Techniques et méthodes

Mon Top 10 des outils de Business Analyse

Faîtes-vous partie de celles et ceux qui utilisent presqu’exclusivement Word, Excel et PowerPoint pour rédiger vos documents, analyser des informations, et présenter vos résultats?

Alors, il serait peut-être temps d’ouvrir vos chakras car vous passez sans doute à côté de nombreuses solutions qui vous feront gagner du temps et mettre des paillettes dans les yeux de vos interlocuteurs.

Bien qu’il y en ait foison sur le marché, voici une brochette de 10 applications très utiles quand on est Business Analyst. 

>> Lire aussi : Top 12 des applications collaboratives et bureautiques

Les outils d’ingénierie des exigences

Une activité centrale de la Business Analyse est l’ingénierie des exigences.

>> Lire aussiQuelles certifications pour devenir Business Analyst?

Il existe deux types d’exigences :

  • Les exigences utilisateurs, qui reflètent les expressions de besoins métiers des utilisateurs ;
  • Et les exigences logicielles, qui décrivent les fonctionnalités de la solution permettant de répondre aux besoins métiers exprimés par les exigences utilisateurs.

L’ingénierie des exigences, outre l’activité de spécification et de développement des exigences, a également pour objectif de les gérer. Cela signifie s’assurer de la cohérence, de la conformité et de la mise à jour du référentiel d’exigences tout au long du cycle de vie de la solution.

Voici les logiciels qui figurent dans mon Top 10 :

  • Archi ®: ce logiciel open source et gratuit a été plébiscité dans le monde entier depuis son lancement en 2010. Il est basé sur le langage de modélisation ArchiMate et permet la description, l’analyse et la visualisation de modélisation d’entreprise (Merci à Julien Saint-Martin pour sa brillante démo appliquée à la structure de mon blog lors de la session du Meetup des BA de région PACA!).
  • Confluence: La plateforme Confluence permet la gestion des exigences produits de manière participative et collaborative. Elle dispose de plus d’une intégration au logiciel JIRA et facilite ainsi la gestion agile du Product backlog. Il existe une version gratuite avec des fonctionnalités limitées pour une utilisation jusqu’à 10 utilisateurs.
  • Pearls : c’est l’outil historique de l’ingénierie des exigences, mis en place par ceux qui l’utilisent – les business analysts, architectes logiciel et chefs de projet. Autant dire que vous pouvez tout faire avec. Il existe une version gratuite avec des fonctionnalités limitées jusqu’à 3 utilisateurs, puis une tarification forfaitaire en fonction du nombre d’utilisateurs et du type de fonctionnalités choisies.
ArchiMate
Archi ®

Les outils d’élicitation : les sondages

Une des activités phares du Business Analyst est l’élicitation – en d’autres termes, la collecte d’une information exhaustive, fiable et vérifiée. Un certain nombre de techniques existent, parmi lesquelles les sondages.

>> Voir aussi : [VIDEO] Les techniques de collecte de l’information (Part 1)
  • Survey Monkey: à ce jour, il s’agit du logiciel de sondage le plus populaire au monde. C’est vrai qu’il permet de tout faire ou presque, très rapidement et très facilement. Envoyer,  partager, ou intégrer un sondage est un jeu d’enfant : la prise en main est très intuitive, et SurveyMonkey est disponible sur toutes les plateformes. Enfin, les tableaux de bord sont également très bien conçus et permettent de visualiser d’un seul coup d’œil et sans retraitement ultérieur les statistiques de vos sondages. Il est gratuit jusqu’à 10 questions par sondage, au-delà comptez 25 USD euros d’abonnement mensuel.
  • Google Forms : un autre moyen de faire des sondages est l’utilisation de Google Forms. Bien que moins élaboré que SurveyMonkey, il a le gros avantage d’être gratuit sans limitation au nombre de questions par sondage. Google Forms répond à la plupart des besoins que vous aurez en tant que Business Analyst, mais si vous avez des sondages de moins de 10 questions et que vous cherchez un outil gratuit, je vous conseille quand même SurveyMonkey qui est plus complet, plus paramétrable et comportant de meilleurs outils statistiques d’analyse des réponses que Google Forms.
SurveyMonkey GIF
SurveyMonkey

User Expérience / User Interface (UX/UI)

L’UX design fait référence à l’analyse du ressenti des utilisateurs lorsque ces derniers utilisent une interface web, une application mobile ou un logiciel interactif. L’UX designer est donc l’expert qui optimise et améliore l’expérience utilisateur (UX) à partir de tests réalisés sur les divers parcours des utilisateurs possibles.

Avec l’UIl’interface utilisateur, on rentre dans le registre de la technologie de l’information et plus spécifiquement dans la conception d’interface homme-machine (IHM). Son but étant d’améliorer l’interaction d’un utilisateur avec l’interface. Selon les règles et méthodes dédiées à l’ergonomie des interfaces, l’UX designer conçoit et positionne les différents éléments graphiques et textuels d’une interface web par exemple, dans le but de faciliter la navigation des internautes en leur proposant des éléments ergonomiques intuitifs, utiles et pratiques.

Un UX/UI Designer réalise donc un certain nombre d’activités d’analyse métier, de même qu’un Business Analyst, en l’absence de rôle d’UX/UI dédié sur un projet, pourra réaliser lui-même des activités UX/UI.

>> Lire aussiPourquoi et comment concevoir les maquettes de vos applications

Voici deux applications que j’apprécie beaucoup pour leur simplicité d’utilisation :

  • Balsamiq: Si vous avez besoin de concevoir des maquettes pour applications mobiles ou sites internet, ce logiciel de wireframe est fait pour vous. Il permet aux équipes “lean” de collaborer, de créer des maquettes, de contrôler les versions et d’exécuter des tests utilisateur. Balsamiq dispose d’une grande quantité de composants UI et d’icônes à utiliser et adapter très simplement par cliquer-déposer. Mon astuce : avec la version gratuite, on ne peut pas sauvegarder les projets, mais on peut contourner cette contrainte en enregistrant une version xml puis en l’important par la suite… Largement suffisant pour de nombreuses utilisations !
  • UXPressia: Plateforme en ligne créée en 2015, conçue pour créer une expérience utilisateur grâce à la cartographie du parcours client, à la création de profils et aux techniques de cartographie d’impact. Une version gratuite d’essai est disponible, puis à partir de 20 USD/mois (tarification annuelle) avec davantage de fonctionnalités.
Balsamiq
Balsamiq

Modélisation, création de diagrammes

Qui dit Business Analyst, dit modélisation : cas d’utilisation, organigramme, matrice SWOT, diagramme d’activité etc… Une image vaut mille mots, et pour éviter de noyer vos interlocuteurs sous des tonnes de verbiage, n’oubliez pas de modéliser toutes les informations collectées ainsi que vos spécifications d’exigences. Plus simple, plus clair, plus complet, et syntaxe partagée.

>> Lire aussiLes 6 erreurs classiques en modélisation des processus (et comment les éviter)

Pour cela, j’utilise personnellement ces outils :

  • MS Visio: il fait partie de la suite Microsoft Office mais peut se vendre séparément. C’est “THE” outil de création de diagrammes GANTT, PERT, UML, organigrammes, plans d’étages, et autres conceptions techniques (il y a énormément de modèles disponibles). Evidemment, vendu sous licence et pas donné, mais franchement, si vous préférez faire des diagrammes dans PowerPoint et passer des heures à aligner les boîtes et les flèches entre elles dès que vous faîtes une petite modification dans votre modélisation… Mieux vaut gagner du temps (beaucoup !) avec un logiciel dont c’est le cœur de métier, non ?
  • draw.io: si vous n’avez pas de licence MS Visio, pensez à ce logiciel en ligne ! Je préfère personnellement draw.io à MS Visio – du moins pour mon usage de Business Analyst. Là aussi, vous pouvez dessiner tous types de diagrammes et modéliser toutes sortes d’informations, depuis les modélisations BPM, aux incontournables diagrammes UML,  ou autres organigrammes et cartographies mentales. L’intérêt est également de pouvoir exporter et donc partager facilement vos œuvres d’art dans des formats non propriétaires (PNG, JPEF, GIF, HTML).

Ah, aussi, autre très grand avantage : c’est gratuit et sans limite d’utilisation !

Cartographie mentale

Quand vous êtes Business Analyst, vous passez beaucoup de temps à collecter de l’information, puis à la synthétiser et à la conceptualiser.

Vous qui me lisez : vous ne trouvez pas qu’il y a parfois de quoi s’arracher les cheveux, quand votre cerveau droit se souvient soudainement que quelqu’un (mais qui ?) vous a dit quelque chose (mais quoi ?) remettant en cause une recommandation ou une analyse que vous vous apprêtiez à envoyer à votre client ?

Vous vous précipitez fiévreusement sur vos notes, vos analyses, vos comptes-rendus de réunion et autres mails, pour retrouver cette importante mouche du coche… parfois en vain, et au prix de beaucoup de temps perdu.

C’est là qu’interviennent les applications de Mind Mapping.

Mindmeister

Une carte mentale est un outil de réflexion visuelle qui permet de représenter graphiquement, de manière structurée des informations, idées ou concepts reliés entre eux. Elle permet de remettre de l’ordre dans le chaos et aide à avoir un vision plus générale.

C’est aussi une technique intéressante pour encourager la libre circulation des idées, et qu’on peut utiliser sans modération pour des séances de brainstorming et de résolution créative de problèmes.

Le logiciel Mindmeister est celui que j’utilise le plus souvent. Il est accessible en ligne et la version gratuite peut suffire pour brainstormer. Si vous souhaitez pouvoir exporter en PDF et que vous avez besoin de sauvegarder plus de trois cartes mentales, il est nécessaire d’opter pour la version Personal pour 4,99€ / mois. Deux autres tarifications existent jusqu’à 12,49€ par mois, ce qui reste très raisonnable.

Et vous, quels outils utilisez-vous? N’hésitez pas à partager vos outils favoris en commentaire!

Une partie de cet article a puisé sa source dans le brainstorming décoiffant du groupe Meetup des Business Analysts de région PACA. Si vous avez envie de rencontrer des business analysts « in real life » et d’échanger sur les nombreuses thématiques de notre métier, n’hésitez pas à vous inscrire et à nous rejoindre autour d’un verre ou d’une bonne assiette dans la région d’Aix-en-Provence.

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste

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Fourat Mamoghli

Merci beaucoup pour ce partage très intéressant. Je propose aussi comme outil de mind mapping : Mindjet.