Les Business Analysts débutants doivent affronter de très gros défis lorsqu’ils commencent leur vie professionnelle : découverte des enjeux des entreprises, découverte et apprentissage de leur métier de Business Analyst et éventuellement des projets de systèmes d’information et bien évidemment, appropriation de l’activité de l’organisation cliente.
99% des Business Analysts francophones apprennent leur métier sur le tas, sans suivre de formation… rien d’étonnant à ce qu’ils naviguent souvent à vue à leurs débuts et qu’ils commettent des erreurs pourtant facilement évitables. Encore faudrait-il qu’ils en aient simplement conscience.
Dans cet article, je vous détaille les 7 erreurs classiques que font tous les Business Analysts débutants (ou non formés).
La Business Analyse: définition(s)
Avant de rentrer dans le vif du sujet, arrêtons-nous quelques instants sur ce qu’est la Business Analyse.
L’analyse métier (en bon français) est la discipline qui permet aux entreprises de faire face à une nécessité ou un besoin de changement, grâce à l’analyse, la recommandation, la description et la mise en œuvre de la meilleure solution possible.
80% des Business Analysts interviennent dans le cadre de projets de Systèmes d’information, tandis que les 20% restants travaillent sur des projets de gouvernance ou purement « métier » (non IT).
>> Voir aussi: Quelle est la différence d’approche entre un BA IT et un BA métier ou gouvernance?
Un Business Analyst va passer du temps à recueillir la vision stratégique de l’organisation, les besoins métiers opérationnels et de gouvernance, ainsi que les contraintes internes et externes.
Puis, muni de cette compréhension, il va réfléchir à plusieurs solutions permettant à l’Organisation cliente de faire face à un changement voulu ou subi. Souvent, ce changement impliquera la mise en place ou la modification d’un système informatique. Il sera donc appelé à décrire précisément comment le système cible devra se comporter et quelles données il devra utiliser pour apporter la valeur attendue.
La matière première du Business Analyst est par conséquent l’information sous toutes ses formes, qu’elle soit numérique ou non, exprimée, non exprimée, ou encore cachée.
>> Lire aussi: L’analyse des besoins
Comme 99% des Business Analysts n’ont pas reçu de formation préalable et qu’ils se forment sur le tas, rien d’étonnant à ce qu’ils commettent des erreurs classiques.
Business Analysts débutants: 7 erreurs classiques
1ère erreur : accepter toutes les demandes
L’un des problèmes autour du rôle de Business Analyst (BA) est que, bien qu’incontournable dans un contexte projet — notamment informatique — il est méconnu. Si je me focalise sur le BA en systèmes d’information, le chef de projet, la maîtrise d’ouvrage et l’équipe technique ont une vision très partielle voire erronée de sa valeur ajoutée et de son périmètre.
Par conséquent, le Business Analyst est souvent convié à de nombreuses réunions inutiles. De plus, les « patates chaudes hybrides » mixant les problématiques métier et techniques ont une fâcheuse tendance à arriver dans son assiette.
Comme il n’a pas une compréhension suffisante de son périmètre, le Business Analyst débutant accepte tout, s’éparpille, et se sent souvent débordé et inefficace.
>> Lire aussi: Savez-vous gérer les changements de périmètre de votre projet?
2ème erreur : confondre la forme et le fond
Un Business Analyst débutant attend en général que son responsable hiérarchique lui dise quoi faire et quand le faire. Dans un projet informatique, il s’agit le plus souvent de réaliser la conception fonctionnelle et le processus de test fonctionnel. Son premier réflexe est donc de rechercher des modèles de livrables, comme celui des spécifications fonctionnelles détaillées ou de cas de test.
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Le problème avec les modèles à compléter est qu’ils fournissent la forme mais pas le fond. Ils ne comportent pas la clé pour trouver les informations exhaustives et fiables, les analyser et ainsi rédiger un contenu de valeur.
3ème erreur : confondre quantité et qualité
Le plus n’est pas le mieux. Souvenez-vous de la dernière fois où l’on vous a mis sur le bureau un document épais comme une bible, en vous demandant de le relire pour le lendemain ou de vous en servir comme point d’entrée pour réaliser votre travail.
Les Business Analysts débutants ont le désir de bien faire, et la crainte d’oublier des informations cruciales. Alors ils ont tendance à rédiger une prose littéraire non structurée, sujette à interprétation.
En réalité, la plus-value de notre travail de Business Analyst est la présentation synthétique, claire, et non-ambiguë, ce qui n’empêche pas d’être exhaustif. Plutôt que de viser le Prix Nobel de littérature, utilisez la modélisation et la représentation visuelle, structurez clairement vos documents en ayant en tête l’objectif à atteindre, et mettez-vous à la place de vos lecteurs.
Est-ce que ceux-ci comprendront ce que vous détaillez et seront-ils en mesure de prendre des décisions éclairées ?
La quantité ne fait pas la qualité.
4ème erreur : confondre recueil des besoins et simple prise de notes
Ici, j’aurais presque envie de citer l’un de mes clients qui m’a dit un jour, découragé : « J’en ai marre des Business Analysts juniors que m’envoient les ESN. Ils ne font que prendre en note ce qu’on leur dit. Je n’ai pas besoin d’un secrétaire, mais de quelqu’un qui réfléchit, me challenge et me permette de trouver des solutions ».
Recueillir les besoins métier ne signifie pas interroger des collaborateurs, et prendre pour argent comptant ce qu’ils vous répondent. L’élicitation va bien au-delà d’une simple prise de note : il s’agit de comprendre, d’approfondir, d’analyser, de synthétiser, de vérifier et de rechercher une position consensuelle entre des avis divergents.
5ème erreur : ne pas savoir sélectionner les techniques d’élicitation appropriées
Les Business Analysts débutants ne sont pas formés aux techniques d’élicitation. La plupart du temps, ils commencent par recueillir les besoins en lisant des documents ou en interrogeant les contributeurs du projet (SME – Subject Matter Experts).
>> Lire aussi: Comment optimiser une séance de recueil des besoins
Pourtant, il existe des dizaines de techniques, appropriées à des contextes divers, et ayant chacune ses avantages et ses inconvénients.
Je suis sûre que les Business Analysts qui ont dû travailler pendant le confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19 se rendent compte de la complexité à recueillir des informations à distance, même avec les moyens technologiques actuels.
Essayez de faire un atelier de travail en anglais avec des contributeurs dont ce n’est pas la langue natale, dont certains sont impliqués dans le changement et d’autres réticents, avec des personnalités diverses allant de la grande gueule au plus introverti.
Il est donc nécessaire de connaître la palette de techniques pour les utiliser de la manière la plus pertinente et efficace possible. Le risque d’employer toujours la même technique est de ne pas recueillir des informations exhaustives, fiables, vérifiées et consensuelles.
6ème erreur : croire que vous devez tout connaître
Un Business Analyst est le chaînon reliant le « métier », c’est-à-dire l’activité opérationnelle d’une organisation, et un autre pôle de compétences. Ce dernier est en général l’équipe de développeurs d’un projet de systèmes d’information, mais il peut s’agir également du Top Level Management lorsque le Business Analyst intervient sur des problématiques stratégiques, métier ou de gouvernance.
>> Lire aussi: Doit-on être expert métier quand on est Business Analyst ?
Sa plus-value consiste à recueillir beaucoup d’informations variées et complexes, à savoir les synthétiser, les décrire et à en faire ressortir les éléments importants pour permettre une prise de décision éclairée.
Il doit en outre avoir une vision en 3D et à 360 degrés, être capable d’aller dans le détail de tous les sujets tout ne perdant pas de vue la photo globale.
Par sa capacité de communication, de modélisation et sa créativité, le Business Analyst doit aider à l’émergence de solutions.
Il n’est donc pas un expert métier ni un technicien.
Malheureusement, un Business Analyst débutant a souvent honte de montrer son ignorance ou ses lacunes, car il pense qu’on attend de lui une sorte de « science infuse ». Et ce d’autant plus qu’il a l’impression que tout le monde – sauf lui-même – sait déjà tout.
>> Lire aussi : Les 5 choses que vous auriez aimé savoir avant de devenir Business Analyst
7ème erreur : décider au lieu de conseiller
Cette erreur ultra fréquente peut mener le Business Analyst à supporter beaucoup de frustrations et à mal communiquer avec ses interlocuteurs, qu’ils soient métiers, techniques ou managers.
Le Business Analyst est le conseiller avisé du roi, il n’est pas le roi.
Eh non, ce n’est pas lui qui décide ! En revanche, il offre, par son expertise, par sa capacité à synthétiser, à analyser et à recommander la meilleure solution possible, une aide inestimable à la prise de décision.
Si celle-ci va à l’encontre de ses préconisations, il doit apprendre à l’accepter. Cela signifie simplement que la solution retenue aura été la meilleure solution possible, en l’état actuel des contraintes dont certaines sont connues des seuls managers.
Alors, lâchez prise, et réjouissez-vous d’avoir apporté des informations de valeur. La responsabilité du choix ne vous incombe pas, même si travailler votre capacité d’influence peut changer la donne. Mais chut… pour vivre heureux, vivons cachés, chers amis Business Analysts, car nos super-pouvoirs se développent avec le temps et l’expérience 😊
Et vous, quelles autres erreurs avez-vous faites à vos débuts que vous aimeriez partager en commentaire ?
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