Gestion du changement

Formation à distance des utilisateurs (6 bonnes pratiques)

Comment former à distance les utilisateurs (6 bonnes pratiques)

Avec des équipes internationales présentes dans le monde entier sur des fuseaux horaires différents, et une organisation du travail en plein chamboulement, de nombreuses entreprises se tournent vers la formation à distance de leurs collaborateurs. L’époque du « tout présentiel » est bel et bien révolue.

En tant que Business Analysts, nous sommes fréquemment amenés à former les utilisateurs aux solutions informatiques que nous contribuons à mettre en place, tout comme nous aidons les collaborateurs à s’approprier de nouveaux processus métier.

Comment faire lorsque le face-à-face en présentiel n’est pas envisageable ?

La formation à distance permet d’enseigner des compétences et des connaissances sur Internet via un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Elle peut se dérouler de deux manières :

  • Asynchrone, c’est-à-dire que les supports d’apprentissage et de collaboration en ligne sont accessibles à tout moment. C’est le cas de formations composées de vidéos, podcasts, bases de connaissances, ou autres forums de discussions, auxquels les gens peuvent accéder quand ils le souhaitent.
  • Synchrone, lorsque plusieurs apprenants participent en même temps et en direct, qu’ils interagissent avec le formateur et entre eux par le biais de salles de classe virtuelles, de webinaires et d’outils de chat en ligne.

 

Formation à distance asynchrone ou synchrone ?

La première chose à faire est de se demander si votre action de formation nécessite la présence d’une personne pour animer les sessions « en direct », que ce soit en ligne ou en face-à-face.

Les avantages de la formation asynchrone

Former des utilisateurs ou des collaborateurs à l’acquisition de certaines compétences, processus et procédures, comportements ou attitudes nécessaires à la réalisation de leur travail peut en effet très bien se faire de manière asynchrone.

Former les utilisateurs finaux à la prise en main d’un nouveau logiciel informatique, à des techniques de résolution de problème ou à la montée en compétence sur une nouvelle norme métier peut, dans de nombreux cas, se faire même plus efficacement avec des supports accessibles en tous lieux et à toute heure. Tous les collaborateurs n’ont pas le même rythme d’apprentissage, ni la même faculté à se concentrer des heures durant, ni le même type de mémoire ou d’intelligence.

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Les avantages de la formation synchrone

En revanche, dans d’autres cas, la mise en situation sur le terrain et en groupe s’avère bien plus efficace pour monter rapidement en compétence.

Posez-vous donc la question de la pertinence de mettre en place une formation à distance en direct ou non, avant de jongler avec les agendas de chacun.

6 bonnes pratiques pour créer une formation à distance

Si vous avez opté pour la création d’une formation à distance en ligne, sachez que la conversion d’une formation auparavant prévue pour des séances en face-à-face ne s’improvise pas.

Voici donc 6 bonnes pratiques qui peuvent vous être utiles pour créer une formation en ligne de qualité.

 

1. Identifiez clairement les objectifs et les résultats à atteindre

En tant que Business Analyst, nous savons que la satisfaction utilisateurs est primordiale pour qualifier de réussite ou d’échec un projet, de quelque nature qu’il soit.

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Pour ce faire, il est indispensable d’identifier clairement les objectifs pédagogiques et les résultats opérationnels attendus.

Lorsque nous formons des collaborateurs en face à face, même si le support et le déroulé des séances sont préparés à l’avance, il nous est toujours possible de « pivoter » pour nous adapter aux besoins des apprenants.

Ce n’est pas le cas lorsque l’apprentissage est une formation à distance asynchrone, aussi est-il primordial de réfléchir soigneusement en amont à l’objectif et aux résultats opérationnels à atteindre par l’ensemble des participants.

 

2. Priorisez et réorganisez le contenu de la formation en face-à-face

Avez-vous essayé de tenir une journée entière devant un écran pour suivre une formation à distance ? C’est impossible… ou presque.

L’aspect positif de cet inconvénient est qu’il vous oblige à penser différemment et à prioriser le contenu qui apporte une réelle plus-value aux apprenants.

Par exemple, vous préférerez deux vidéos de 20 minutes chacune, ciblées sur des thématiques précises, suivies d’un quiz pour vérifier la compréhension.

Pensez à la classe inversée

Si vous avez des enfants scolarisés, vous avez sans doute déjà approché ce qu’est le modèle de « classe inversée ». Le professeur fournit aux élèves des documents à lire avant d’en discuter en groupe et d’en écrire collectivement la leçon à retenir.

Vous pouvez vous approprier ce concept et fournir aux utilisateurs des supports à visionner ou à lire avant une session de classe virtuelle.

Pour reprendre l’exemple précédent, les deux vidéos et le quiz peuvent être enrichis par la suite d’une session de debriefing par tchat ou visio, avec le groupe d’utilisateurs.

Cette modalité de formation à distance mêlant formation asynchrone et synchrone peut ainsi avantageusement remplacer une journée entière en face-à-face. Vos utilisateurs pourraient même apprécier de ne pas se sentir submergés par une tonne de concepts nouveaux à assimiler d’un seul tenant.

 

3. Co-créez la formation

Une étude récente de Gartner a révélé que 70 % des employés estiment ne pas avoir les compétences nécessaires à la réalisation de leurs tâches.

Pourquoi donc ne pas demander directement aux collaborateurs que vous allez former quelles sont les compétences et les connaissances dont ils ont besoin pour être plus efficaces ? Vous pouvez également vérifier avec eux comment ils aimeraient être formés dans le cadre de ces séances en ligne, et avec quels logiciels collaboratifs ils se sentent le plus à l’aise.

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Réutiliser des outils qui leur sont familiers les aidera à naviguer dans les fonctionnalités et le contenu de la formation plus rapidement et plus facilement.

 

4. Impliquez les managers

Lorsque vous préparez vos formations à distance, n’oubliez pas de solliciter le soutien des managers et le cas échéant, l’avis du département Formations de votre organisation. En moyenne, selon plusieurs études et sondages faites au Royaume-Uni, les organisations dotées de solides capacités de formation en ligne sont 19 % plus susceptibles d’impliquer leurs managers dans la conception de celles-ci.

Ce constat est confirmé par une récente étude de McKinsey, selon laquelle 48 % des entreprises ayant recours à la formation continue ont une équipe de direction qui parraine leurs programmes.

 

5. Communiquez les bénéfices attendus de votre formation

Les objectifs de votre formation à distance étant clairs, communiquez-les à vos futurs apprenants ainsi qu’au reste de l’organisation. Même si les collaborateurs sont obligés de la suivre, le fait d’expliquer en quoi la formation leur sera bénéfique renforcera leur adhésion.

Quelles nouvelles compétences ou connaissances vont-ils acquérir ? Est-ce que celles-ci leur permettront de se sentir plus confiants, plus efficaces, plus créatifs ?

Privilégiez un langage naturel

Un autre conseil, de « forme », cette fois-ci. Plutôt que d’établir une liste à puces avec les bénéfices de votre formation à distance (le fameux paragraphe « Ce que vous allez apprendre » que l’on voit dans les formations en ligne adressées à un public externe), exprimez-vous dans un langage naturel comme vous le feriez avec des collègues de travail. Soulignez les avantages concrets qu’ils en retireront.

Par exemple : « Nous vous aiderons à maîtriser toutes les subtilités de ce nouveau logiciel pour que vous puissiez gagner du temps à chaque clôture comptable et que vous vous concentriez enfin sur des tâches à forte valeur ajoutée plus épanouissantes ».

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6. Attirez les « bonnes » personnes

En communiquant clairement les objectifs opérationnels de vos formations, vous vous assurez que seules les « bonnes » personnes feront partie des collaborateurs formés. Tout utilisateur qui ne se sent pas concerné par une formation rechigne à la suivre jusqu’à son terme, pose souvent des questions hors sujet, et dégrade sa qualité perçue.

Une évaluation préalable des besoins en formation vous aidera à identifier avec précision les collaborateurs qui ont réellement besoin de la suivre pour atteindre leurs objectifs opérationnels. Cette étape est importante non seulement pour filtrer les utilisateurs non concernés, mais également pour inclure ceux qui initialement, pensaient que la formation n’est pas pour eux, et qui en pâtiront par la suite.

 

Points clés à retenir

Longtemps habitués à assister à des formations en face à face, les collaborateurs des organisations se tournent de plus en plus vers les formations à distance, que ce soit pour monter en compétence sur leur métier ou se former au tout nouveau logiciel déployé dans leur département.

Bien que vous puissiez réutiliser vos supports de formation en présentiel, vous ne pouvez les calquer en l’état dans des modules e-learning.

Les 6 bonnes pratiques à retenir:

Pour optimiser le taux de satisfaction des apprenants, appliquez ces 6 bonnes pratiques :

  • Identifiez clairement les objectifs et les résultats à atteindre
  • Priorisez et réorganisez le contenu de la formation initialement prévue pour le présentiel
  • Cocréez la formation avec vos futurs apprenants
  • Impliquez leurs managers
  • Communiquez les bénéfices attendus de votre formation
  • Attirez les « bonnes » personnes

Enfin, proposez à vos utilisateurs différents types de contenus et d’activités, en mode synchrone comme asynchrone, formels et informels. C’est ce qui fonctionne le mieux et permettra d’optimiser l’atteinte de vos objectifs pédagogiques.

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste
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