Rappelez-vous de la dernière fois où vous avez débuté un nouveau job ou une nouvelle mission : ingérer une masse titanesque d’informations, identifier qui est qui, comprendre ce que votre nouvel employeur ou client attend de vous… Dur de ne pas se sentir dépassé par l’ampleur de la tâche!
Mais j’ai une bonne nouvelle pour vous. Il existe en effet un outil formidable pour vous aider à appréhender d’un seul coup d’œil n’importe quelle situation, aussi complexe fût-elle: il s’agit du mind mapping.
Le Mind Mapping, c’est une représentation visuelle des idées et informations sous forme de diagramme. Un sujet central, des sujets principaux et secondaires, des relations ou branches, organisent les idées selon une vue hiérarchique et associative avec des codes visuels.
C’est une méthode visuelle puissante pour explorer, organiser les idées, et cartographier l’information.
On peut l’utiliser pour absolument tout! Certains font même leur CV à l’aide de leur carte mentale, pour aider les employeurs potentiels à mieux percevoir la logique entre leurs diplômes, expériences, et hobbies…
Ce que je vais vous montrer dans cet article, c’est comment utiliser le mind mapping lorsque vous êtes en phase de découverte d’une nouvelle situation. Et comme il s’agit d’un blog sur le métier de Business Analyst, je vais me focaliser sur les activités de l’analyse métier, mais j’espère vous donner l’envie de l’utiliser dans bien d’autres domaines ;).
Définir les sujets secondaires grâce à technique des 5W
La technique des 5W (en anglais Who, What, Where, When, Why) est bien connue des journalistes. Répondre à ces questions – en français, Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi – constitue la règle fondamentale, incontournable, impérative du journalisme, car le lecteur a besoin de repères : où ça s’est passé, quand, qui est concerné, qu’est-ce qui s’est passé ?
Au minimum faut-il répondre aux quatre premiers W, le Pourquoi étant quant à lui clarifié grâce à une démarche plus poussée d’analyse de l’information, que l’on peut éventuellement retrouver dans un autre article.
En revanche, les Business Analysts doivent obligatoirement comprendre le Pourquoi, avant de commencer à clarifier les autres « W ».
>> Lire aussi : Les 8 bonnes pratiques pour identifier à coup sûr la (vraie) cause d’un problème
Combiner la technique des 5W et celle de la « mind map » permet d’être sûr de collecter une information suffisamment exhaustive et complète. La phase de découverte est en effet assez délicate, car lorsque nous débarquons chez un nouveau client, contexte, secteur d’activité, département d’entreprise etc… tout est nouveau et un peu abstrait.
>> Lire aussi: [VIDEO] E02 – Le quotidien d’une Business Analyst : la phase de découverte
De nombreux Business Analysts débutants (et même expérimentés) se sentent rapidement submergés par l’ampleur de l’information à collecter pour commencer à comprendre le contexte de leur projet, et les attentes que le client a à leur égard.
Quels outils utiliser pour faire une mind map?
Il est tout à fait possible de faire des Mind Maps à l’aide de n’importe quel logiciel bureautique, ou de création de diagrammes (voir par exemple le freemium draw.io, ou MS Visio pour ceux qui « préfèrent » les logiciels payants).
Néanmoins, utiliser l’une des nombreuses applications téléchargeables ou accessibles en ligne, qu’elles soient gratuites comme Mindmeister ou payantes, permet de rendre beaucoup plus visuelle et attrayante la carte mentale (et c’est surtout bien plus rapide à réaliser).
L’exemple de Mind Map ci-dessous vous montre comment vous pouvez organiser les 6 sujets centraux à découvrir et analyser lorsque vous commencez sur un projet :
Vous voyez ici que j’ai utilisé la technique des 5W pour organiser les sujets secondaires autour de la thématique principale de mon nouveau projet.
Bien entendu, le mind mapping étant une technique créative, on peut rajouter autant de sujets que nécessaire – par exemple, le « comment » (How ?) permet de définir la méthodologie, la démarche ou encore les outils IT à utiliser par le Business Analyst.
La Mind Map initiale peut ensuite s’enrichir et grossir tout au long du cycle de vie du projet.
Projetez-vous dans le futur, quand vous aurez dépassé la phase initiale de découverte, et que vous commencerez à réfléchir aux solutions que vous devrez soumettre à votre employeur ou à votre client. Comme c’est pratique pour organiser et cartographier les besoins métiers, les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, ou encore les relations des contributeurs et des filiales!
L’utilisation de la Mind Map pour piloter vos activités
Voici par exemple comme utiliser le mind mapping pour organiser et piloter vos activités de Business Analyse:
- Planification et pilotage des activités et livrables de Business Analyse
- Au démarrage de chaque projet, création d’une nouvelle Mind Map pour organiser et coordonner les tâches
- Ajout des premiers sujets à aborder en analyse métier (What ?)
- Enrichissement de la carte initiale avec tous les sujets secondaires collectés lors de l’élicitation (What ?)
- Identification des parties prenantes et des contributeurs (Who ?)
- Analyse stratégique
- Enregistrement du Business Case (Why ?)
- Identification des différentes localisations impactées par le projet (Where ?).
- Gestion des exigences métier
- Utilisation en cours de projet pour ne pas perdre de vue les objectifs principaux
- Analyse des demandes de changement etc…
Il ne faut pas hésiter à imprimer la mind map et à l’afficher au mur de la « War room » du projet, afin de s’en servir pour recentrer les débats entre les contributeurs !
La mind map est également très utile lors des présentations ou des ateliers de travail, car elle permet de maintenir la cohérence, surtout dans le cadre de projet de longue durée.
>> Voir aussi : [VIDEO] Les techniques de collecte de l’information (Part 1) et [VIDEO] Les techniques de collecte de l’information (Part 2)
Le fait de garder sous les yeux certains aspects, comme la localisation géographique, permet d’éviter le nombrilisme inconscient de certains contributeurs. Combien de fois n’ai-je vu des équipes de la maison-mère « oublier » les besoins des agences et filiales ? Loin des yeux, loin du cœur…
L’utilisation de la Mind Map par sujet métier
Aucun sujet ne peut être découvert et clarifié à 100% instantanément. En fait, la cartographie des sujets et besoins métiers se découvre progressivement, au fur et à mesure de la progression des phases d’élicitation et d’analyse réalisées par le Business Analyst.
La Mind Map est donc vraiment pratique car elle permet d’ajouter les sujets au fur et à mesure, sans perdre de vue les liens entre eux. Prenez donc l’habitude d’enrichir votre Mind Map dès qu’apparaît un sujet nouveau, mais n’oubliez pas non plus de supprimer ceux qui, après analyse, sortent du périmètre ou ne sont plus pertinents. En effet, au début du cycle de vie du projet, le Business Analyst absorbe beaucoup d’information, puis sa montée en compétence et en connaissance lui permet de repérer tout ce qui est finalement inutile pour aller vers son objectif.
Les bénéfices de la Mind Map en business analyse
Voici quelques exemples de bénéfices de la Mind Map – mais vous verrez, une fois que vous aurez commencé à l’utiliser, vous en serez rapidement accro et vous allez en ajouter d’autres 😊 !
- Générer des discussions et des idées.
- Proposer des perspectives multiples. La carte mentale montre les perspectives horizontales et verticales – pour faire simple c’est ce qu’on appelle le « drill-down ». Cela permet aux parties prenantes et aux contributeurs de voir d’un seul coup d’œil la photo globale ainsi que les détails sous-jacents, tout cela en une seule vue. Les discussions ainsi se dérouler en allant dans les moindres détails, mais le Business Analyst dispose ainsi d’un outil pour ramener le « focus » sur l’objectif général.
- Mettre en évidence les relations / interconnexions, comme par exemple l’impact de la méthodologie du projet sur la livraison des exigences, celle des exigences métier sur l’analyse de rentabilité du projet, ou encore si celles-ci tiennent bien compte des besoins des filiales et agences.
- Être facilement mémorisable – ce qui est le propre de la représentation visuelle.
- Faciliter la dynamique du changement. Le cycle de développement logiciel d’aujourd’hui est de plus en plus souvent court et agile. La Business Analyse opère dans un environnement en constante évolution, capable de s’adapter au changement, aux perturbations et aux transformations. La Mind Map permet ainsi de rester agile tout en ne s’éparpillant pas au-delà d’un certain périmètre, et limite le risque de perdre du vue l’objectif du projet.
A vos commentaires si vous voulez également partager votre utilisation de la Mind Map !
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