Vous devez rédiger votre premier Business Case et vous ne savez pas exactement ce que c’est, ni quels éléments il contient ? De fréquentes confusions et abus de langage entourent la notion Business Case. La première chose à faire n’est donc pas de télécharger hâtivement un modèle de document trouvé sur le net, mais d’identifier l’objectif que vous souhaitez ou devez atteindre.
Imaginez que vous ayez une brillante idée pour améliorer la performance de votre département ou accroître la rentabilité du portefeuille de produits dont vous avez la responsabilité.
Pour concrétiser cette belle idée, vous devez investir dans une nouvelle solution d’automation innovante et obtenir le budget auprès de votre hiérarchie. C’est là qu’intervient le Business Case, qui met en lumière les bénéfices escomptés du projet d’investissement.
C’est l’un des documents clés que les cadres dirigeants analysent avant de décider d’accorder à un projet le financement nécessaire à sa réalisation.
Néanmoins, il y a de fréquentes confusions quand on parle de Business Case.
La première d’entre elles est liée à la notion de Business Plan. Effectivement, à l’oreille, ces deux termes semblent assez similaires, et leur contenu n’est pas si différent que cela. En revanche, leurs objectifs sont bien spécifiques.
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Un Business Case n’est pas un Business Plan
Le Business Plan est très proche du Business Case puisque tous deux présentent l’analyse de rentabilité d’une opportunité. La principale différence entre eux est que le Business Plan a une approche plus globale et à plus long terme.
Quand le Business Case reste focalisé sur une action d’investissement spécifique à mener à bien, le Business Plan présente, de son côté, un plan d’actions pour l’entreprise entière ou pour un département de l’entreprise – et ce, pour les années à venir. De ce fait, le Business Plan est beaucoup plus aléatoire, car ses hypothèses, son plan d’actions, et son calendrier à long terme sont mathématiquement soumis à davantage d’aléas.
Le Business Case est beaucoup plus terre à terre car basé sur une opportunité très concrète à court ou moyen terme, avec des hypothèses de travail en lien avec un besoin de changement précis.
A retenir
Le Business Plan est un document stratégique. Le Business Case est un document tactique.
Un Business Case n’est pas une étude d’opportunité
La deuxième ambiguïté fréquente quand on parle de business case est la confusion entre étude d’opportunité et analyse financière.
Si vous êtes Business Analyst ou chef de projet ou encore manager de département, il est possible que dans le processus de décision d’investissement de votre organisation, on vous demande de compléter un Business Case.
3 conseils pour distinguer l’une de l’autre
Pour distinguer si celui-ci est une analyse financière « pure » (i.e. la définition exacte du Business Case) ou une étude d’opportunité plus complexe, je vous conseille de regarder ce qui se fait habituellement dans votre entreprise. Adaptez-vous aux bonnes pratiques et attentes internes.
- Si le modèle de business case que l’on vous demande d’utiliser est un tableur Excel avec des chiffres, eh bien pour cette entreprise, un Business Case est très probablement synonyme d’analyse financière.
- Si c’est une présentation Powerpoint ou Word avec des paragraphes prévus pour la description du besoin, des solutions alternatives possibles, de l’analyse de risques et opportunités, puis de la recommandation de la solution, cela signifie que l’on attend de vous la rédaction d’une étude d’opportunité complète, incluant l’analyse financière présentée par le Business Case.
- Enfin, si vous n’arrivez pas à mettre la main sur un modèle de Business Case déjà complété sur d’autres projets, c’est à vous d’identifier l’objectif que vous poursuivez. En d’autres termes : pour la prise de décision d’investissement, est-il nécessaire de compléter une étude d’opportunité ou une analyse financière est-elle suffisante pour évaluer la faisabilité du besoin ?
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Le Business Case est une analyse financière
Le Business Case, dans son sens strict, est une analyse de rentabilité financière. Il a pour objectif de justifier un projet ou une nouvelle demande de changement, en se basant :
- D’une part sur les bénéfices qui seront réalisés grâce à la mise en œuvre de la solution proposée,
- D’autre part sur les coûts ainsi que sur l’effort à engager pour acquérir puis faire vivre cette solution.
A retenir
Le Business case est une analyse de rentabilité et un outil de gestion de projet, qui intervient en amont de toute prise de décision d’investissement technologique.
Les éléments du Business Case
Les bénéfices attendus
Le premier élément que vous devez indiquer dans ce document financier concerne les bénéfices attendus.
Les bénéfices attendus de l’acquisition et de la mise en œuvre de la solution technologique sont par exemple les revenus supplémentaires, les économies financières et temporelles, la réduction du coût lié aux erreurs, l’augmentation de la satisfaction client etc… Tout cela est estimé de manière chiffrée.
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Les coûts prévus de l’investissement
Le second élément d’un Business Case est lié aux coûts prévus de l’investissement. Ceux-ci doivent permettre de comprendre :
- Le coût lié au changement lui-même, c’est-à-dire le coût attendu de la construction ou de l’acquisition des composants de la solution, ainsi que ceux attendus pour la transition de l’entreprise de l’état actuel à l’état futur.
- Le coût total de propriété, qui correspond au coût d’acquisition, d’utilisation et de maintenance de la solution sur la totalité de la période de propriété.
Les bénéfices nets
Le troisième élément d’un Business Plan est tout simplement la différence entre Bénéfices – Coûts : c’est ce qu’on appelle les bénéfices nets.
Les hypothèses de travail
Comme toute cette analyse financière est prévisionnelle et non réelle, un Business Case doit également mettre en lumière les hypothèses de travail, qui constituent le quatrième élément composant le Business Case. Ces hypothèses doivent être clairement énoncées afin d’être examinées, approuvées, ou contestées et réévaluées si nécessaire.
La méthode d’estimation doit également être décrite afin qu’elle puisse être revue et ajustée si nécessaire.
La durée
Enfin, le business case est estimé sur une certaine durée, en général plusieurs années, laquelle doit être suffisamment longue pour que la solution soit pleinement utilisée et que la valeur prévue soit réalisée. La durée (par exemple, en années), est donc le cinquième élément incontournable quand on complète un Business Case.
C’est en effet cela qui permettra de comprendre à partir de quand la valeur prévue devrait être réalisée. C’est ce qu’on appelle le Retour Sur Investissement (ROI), qui est l’indicateur clé sur lequel se baseront les décideurs pour donner le GO ou le NO GO à votre projet d’investissement technologique.
Le Business Case : un travail d’équipe
J’entends encore certains Business Analysts s’inquiéter de la lourde responsabilité et de la complexité que représente la rédaction d’un Business Case. Permettez-moi donc une petite piqûre de rappel : vous n’êtes jamais seul sur une île déserte pour mener à bien cette tâche.
Rédiger un Business Case est en effet parfois, voire souvent, complexe, et cela nécessite la contribution de nombreuses autres personnes :
- Par exemple, l’acheteur qui a la charge de renouveler des licences, ou de mener des benchmarks entre solutions d’éditeurs.
- Le commercial, qui a une visibilité précise sur ses ventes prévisionnelles et ses clients.
- Le contrôleur de gestion, qui pourra calculer le Capex sur les achats d’immobilisations.
- Ou encore, un collègue chef de projet, qui sera en mesure de vous apporter son retour d’expérience sur les coûts cachés non identifiés lors de sa demande d’investissement initiale.
J’espère que ces explications vous ont été utiles et que vous sentez désormais armé.e pour réaliser un Business Case – n’hésitez pas à me laisser vos remarques en commentaire !
