisants à régler ?
La plupart d’entre nous avons parfaitement conscience que nous pourrions mieux gérer notre temps. Mais il peut être difficile d’identifier les erreurs que nous commettons en la matière, et encore plus compliqué de savoir comment les éviter – ou au minimum, améliorer la donne.
Pourtant, lorsque nous gérons bien notre temps, nous devenons particulièrement productifs et notre niveau de stress diminue. Nous pouvons ainsi consacrer ce temps si précieux à des projets intéressants, qui amènent de la valeur ajoutée à notre organisation et qui peuvent faire une réelle différence dans l’évolution de notre carrière. En bref, nous sommes plus heureux au travail !
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Dans cet article, je vous propose donc de passer en revue 10 erreurs courantes de gestion du temps et d’identifier quelles stratégies et astuces permettent de les surmonter.
Erreur n° 1 : Vous n’avez pas de « to do list »
Certaines personnes pensent que les listes de choses à faire (les fameuses « to do list ») ne sont que des éléments de stress supplémentaires, surtout quand elles ont la fâcheuse tendance à s’allonger au lieu de diminuer.
Peut-être est-ce le cas dans votre vie personnelle, mais je peux vous assurer que dans le domaine professionnel, les « to do lists » sont incontournables. Et si vous en avez déjà une sur votre bureau, il est également possible que vous ne l’utilisiez pas efficacement.
La première astuce pour utiliser efficacement les « to do lists » consiste à classer les tâches par ordre de priorité, en les codant à l’aide de lettres ou de chiffres. Par exemple, « A » identifiera les éléments hautement prioritaires, et « F » ceux avec une priorité très faible.
La seconde astuce est de décomposer les tâches d’une certaine taille ou d’une certaine complexité en tâches plus petites, plus spécifiques et exploitables.
Par exemple, vous avez peut-être écrit « Commencer à rédiger les spécifications fonctionnelles détaillées ». Mais en quoi cela consiste-t-il réellement ? Vous auriez tout intérêt à décomposer cette macro-tâche en sous-tâches :
- « Préparer les modèles vierges des documents : glossaire, SFD, règles métier »,
- « Ecrire un premier jet des définitions et acronymes du glossaire »,
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- « Ecrire le paragraphe décrivant le contexte des SFD »,
- « Modéliser le cas d’utilisation nominal des SFD », etc…
Erreur n° 2 : Vous ne vous fixez pas d’objectifs personnels
Saviez-vous où vous aimeriez être dans six mois ? Et l’année prochaine à la même époque, ou même dans 10 ans ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de vous fixer des objectifs personnels !
Cette démarche individuelle est essentielle pour bien gérer son temps, car les objectifs vous donnent à la fois une destination et une vision vers lesquelles tendre et travailler. C’est seulement lorsque vous savez où vous voulez aller que vous êtes en mesure de gérer vos priorités, votre temps et vos ressources. Les objectifs vous aident également à déterminer ce qui mérite vraiment que vous y consacriez du temps, à l’inverse de tout le reste qui vous fera dévier de votre but.
Une technique bien connue pour vous y aider est celle des objectifs et indicateurs SMART, que l’on peut décliner pour beaucoup d’applications personnelles ou professionnelles. Utilisez cette technique pour apprendre à fixer des objectifs personnels clairs afin de rester motivé(e) jusqu’au bout.
Erreur n° 3 : Vous ne priorisez pas vos tâches
Votre chef de projet déboule dans votre bureau avec une « urgence » à traiter immédiatement. Pas de bol, vous vous étiez isolé(e) pour écrire et modéliser votre conception fonctionnelle, ce qui demande du temps et beaucoup de concentration.
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Cette interruption vous fait perdre le fil de votre réflexion. Et malheureusement, il vous faudra bien plus que 5 minutes pour retrouver (ou pas) les interconnexions complexes que vous aviez conscientisées juste avant, mais pas encore couchées sur le papier.
Il est parfois difficile de savoir comment établir ses priorités, surtout lorsque vous vous trouvez confronté(e) à un flot constant de tâches soi-disant urgentes. Pourtant, il est essentiel d’apprendre à hiérarchiser efficacement les tâches si vous voulez mieux gérer votre temps.
Plusieurs outils existent pour vous y aider : la matrice d’Einsenhower, la technique Pomodoro, la matrice des priorités d’action (Action Priority Matrix), Outlook, le diagramme de Gantt, la chrono-analyse etc… Déterminer si une tâche a un rendement élevé et une priorité élevée, ou si elle a une faible valeur et constitue un travail de “remplissage” de votre agenda vous permettra de mieux les prioriser et ainsi, de mieux gérer votre temps.
Erreur n° 4 : Vous n’arrivez pas à gérer les distractions
Saviez-vous que certains d’entre nous perdent quotidiennement deux heures par jour (voire plus) à cause des perturbations environnantes ? Je vous laisse imaginer tout ce que vous pourriez faire si vous pouviez récupérer ce temps !
Qu’il s’agisse de courriels, de discussions en ligne, de collègues en panique, d’appels téléphoniques, de navigation internet ou de réseaux sociaux, les distractions nous déconcentrent. Elles nous empêchent d’atteindre le « flow », cet état où nous travaillons efficacement et fluidement car nous sommes engagés à 100 % dans une tâche.
Si vous voulez (re)prendre le contrôle de votre journée et donner le meilleur de vous-même, il est essentiel de savoir comment minimiser toutes ces distractions et de gérer efficacement les interruptions. Par exemple, désactivez votre messagerie instantanée lorsque vous devez vous concentrer et prévenez vos interlocuteurs que vous ne serez pas disponible pendant un laps de temps – et ce, d’autant plus s’ils vous dérangent trop souvent et qu’ils ont l’habitude que vous répondiez dans la foulée.
Il existe également de nombreuses techniques pour apprendre à améliorer sa concentration, même lorsque l’on est confronté à des éléments perturbateurs.
Erreur n° 5 : Vous procrastinez
La procrastination, c’est remettre à plus tard des tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer dès maintenant. Lorsque vous procrastinez, vous vous sentez coupable de ne pas avoir commencé, puis vous en venez à redouter la tâche reportée, et, finalement, cela vous conduit à agir dans l’urgence car celle-ci finit inévitablement par vous rattraper.
Une stratégie utile pour vaincre la procrastination consiste à se dire à soi-même que l’on ne travaillera sur cette tâche que pendant un temps défini – par exemple, 10 minutes. En effet, les procrastinateurs pensent souvent que commencer quelque chose les engage à l’accomplir d’un coup du début à la fin. C’est cette attente élevée qui les fait se sentir dépassés et anxieux. Alors, à la place de cela, consacrez juste un petit laps de temps pour commencer votre activité. Et c’est tout ! Vous verrez que le reste se déroulera beaucoup plus facilement.
Erreur n° 6 : Vous en faites trop
Êtes-vous de ceux qui ont du mal à dire “non”?
Si c’est le cas, vous avez probablement dans votre « to do list » une grande quantité d’engagements et de projets à mettre en œuvre mais qui ne vous appartiennent pas réellement. Cette surcharge a pour conséquence un mauvais rendement, et/ou du stress et/ou une baisse de moral.
Autre possibilité : vous êtes peut-être ce qu’on appelle un « micro-manager ». Vous savez, celui (ou celle) qui insiste pour tout contrôler ou réaliser lui-même le travail, parce qu’il n’a confiance en personne d’autre pour le faire correctement. Bien évidemment, cette attitude ne concerne pas que les managers, mais tout-un-chacun(e).
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Dans un cas comme dans l’autre, le fait d’en faire trop est une mauvaise utilisation de votre temps et cela peut vous nuire, si cela vous conduit à produire un travail bâclé.
Comment éviter cet écueil ? Apprenez l’art subtil de dire “oui” à la personne, mais “non” à la tâche !
Cette compétence (car, oui, c’est une compétence relationnelle et comportementale) vous permet de vous affirmer, tout en maintenant des bonnes relations au sein du groupe. Concrètement, cela signifie négocier la manière de réaliser l’objectif souhaité sans réaliser la tâche. Pour dire « oui » à la personne, il vous faut donc comprendre de quoi celle-ci a vraiment besoin, comment ces besoins peuvent être satisfaits d’une ou plusieurs autres manières, et enfin, comment vous pouvez aider cette personne à satisfaire quand même ses besoins. Ainsi, vous pouvez démontrer votre envie sincère d’assister votre collègue ou manager, en l’aidant à trouver des solutions temporaires ou alternatives, sans pour autant vous laisser déborder par une tâche de plus.
En revanche, si vous constatez que d’autres personnes ont l’habitude d’accepter toutes les demandes mais qu’elles vous les délèguent (les fameuses patates chaudes), sachez en prendre conscience rapidement. Cela vous permettra de garder votre sang-froid et de refuser de vous mettre la pression : ce sont ces personnes, qui se sont engagées en disant « oui », qui doivent la gérer, pas vous (même s’il s’agit de votre manager). Restez cool !
Erreur n° 7 : Vous êtes accro à l’hyperactivité
Certaines personnes adorent être occupées non-stop. Le respect au tout dernier moment des dates limites, les courriels interminables, les piles de dossiers à traiter sur le bureau, la course effrénée vers la réunion suivante… Quelle montée d’adrénaline !
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Le problème est qu’une “addiction à l’hyperactivité” signifie rarement que vous êtes efficace, et insidieusement, elle peut conduire au stress chronique.
Essayez plutôt de ralentir et d’apprendre à mieux gérer votre temps.
Erreur n° 8 : Vous êtes tout-le-temps « multitâche »
Pour maîtriser sa grosse charge de travail, Linda écrit très souvent des mails tout en parlant au téléphone avec ses clients. Être efficace n’est pas être efficient. Certes, un commercial qui visite 20 prospects par jour est plus efficace qu’un autre qui en voit 10. Mais si le premier convertit 3 prospects sur les 20 visités, et que le second en convertit 4 sur les 10, à votre avis, qui est le plus efficient ?
Ainsi, bien que Linda ait sincèrement l’impression d’optimiser son temps en étant « multitâche », la vérité est qu’il lui faut en moyenne 20 à 40 % de temps en plus pour terminer sa « to do list » que si elle les avait exécutées séquentiellement. En outre, elle s’acquitte sans doute moins bien de ces deux tâches : ses courriels sont truffés d’erreurs et ses clients sont frustrés par son manque de concentration qu’ils ressentent par téléphone.
La meilleure chose à faire est donc d’oublier le multitâche et de vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Ainsi, vous produirez un travail de meilleure qualité.
Erreur n° 9 : Vous ne faites pas de pauses
Certains réussissent à travailler pendant 8 à 10 heures d’affilée, notamment pour respecter un délai. Mais, même si vous n’en avez pas conscience, il est impossible de se concentrer et de produire un travail de qualité sans laisser à son cerveau le temps de se reposer et de se recharger.
Ne considérez donc pas les pauses comme une perte de temps qui vous mettra en retard. En réalité, elles constituent un temps d’arrêt précieux, qui vous permettra ensuite de penser de manière créative et de travailler avec efficacité (et efficience !).
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S’il vous est vraiment difficile d’arrêter de travailler, parce que vous être pris dans votre activité, ou que vous culpabilisez, programmez des pauses pour vous-même dans votre agenda, ou programmez une alarme pour vous le rappeler. Marchez un peu, prenez une tasse de café ou de thé, allez bavarder avec vos collègues, ou même, méditez à votre bureau. Les experts recommandent de faire une pause de cinq minutes toutes les heures ou toutes les deux heures. Et veillez à vous accorder suffisamment de temps pour déjeuner – vous ne produirez pas un travail de qualité si vous avez faim (je sais, certains me diront qu’ils n’ont pas faim… mais vous serez quand même moins productif !).
Erreur n° 10 : Vous planifiez pas efficacement vos tâches
Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? A quel moment de la journée avez-vous plus d’énergie ? Nous avons tous des chrono-rythmes différents, c’est-à-dire des moments différents de la journée où nous nous sentons plus productifs et plus énergiques.
Vous pouvez utiliser au mieux votre temps en programmant les tâches à forte valeur ajoutée ou énergivores pendant vos heures « de pointe » et les tâches nécessitant moins ou peu d’énergie (comme répondre aux appels téléphoniques et consulter les e-mails) pendant vos heures creuses.
Personnellement, je suis plus concentrée le matin avant le déjeuner, puis à partir de 17h. J’écris donc les articles de mon blog … le matin 😊.
En résumé
L’un des moyens les plus efficaces pour améliorer votre productivité est d’identifier les erreurs que vous faites dans la gestion de votre temps, puis d’y remédier.
Si vous prenez le temps de corriger ces erreurs, vous constaterez une énorme amélioration de votre productivité – et vous serez également plus heureux et moins stressé !
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