La profession de BA

Business Analyst : comment booster votre confiance en vous

Business Analyst confiance en soi

Vous qui me lisez, dîtes-moi : n’avez-vous jamais eu aucun doute sur la pertinence de vos recommandations ? Sur votre capacité à répondre aux besoins de vos clients ou de votre organisation ? Vous sentez-vous réellement toujours légitime et confiant ?

Je vais vous révéler un secret : à mes débuts, je faisais semblant. D’être à l’aise, de connaître le métier, de maîtriser mon expertise. Mais intérieurement je n’en menais pas large. Je me disais : « Je suis consultante, j’ai l’image de l’experte, celle qu’on vient voir pour résoudre un problème. On ne me paie pas pour être peu sûre de moi, on me paie pour recommander la meilleure solution dans un contexte donné ».

Je sais, ce n’est pas très glorieux, mais je me suis rendue compte que c’était pourtant une attitude très fréquente parmi ceux qu’on appelle communément les « juniors »… Heureusement, avec l’expérience et les années passant, j’ai acquis des bases solides qui sont maintenant le socle de ma confiance en moi. J’ai également compris qu’exprimer ses doutes ou demander des conseils a de nombreux avantages : cela permet aussi d’ouvrir le débat, d’apprendre, d’échanger et de valider les idées avant de recommander la meilleure solution possible.

La capacité à construire et à « exsuder » la confiance en soi peut contribuer au succès dans de nombreux domaines de notre vie, sur les plans personnel ou professionnel. Malheureusement, de nombreux Business Analysts – qu’ils soient débutants, juniors, ou même expérimentés mais sollicités en dehors de leur zone de confort – ne disposent pas des ressources pour créer rapidement de la valeur au sein de leur organisation.

Quand on est Business Analyst, on sait que la confiance en soi facilite les échanges, qu’elle permet de gagner le respect et l’attention, et ultimement, d’influencer l’environnement pour faire passer certaines recommandations. En fait, c’est un cercle vertueux : plus on a confiance en soi, plus les autres ont également confiance en nos capacités, et plus notre rôle de conseiller s’effectue avec fluidité.

Voici donc quelques conseils pour vous aider à reconnaître votre véritable potentiel et à développer la valeur que vous apportez en tant que Business Analyst (BA).

1ère astuce : découvrez le fonctionnement de l’organisation

En tant que BA, on s’attend à ce que nous voyions des choses que les autres collaborateurs ne perçoivent pas. Pour ce faire, il faut avoir une vue d’ensemble de l’organisation et des systèmes qui la composent. Un BA n’est pas un expert en tout – ça, c’est le rôle des « SME » (Subject Matter Expert »).

Voir aussi : Gérez vos exigences avec la matrice de la Connaissance et de la Conscience

 

Néanmoins, être curieux et décidé à acquérir des connaissances sur la manière dont fonctionne l’organisation vous sera d’un grand secours. Cette prise de connaissance comporte deux volets : d’une part la compréhension de l’environnement externe de l’entreprise, et d’autre part, la compréhension de l’environnement interne et de la structure organisationnelle.

L’environnement externe influe sur la manière dont l’organisation y répond – que ce soit par son offre, ses processus ou son organigramme.

Plusieurs techniques permettent d’acquérir cette connaissance :

  • Si vous avez eu la chance d’être accompagné lors de votre arrivée par une explication détaillée du marché, des contraintes réglementaires, des produits, de l’organisation interne, c’est l’idéal. Soyez attentif, prenez des notes, car au début, vous vous y référez souvent pour comprendre vos interlocuteurs et faire le lien avec la problématique métier à résoudre.
  • Une autre manière d’acquérir cette connaissance est de lire le glossaire de l’entreprise : s’il existe, il vous apprendra beaucoup de choses au travers des acronymes et de la terminologie métier. S’il n’existe pas, chaque fois que vous entendrez un terme ou un acronyme que vous ne connaissez pas, renseignez-vous auprès d’une source fiable sur sa signification et initialisez votre propre glossaire.
Voir aussiLe cauchemar des acronymes (Le Petit Guide de survie pour une communication claire)

 

  • L’observation des postes de travail (« job shadowing ») est un autre moyen très efficace de se familiariser avec la structure organisationnelle. Non seulement elle est utile pour comprendre les systèmes, les processus et les rôles, mais c’est aussi un excellent moyen d’établir des contacts avec les collaborateurs.
  • Vous pouvez également compléter vos observations par une analyse des documents et procédures de l’organisation. Cela vous permettra par ailleurs de comparer la théorie à la pratique… ce qui est une excellente source d’information pour recommander les solutions les plus appropriées face à un besoin de changement.
  • Le Business Model CANVAS est un outil pour dresser un état des lieux du modèle économique d’une entreprise. Il permet de comprendre ce qui est important aux yeux de l’organisation – ce qui peut s’avérer fortement utile lorsque vous devez définir des objectifs à atteindre. Si l’organisation ne possède pas de Business Model CANVAS, n’hésitez pas à en créer un sur la base des informations collectées par les méthodes expliquées précédemment, et de la faire valider pour vérifier votre compréhension.

Retenez bien ceci : l’acquisition de connaissances sur l’environnement interne et externe de l’organisation n’est pas à prendre à la légère quand on est Business Analyst. Cela fait vraiment partie des premiers objectifs que vous devez vous fixer quand vous débutez un projet. Cette connaissance vous permettra de poser les bonnes questions, de collecter une information fiable et exhaustive, de tisser des liens de confiance avec les contributeurs et acteurs du projet. Cela vous fera prendre confiance en vos capacités à comprendre les besoins et les contraintes, et ainsi à proposer ce qu’il y a de mieux dans ce contexte particulier. Et bien sûr, en parlant la même langue que vos interlocuteurs, vous leur montrez que vous êtes sur la même planète qu’eux – nous faisons plus confiance aux personnes qui nous semblent proches qu’à des inconnus qui passent dans la rue, n’est-ce-pas ?

2ème astuce : comprendre les attentes de l’organisation à votre égard

Avoir une compréhension concrète et pratique du rôle de Business Analyst dans votre organisation actuelle est fondamental, non seulement pour votre confiance en vous, en tant que BA, mais aussi pour votre réussite.

Le rôle de Business Analyst varie grandement d’une organisation à l’autre, il faut donc se familiariser avec ce que l’on attend de lui dans ce contexte particulier. Cela signifie appréhender de manière précise les rôles et des responsabilités de chaque contributeur au projet, et plus particulièrement de ceux du BA. Également des activités et des livrables attendus, ainsi que la latitude que vous aurez pour les adapter à votre activité.

Pour collecter les attentes de l’organisation à votre égard, le PMO (Project Management Officer) ou le chef de projet s’il a la casquette PMO, ainsi que la connaissance des différents cycles de vie du développement de projet informatique (System Development Life Cycle = SDLC) sont d’une grande aide.

De même, exploitez les organigrammes existants pour comprendre les relations hiérarchiques et questionnez vos collègues pour avoir une meilleure perception des relations opérationnelles, ainsi que des champs d’expertise de chacun.

Voir aussiOù s’arrête le rôle du Business Analyst (et où commence celui de l’équipe technique)

3ème astuce : développez des relations au sein de votre organisation

Ne restez pas tout seul dans votre coin. Un Business Analyst est un être social, qui fait un boulot d’autant plus qualitatif qu’il a su nouer des liens avec des collaborateurs provenant d’horizons divers. Cela lui permet d’avoir une vision plus large de la situation, des attentes, des craintes, des risques, opportunités, forces sur lesquelles s’appuyer. Ses analyses seront d’autant plus pertinentes qu’il aura su capter officieusement l’ensemble des besoins, notamment ceux non exprimés. De plus, la plupart des contributeurs sont plus disposés à travailler et à fournir des informations aux personnes avec lesquelles ils ont une relation amicale et avec lesquelles ils se sentent à l’aise.

Comme mentionné plus haut, l’observation du poste de travail n’est pas seulement utile pour comprendre les processus et les responsabilités métier. C’est aussi très puissant pour établir des relations humaines. Voir des personnes travailler dans leur environnement normal de travail renforce l’empathie que le Business Analyst peut ressentir pour les collaborateurs. Il comprendra mieux leurs problématiques quotidiennes, ce qui n’est pas réalisable par la simple discussion en interview ou en workshop.

Nouer ce type de relation permet d’avoir un aperçu de la motivation qui se cache derrière les désirs et les besoins des parties prenantes et conduit à poser des questions plus pertinentes lors de réunions de travail. Il est même très fréquent qu’au cours d’une séance d’observation du poste de travail, le collaborateur communique spontanément des détails sur sa vie privée. Personnellement, je suis devenue amie avec de nombreux contributeurs. En réalité, les comprendre, me mettre à leur place, n’a jamais été un calcul conscient. C’est davantage une manière d’être et de travailler, qui donne un sens à mon métier. Nouer des relations amicales crée un cercle vertueux, accroissant la qualité du travail du Business Analyst, sa confiance en lui (parce qu’il comprend les enjeux personnels et professionnels), et naturellement la pertinence de ses analyses et recommandations.

4ème astuce : faites de l’auto-formation en continu

Dans beaucoup de pays, mais surtout en France, on considère qu’il y a un premier temps pour la formation – grosso modo de la maternelle à la fin des études secondaires – puis un second temps pour l’application de ces connaissances et l’acquisition de son expérience professionnelle.

Pourtant, savoir se former tout au long de sa vie professionnelle a de nombreux atouts et contribuera à vous donner confiance en vos capacités de BA. Je ne parle pas seulement de retourner sur les bancs de l’école ou de faire des formations intra-entreprises, mais également de la veille informative que nous pouvons tous faire très facilement.

Sachez qu’il existe des ressources variées sur internet pour en apprendre davantage sur la Business Analyse. Il peut s’agir de livres, de forums de discussion ou encore de séminaires. Les associations comme l’IIBA®, l’IREB®, ou encore l’ISTQB®, permettent également de télécharger gratuitement leurs corpus de connaissances. Je vous l’accorde, c’est encore essentiellement rédigé en anglais, mais pour la majorité des Business Analysts, cela ne devrait pas poser de problème.

J’écume moi-même souvent et régulièrement le web anglosaxon pour trouver l’inspiration avant d’écrire mes articles hebdomadaires. Bien que nous soyons à la traîne en Europe pour l’industrialisation des pratiques de notre beau métier, cela nous procure un avantage : nous avons les moyens de tirer profit des retours d’expérience de nos amis anglosaxons, en évitant d’y passer les nombreuses années qui leur ont permis d’affiner les bonnes pratiques. Ne vous privez pas de cette mine d’or !

Voir aussiRecommandations de lecture et Les certifications

 

Les ressources que je viens de vous mentionner sont très efficaces pour acquérir de nouvelles connaissances dans un laps de temps relativement court, comparativement au temps qu’il vous faudrait pour les acquérir par l’expérience (ce qui a été mon cas). Aussi, si vous n’avez pas totalement confiance en vos compétences en tant que Business Analyst, pensez-y.

Pour conclure

Gagner en confiance dans votre capacité à bien exercer votre métier de Business Analyst peut s’avérer difficile dans certains environnements qui ne sont pas très favorables ou stimulants. La bonne nouvelle, c’est que la clé pour améliorer votre confiance en vous vient de l’intérieur. A vous de prendre l’initiative de l’utiliser à bon escient.

Nous avons vu que vous pouvez accroître votre confiance en vous en apprenant à mieux connaître votre organisation, son environnement externe et ses contraintes internes.  De plus, être proactif dans la compréhension des attentes que l’organisation a envers vous, en tant que Business Analyst, vous permettra de connaître avec précision vos objectifs professionnels. Également, l’établissement de relations positives au sein de votre organisation est également essentiel à la qualité de votre travail, et à la satisfaction que vous tirerez de pouvoir répondre de manière pertinente et adéquate aux besoins, mêmes non exprimés. Enfin, l’auto-formation continue augmentera naturellement votre confiance en vous et en vos capacités, tout en vous permettant de rester en contact avec les évolutions inévitables du monde qui nous entoure.

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Alice Svadchii
Alice Svadchii
Auteure du blog et Business Analyst enthousiaste

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Stéphane
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Stéphane

Avoir confiance en soi, c’est aussi savoir où l’on va (ou l’on souhaite aller !). Avec les deux premières astuce, tu indiques « découvrez le fonctionnement de l’organisation » et « comprendre les attentes de l’organisation à votre égard », bien sûr, je suis complètement d’accord. Mais il ne faut pas négliger non plus la connaissance que le BA doit avoir de la stratégie et des objectifs de l’organisation. Sans cette connaissance, il y a un risque de découragement et de perte de confiance en soi, et une perte de confiance envers l’organisation.