[VIDEO] E04 – Le quotidien d’une BA : l’étude d’opportunité

Bonjour à toutes et à tous !

Bienvenue sur bestofbusinessanalyst.fr. La vidéo du jour va concerner l’un des premiers livrables que j’ai dû réaliser en tant que Business Analyst : l’étude d’opportunité. Je vous rappelle que le projet sur lequel je travaille n’est pas encore totalement lancé, on est encore en avance de phase. Donc l’objectif de cette étude d’opportunité est de justement de vérifier que le projet répond aux attentes, qu’on en retire réellement des bénéfices et que cela justifie le budget que la société va injecter.

L’étude d’opportunité est la conclusion d’une phase et d’un processus que réalise le business analyst pour collecter des informations exhaustives, fiables et vérifiées. Cette étude d’opportunité, je vais vous la présenter, je vais vous présenter en tout cas ce que j’ai réalisé pour mon client.

Sachez qu’en amont, j’ai rencontré un certain nombre de contributeurs. Les contributeurs sont des personnes qui sont experts dans leur domaine, on les appelle également des SME – Subject matter expert, qui est le terme anglosaxon habituellement utilisé. Il faut en effet se rappeler que l’analyse métier est née en Amérique du Nord, on doit en tout cas sa formalisation officielle à l’IIBA, à Toronto en 2005. Donc c’est vrai qu’on a un certain nombre de vocabulaire, en tant que business analyst, qui est issu de la terminologie anglosaxonne.

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Analyse de faisabilité ou analyse d’opportunité ? Vous rencontrerez ces deux termes, qui poursuivent le même objectif, qui est de justifier que le projet a bien tout son intérêt.

J’ai face à moi mon ordinateur, avec les slides de l’étude d’opportunité que j’ai présentées. J’avais une heure pour présenter les conclusions de cette analyse, et je vais vous en décrire les différents paragraphes.

Premier paragraphe : le contexte

La première partie de l’étude d’opportunité est tout simplement faite pour comprendre de quoi on parle. Il faut se rappeler qu’en général, lorsque vous présentez cette analyse, vous êtes face à des gens qui ne connaissent pas forcément le sujet et il faut donc être concis, clair et il faut éviter d’employer du vocabulaire trop compliqué.

Le but est de transmettre un message clair et non ambigu pour qu’ils puissent prendre une décision sur le GO / NO GO du projet. Les slides doivent être vraiment visuelles, claires, évitez des planches qui soient trop denses, trop confuses.

En ce qui me concerne, je me suis d’abord concentrée sur les objectifs du projet. J’en ai mis trois, ce sont vraiment les trois macro-objectifs essentiels, et je les ai illustrés avec une petite infographie que j’ai réalisée dans draw.io et dans Vyond également. Il y a un certain nombre d’outils que peut utiliser le Business Analyst qui permettent de faire des présentations vraiment sympas.

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En effet, dans il ne faut pas oublier la forme ! En tant que Business Analyst, on doit analyser le fond mais il ne faut pas oublier la forme parce que la forme est ce qui permet de transmettre les messages.

Je reviens à mon sujet. Premier paragraphe : comprendre de quoi on parle, avec donc trois objectifs que j’ai illustrés.

Ensuite j’ai fait un focus sur le contexte de ce projet. Là également j’ai utilisé une infographie. En cours de présentation orale, en fonction des personnes que vous avez en face de vous, vous détaillez ou pas un peu plus les planches. En ce qui me concerne, j’avais face à moi des gens qui connaissaient quand même assez bien le sujet, donc je ne me suis pas attardée sur cette slide qui est pour eux quelque chose d’assez évident. Mais en tout cas, ça posait le contexte.

Une fois qu’on comprend le contexte de l’étude d’opportunité, on va rentrer dans le vif du sujet, c’est-à-dire comprendre les enjeux métiers.

Deuxième paragraphe : les enjeux métier

Les enjeux métiers, c’est essentiellement la compréhension des besoins que vous allez adresser et un besoin, c’est lié à quoi ? C’est lié à un consommateur final, c’est lié à des intervenants, c’est lié à des parties prenantes.

Donc en fait c’est tous ceux et toutes celles qui seront amenés à utiliser la solution que vous allez construire si le GO est prononcé après cette étude d’opportunité.

Là encore, j’ai fait une infographie et j’ai classifié des besoins au niveau macroscopique. Je les ai classifiés en fonction de trois typologies d’end-users (encore un anglicisme courant… il s’agit des utilisateurs finaux de la solution). Encore une fois, on est au niveau très macroscopique, on n’est pas au niveau de la rédaction des spécifications fonctionnelles détaillées, le but est de comprendre globalement les besoins auquel le projet et la solution que l’on va dessiner vont répondre.

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Donc je récapitule :

• Comprendre le contexte,
• Ensuite comprendre les besoins et les enjeux des consommateurs finaux de la solution que vous allez proposer
• Et donc effectivement, en troisième partie, la solution que l’on propose.

Retenez qu’on ne commence jamais par la solution. On commence d’abord par comprendre le contexte et les besoins et c’est seulement après qu’on est capable de recommander une solution.

Je reviens aussi un tout petit peu sur la notion de besoin.

Pour cela, je vais vous prendre un exemple très commun. Imaginez que vous ayez une machine à laver qui tombe en panne. Votre réaction, si vous êtes encore sous garantie, est d’appeler le service après-vente et de leur dire « ma machine à laver est en panne, comment est-ce que vous pouvez m’aider ? ». Le service après-vente peut vous proposer plusieurs choses. Il peut vous proposer par exemple de vous réparer votre machine, de  vous envoyer un réparateur et également, s’ils ont déjà un petit peu maturé  leur pyramide de l’expérience client, ils vont comprendre que votre besoin réel est de laver votre linge, pas de réparer votre machine (ça c’est une des solutions possibles). Votre besoin est bien de pouvoir laver votre linge et donc là, ils peuvent par exemple vous proposer une machine de remplacement en attendant que votre machine soit réparée.

Et vous, quand vous allez lister les besoins, c’est cela que vous allez devoir faire.

C’est comprendre à quel besoin réel vous allez répondre avec votre solution et c’est pour cela que l’on ne met pas la solution en premier dans une étude d’opportunité.

Troisième partie : la solution recommandée

Troisième partie de cette étude opportunité, c’est donc la solution que je préconise. C’est une solution qui va devoir donc répondre aux besoins que j’ai listé dans la seconde partie. Et là je fais simplement le rapprochement entre « voilà le problème que rencontre tel et tel utilisateur », et « voilà la solution que je préconise pour y répondre ».

Je donne donc dans ce paragraphe également un peu plus de détails sur les profils des utilisateurs de la solution et dans cette étude d’opportunité, j’ai également fait une maquette –  même trois maquettes, puisque j’avais trois profils d’utilisateurs potentiels.

A ce stade, pour le maquettage, il ne faut pas chercher trop loin, il faut que ce soit simplement du visuel. Vous pouvez le faire dans PowerPoint. Personnellement, j’ai utilisé des logiciels d’animation de vidéo, animations que j’ai mixées avec des copies d’écran, et du PowerPoint. Cela suffit à donner une petite idée concrète de ce que pourrait être la solution.

Quatrième paragraphe : les risques et opportunités

C’est un paragraphe intéressant en fait parce qu’habituellement, c’est une bonne pratique de montrer dans l’étude d’opportunité qu’on a réfléchi aux risques éventuels qui allaient peser sur le projet et aux opportunités que ce projet permettait de saisir.

Pourquoi est-ce intéressant ? Parce que l’étude d’opportunité n’est pas un document universel. Entre parenthèses, d’ailleurs, j’en profite pour répondre à pas mal de demandes qui me sont adressées du sytle  « est-ce que vous auriez un template des SFD ? », « Est-ce que vous avez un template de cadrage ? », « Est-ce que vous pourriez nous donner un template d’opportunité ? » etc.

Bien sûr qu’il en existe mais sachez que ces modèles doivent être personnalisés avec l’expérience de l’entreprise, son secteur d’activité, etc …  Mais quand vous arrivez sur un projet, c’est tout de même bien de vous renseigner si des modèles de document existent.

Pourquoi ?

• Parce que tout simplement lorsque vous allez présenter le document, vous allez parler à des gens qui ont déjà des habitudes. Ils ont l’habitude de rencontrer des modèles « corporate » et ils sont plus à l’aise avec une structure qui leur est familière.
• Le deuxième avantage, notamment pour les Business Analysts juniors, est que cela permet de commencer à écrire le livrable ou en tout cas à préparer le livrable avec une base de ce qu’on attend d’eux et d’ailleurs, c’est souvent ce que font les débutants. Ils ne savent pas exactement ce qu’on attend d’eux, ils ne savent pas exactement ce qu’est le document qu’ils doivent remplir, donc ils se précipitent sur des modèles de documents.

Ce n’est pas un mauvais calcul, c’est tout à fait légitime mais sachez qu’il faut prendre un peu de recul, c’est-à-dire qu’il faut savoir à quoi va servir ce livrable.  L’étude d’opportunité sert vraiment à vérifier que je suis mature ou pas pour lancer le projet et à identifier si celui-ci va vraiment m’apporter des bénéfices à moi et à mes clients.

Donc, en l’occurrence, l’étude des opportunités et des risques est légitime à ce stade parce que cela peut totalement planter une bonne idée. Mais cela dépend aussi du contexte ! En effet, il y a certains contextes où il n’y a pas vraiment de risque à lancer le projet, auquel cas cela peut donner un message négatif à votre client qui va avoir l’impression que vous freinez un petit peu et que vous avez un peu peur de vous lancer. (NB : c’est précisément la raison pour laquelle j’en parle ici, car c’est le message que j’ai du « déminer » après avoir présenté ce paragraphe à mon client. Je peux vous dire que je ne m’attendais pas à une telle réaction 😉 …)

Donc, en tout cas, je vous conseille de récupérer les templates de l’entreprise, parce que c’est un bon point de départ mais n’hésitez pas à les adapter et à les customiser à votre projet.

Pour en revenir à cette analyse de risques et d’opportunités, ce n’est pas une analyse poussée, c’est vraiment un seul slide et là-dessus j’ai juste listé les risques et opportunités vraiment majeurs qui pouvaient être identifié en tout début de projet.

Cinquième paragraphe : la road map

En 5^ème partie, il y a la proposition de la road map. Alors, à ce stade, encore une fois, on n’est pas dans la construction du projet, cela viendra plus tard. Là, la road map est partielle, je vous renvoie à la dernière vidéo que j’ai faîte sur la road map qui explique ce que c’est et ce qu’on attend de cette feuille de route.

>> Voir aussi : [VIDEO] E03 – Le quotidien d’une BA : la road map

En l’occurrence, la road map que j’ai proposée là est uniquement centrée sur les deux prochains jalons. C’est-à-dire jusqu’à la rédaction des exigences, juste avant le lancement en phase de développement. Le reste du projet sera de toute manière détaillée plus tard, dans un autre jalon.

Voilà, on est presque arrivé au bout de notre étude d’opportunité…

Dernière partie : le GO / NO GO

La dernière partie consiste à échanger avec les décideurs en face de vous pour approuver ou non le lancement réel du projet.  Pour cela, il est d’usage de répondre à un certain nombre de questions qui sont des critères d’acceptance.

Je vous donne ceux qui ont été utilisés dans mon cas :

• Est-ce que la description de la solution est satisfaisante et est-elle en ligne avec la stratégie de l’entreprise ?
• Est-ce que la solution génère de la valeur d’une manière satisfaisante ?
• Est-ce qu’on est capable de développer cette solution ?
• Est-ce qu’on lance un POC ? Un POC, un « Proof of Concept », une sorte de « prototype » qui permet de valider l’idée avant de lancer le développement de la solution dans la globalité. Le POC permet de valider qu’effectivement, c’est faisable. Ça se fait régulièrement sur les projets complexes ou avec une intégration complexe avec le système de l’entreprise ou encore sur des projets innovants qu’on ne maîtrise pas.

Suite à ces quatre questions, la décision GO / NO GO est prononcée par le comité et là, la décision a été un GO sur le lancement du projet.

Voilà, j’espère que je vous ai apporté des informations intéressantes sur l’étude d’opportunité. N’hésitez pas à me laisser des commentaires sur la manière dont vous travaillez, c’est toujours intéressant d’échanger les bonnes pratiques.